La risposta breve
La direttiva 2008/9 fissa un termine principale di quattro mesi dal momento in cui lo Stato membro dichiarante riceve la richiesta: entro tale termine deve essere stata adottata una decisione. Qualora lo Stato membro richieda informazioni supplementari, il termine si prolunga fino a un massimo di otto mesi dalla ricezione. Con l'Italia, questo secondo scenario si verifica regolarmente nella pratica, per cui una richiesta che in teoria avrebbe potuto essere trattata entro quattro mesi, in realtà rimane in sospeso più a lungo.
Il ritardo di solito non deriva dalla legge, ma dalla sua applicazione: una fattura incompleta, una risposta che non viene compresa subito, o un fascicolo presentato nella categoria di costo sbagliata. Chi lo sa non può garantire i tempi di elaborazione, ma può almeno capire dove il tempo si perde.
Quanto previsto dalla direttiva stessa
La procedura si svolge tramite l'Agenzia delle entrate italiana, che riceve la richiesta, la verifica per completezza e la trasmette all'amministrazione fiscale italiana. Dal momento in cui l'Italia riceve la richiesta, decorre il termine principale di quattro mesi. Entro tale termine l'Italia può decidere di chiedere informazioni supplementari — ad esempio un chiarimento su una fattura o una copia di un documento che non era stato allegato. A partire da quel momento decorre un nuovo termine, e la direttiva prevede che la decisione finale sia adottata entro un massimo di otto mesi dalla ricezione iniziale.
Questi sono termini per l'adozione della decisione, non per il rimborso. Una volta che una richiesta è stata accolta, il rimborso di solito segue poco dopo, ma anche questo dipende dallo Stato membro e non è qualcosa su cui si possa fare una promessa certa in anticipo.
Dove la pratica si blocca
Tre aspetti ricorrono più frequentemente nelle richieste verso l'Italia rispetto ad altri Paesi.
Il primo è la fattura stessa. I fornitori italiani utilizzano un proprio formato di fattura, e non ogni documento che a prima vista appare completo soddisfa i requisiti che l'amministrazione fiscale italiana accetta come prova. Un dato mancante sulla fattura è spesso proprio il motivo di una domanda supplementare, e ogni domanda supplementare costa tempo — non solo il tempo per rispondere, ma anche il tempo che l'amministrazione fiscale si prende nuovamente per valutare.
Il secondo aspetto è la categoria di costo. Le richieste sono classificate in una delle dieci categorie di costo previste dall'UE, e una classificazione che non si allinea perfettamente con quanto l'Italia consente su quel punto, è più probabile che generi una domanda rispetto a un'approvazione diretta. È precisamente qui che la classificazione per categoria di costo e il controllo rispetto a quanto lo Stato membro consente si incontrano nella pratica; chi vuole saperne di più, trova i dettagli per categoria di costo sulla pagina sul rimborso dell'IVA per situazione.
Il terzo aspetto è semplicemente il momento della presentazione. Una richiesta presentata poco prima della scadenza del periodo del quattro mesi dello Stato membro si trova in fondo a una lista che comunque non viene elaborata rapidamente. Una presentazione tempestiva non cambia il termine previsto dalla legge, ma limita il numero di volte in cui potrebbe arrivare un'ulteriore domanda prima che la data limite diventi critica.
Cosa significa questo per la pianificazione
Per un'impresa che lo fa per la prima volta, la conclusione pratica è semplice: non contare su quattro mesi, ma mettere in conto tempi di elaborazione più lunghi non appena c'è anche una sola zona d'ombra nel fascicolo. Non è un motivo per rinunciare al rimborso — l'importo che rimane bloccato in questo modo di solito non è piccolo per l'impresa — ma è un motivo per fornire il fascicolo il più completo possibile prima che vada in Italia.
Se una richiesta per la sua situazione procede probabilmente senza problemi o con una domanda integrativa non è possibile dirlo in generale; dipende dalle fatture, dalla categoria di costo e dall'importo. Chi vuole sapere da dove viene questo processo e come procede esattamente l'invio, lo legge su la pagina che spiega come funziona l'invio.
Farsi un'idea da soli
Quanto c'è da recuperare per la sua azienda nei viaggi in Italia, e se vale la pena di affrontare il processo, si vede con poche domande. Non costa nulla e non obbliga a nulla: lei inserisce con quale frequenza e per quali motivi viaggia in Italia per affari, e riceve subito un'indicazione in euro tramite il calcolatore gratuito. Se ha ancora dubbi sui passaggi successivi, un riepilogo delle domande frequenti si trova su la pagina con risposte a domande pratiche.