Die kurze Antwort
Richtlinie 2008/9 nennt vier Monate als Hauptfrist ab dem Zeitpunkt, an dem das Rückerstattungsland Ihren Antrag erhält: innerhalb dieser Frist muss eine Entscheidung vorliegen. Fordert das Land zusätzliche Informationen an, verschiebt sich die Frist auf maximal acht Monate nach Empfang. Bei Italien kommt dieses zweite Szenario in der Praxis regelmäßig vor, wodurch ein Antrag, der theoretisch innerhalb von vier Monaten hätte bearbeitet werden können, in der Realität länger liegen bleibt.
Die Verzögerung liegt also meist nicht am Gesetz, sondern an der Umsetzung: eine unvollständige Rechnung, eine Frage, die nicht sofort richtig beantwortet wird, oder ein Antrag, der in die falsche Kostenart eingeteilt wurde. Wer das weiß, kann die Bearbeitungsdauer nicht garantieren, kann aber verstehen, wo die Zeit bleibt.
Was die Richtlinie selbst regelt
Das Verfahren läuft über die niederländische Finanzbehörde, die den Antrag erhält, auf Vollständigkeit prüft und an die italienische Finanzbehörde weiterleitet. Ab dem Zeitpunkt, an dem Italien den Antrag erhält, läuft die Hauptfrist von vier Monaten. Innerhalb dieser Frist kann Italien beschließen, zusätzliche Informationen anzufordern — etwa eine nähere Erläuterung einer Rechnung oder eine Kopie eines Dokuments, das nicht mitgesendet wurde. Ab diesem Moment läuft eine neue Frist, und die Richtlinie bestimmt, dass die Gesamtentscheidung spätestens acht Monate nach Empfang des Originalantrags ergehen muss.
Dies sind Fristen für die Entscheidung, nicht für die Auszahlung. Sobald ein Antrag genehmigt ist, erfolgt die Auszahlung in der Regel bald darauf, aber auch dies liegt im Ermessen des Rückerstattungslandes und ist keine verbindliche Zusage.
Wo es in der Praxis festläuft
Bei Anträgen an Italien treten drei Punkte häufiger auf als bei anderen Ländern.
Das erste ist die Rechnung selbst. Italienische Lieferanten verwenden ein eigenes Rechnungsformat, und nicht jedes Dokument, das auf den ersten Blick vollständig wirkt, erfüllt das, was die italienische Finanzbehörde als Nachweis akzeptiert. Ein fehlendes Datum auf der Rechnung ist oft genau der Grund für eine Zusatzfrage, und jede Zusatzfrage kostet Zeit — nicht nur die Zeit zum Antworten, sondern auch die Zeit, die sich das Rückerstattungsland selbst zur Prüfung nimmt.
Der zweite Punkt ist die Kostenart. Anträge werden in eine der zehn EU-Kostenarten eingeteilt, und eine Einteilung, die nicht genau dem entspricht, was Italien in diesem Bereich zulässt, führt eher zu einer Zusatzfrage als zu einer direkten Genehmigung. Dies ist genau der Punkt, an dem die Einteilung nach Kostenart und die Prüfung dessen, was das Rückerstattungsland zulässt, in der Praxis zusammenkommen; wer hierzu mehr erfahren möchte, findet die Ausführung pro Kostenart auf der Seite über Mehrwertsteuurrückerstattung pro Situation.
Der dritte Punkt ist schlicht der Zeitpunkt der Einreichung. Ein Antrag, der kurz vor dem Vier-Monats-Zeitraum des Rückerstattungslandes eingereicht wird, steht am Ende einer Warteschlange, die ohnehin nicht schnell bearbeitet wird. Frühes Einreichen ändert die gesetzliche Frist nicht, begrenzt aber die Anzahl der Zusatzfragen, die noch vor der Frist eingehen können.
Was dies für die Planung bedeutet
Für einen Unternehmer, der dies zum ersten Mal tut, ist die praktische Schlussfolgerung einfach: rechnen Sie nicht mit vier Monaten, sondern kalkulieren Sie mit einer längeren Bearbeitungsdauer, sobald auch nur eine Unklarheit in dem Antrag vorhanden ist. Dies ist kein Grund, von der Rückforderung abzusehen — der Betrag, der auf diese Weise nicht zurückerstattet wird, ist pro Unternehmer in der Regel nicht gering — sondern ein Grund, die Unterlagen so vollständig wie möglich einzureichen, bevor diese nach Italien gehen.
Ob ein Antrag für Ihre Situation wahrscheinlich reibungslos oder mit einer zusätzlichen Frage abläuft, lässt sich nicht allgemein sagen; das hängt von den Rechnungen, der Kostenart und dem Betrag ab. Wer wissen möchte, woher dieser Prozess kommt und wie die Einreichung genau abläuft, liest das auf der Seite, auf der erklärt wird, wie die Einreichung funktioniert.
Sich selbst einen Eindruck verschaffen
Wie viel es für Ihr Unternehmen bei Reisen nach Italien zu holen gibt, und ob es sich lohnt, den Prozess durchzulaufen, lässt sich mit ein paar Fragen sehen. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts: Sie geben an, wie oft und wofür Sie geschäftlich nach Italien reisen, und erhalten sofort eine Schätzung in Euro über den kostenlosen Rechner. Wenn Sie noch unsicher über die nächsten Schritte sind, finden Sie einen Überblick über häufig gestellte Fragen auf der Seite mit Antworten auf praktische Fragen.