La respuesta corta
La Directiva 2008/9 establece un plazo máximo de cuatro meses a partir del momento en que el Estado miembro reembolsante recibe su solicitud: dentro de ese plazo debe existir una decisión. Si el país solicita información adicional, ese plazo se amplía hasta un máximo de ocho meses desde la recepción. En Italia, este segundo escenario ocurre con frecuencia en la práctica, lo que hace que una solicitud que en teoría podría haberse tramitado en cuatro meses, en realidad permanezca más tiempo pendiente.
El retraso generalmente no está en la ley, sino en la ejecución: una factura incompleta, una pregunta que no se responde adecuadamente de inmediato, o un expediente que se presenta en la categoría de gasto incorrecta. Quien lo sabe, no puede garantizar el tiempo de tramitación, pero sí puede entender dónde se pierde el tiempo.
Lo que regula la Directiva
El procedimiento se realiza a través de la Administración tributaria holandesa, que recibe la solicitud, verifica que esté completa y la remite a la administración tributaria italiana. A partir del momento en que Italia recibe la solicitud, comienza el plazo máximo de cuatro meses. Durante ese plazo, Italia puede decidir solicitar información adicional, por ejemplo una aclaración adicional sobre una factura o una copia de un documento que no se había enviado. A partir de ese momento comienza un nuevo plazo, y la Directiva establece que la decisión total debe dictarse como máximo dentro de ocho meses desde la recepción original.
Estos son plazos para la decisión, no para el reembolso. Una vez que se concede una solicitud, el reembolso generalmente se realiza poco después, pero también esto depende del Estado miembro reembolsante y no es algo sobre lo que se pueda hacer una promesa firme de antemano.
Dónde se estanca en la práctica
Tres aspectos aparecen con mayor frecuencia en las solicitudes dirigidas a Italia que en otros países.
El primero es la factura en sí. Los proveedores italianos utilizan su propio formato de factura, y no todo documento que parezca completo a primera vista cumple con lo que la administración tributaria italiana acepta como documento de apoyo. Un dato faltante en la factura suele ser precisamente el motivo de una solicitud de información adicional, y cada solicitud de información adicional requiere tiempo: no solo el tiempo para responder, sino también el tiempo que el Estado miembro reembolsante se asigna nuevamente para evaluar.
El segundo aspecto es la categoría de gasto. Las solicitudes se clasifican en una de las diez categorías de gasto de la UE, y una clasificación que no se ajusta exactamente a lo que Italia permite en ese punto tiene más probabilidades de generar una pregunta que una concesión directa. Este es precisamente donde la clasificación por categoría de gasto y la verificación de lo que permite el Estado miembro reembolsante se encuentran en la práctica; quien quiera saber más al respecto encontrará el desglose por categoría de gasto en la página sobre recuperación de IVA por situación.
El tercer aspecto es simplemente el momento de presentación. Una solicitud presentada justo antes del período de cuatro meses del Estado miembro reembolsante, queda al final de una pila que de todas formas no se tramita rápidamente. Presentar temprano no cambia el plazo legal, pero sí limita el número de veces que una pregunta adicional puede surgir antes de que llegue la fecha límite.
Lo que esto significa para la planificación
Para un empresario que lo hace por primera vez, la conclusión práctica es simple: no cuente con cuatro meses, sino prepare un tiempo de tramitación más largo en cuanto haya la menor ambigüedad en el expediente. Eso no es una razón para abstenerse de solicitar el reembolso —la cantidad que de esta manera permanece sin cobrar generalmente no es pequeña por empresario— pero sí es una razón para entregar el expediente lo más completo posible antes de que se envíe a Italia.
Si un proceso de solicitud para su situación probablemente transcurra sin problemas o con una pregunta adicional no se puede decir en términos generales; depende de las facturas, la categoría de gasto y la cantidad. Quien quiera saber de dónde procede ese proceso y cómo exactamente transcurre la presentación, puede leerlo en la página que explica cómo funciona la presentación.
Hacerse una idea por su cuenta
Cuánto se puede recuperar para su empresa en los viajes a Italia, y si vale la pena pasar por el proceso, se puede ver respondiendo a algunas preguntas. Es gratuito y no le obliga a nada: rellena cuántas veces y para qué viaja a Italia por motivos empresariales, y recibe inmediatamente una indicación en euros a través de la calculadora gratuita. Si aún tiene dudas sobre los pasos posteriores, encontrará un resumen de las preguntas más frecuentes en la página con respuestas a preguntas prácticas.