A resposta breve
La direttiva 2008/9 fissa quattro mesi come termine massimo a partire dal momento in cui lo Stato membro che dovrà restituire riceve la vostra richiesta: entro questo termine deve esserci una decisione. Se il paese richiede informazioni supplementari, il termine si estende fino a un massimo di otto mesi dal ricevimento. In Italia questo secondo scenario si verifica abbastanza regolarmente nella pratica, di conseguenza una richiesta che sulla carta avrebbe potuto essere elaborata entro quattro mesi, in realtà rimane in sospeso più a lungo.
Il ritardo di solito non è nella norma, ma nell'applicazione: una fattura incompleta, una risposta che non viene compresa correttamente al primo colpo, o un fascicolo presentato nella categoria di costo sbagliata. Chi lo sa, non può garantire il tempo di elaborazione, ma può almeno capire dove il tempo si accumula.
Ciò che la direttiva stessa prevede
La procedura avviene tramite l'Agenzia delle Entrate olandese, che riceve la richiesta, la verifica per completezza e la inoltra all'amministrazione fiscale italiana. Dal momento in cui l'Italia riceve la richiesta, inizia il termine massimo di quattro mesi. Entro questo termine, l'Italia può decidere di richiedere informazioni supplementari — ad esempio un chiarimento ulteriore su una fattura o una copia di un documento che non era stato inviato. Da quel momento decorre un nuovo termine, e la direttiva prevede che la decisione finale debba comunque essere presa entro otto mesi dal ricevimento originario.
Si tratta di termini per la decisione, non per il pagamento. Una volta che una richiesta è stata accolta, il pagamento di solito segue poco dopo, ma anche questo dipende dallo Stato membro e non è qualcosa su cui si possa fare una promessa ferma in anticipo.
Dove la pratica si inceppa
Tre punti ricorrono più frequentemente nelle richieste verso l'Italia che verso altri paesi.
Il primo è la fattura stessa. I fornitori italiani utilizzano un proprio layout di fatturazione, e non ogni documento che a prima vista appare completo soddisfa ciò che l'amministrazione fiscale italiana accetta come prova. Un dato mancante sulla fattura è spesso esattamente il motivo di una richiesta supplementare, e ogni richiesta supplementare costa tempo — non solo il tempo per rispondere, ma anche il tempo che l'amministrazione fiscale si riprende per rivalutare.
Il secondo punto è la categoria di costo. Le richieste sono suddivise in una delle dieci categorie di costo dell'UE, e una classificazione che non corrisponde perfettamente a ciò che l'Italia consente su quel punto porta più facilmente a una richiesta supplementare che a un accoglimento diretto. Questo è esattamente dove la classificazione per categoria di costo e la verifica rispetto a ciò che lo Stato membro consente si incontrano nella pratica; chi vuole saperne di più, trova lo sviluppo per categoria di costo nella pagina sui rimborsi IVA per situazione.
Il terzo punto è semplicemente il momento della presentazione. Una richiesta presentata poco prima del periodo di quattro mesi dello Stato membro si trova in fondo a una pila che comunque non viene elaborata rapidamente. Presentare presto non cambia il termine legale, ma riduce il numero di volte in cui una richiesta supplementare può ancora arrivarvi prima che la data limite sia in vista.
Cosa significa questo per la pianificazione
Per un imprenditore che lo fa per la prima volta, la conclusione pratica è semplice: non contate su quattro mesi, ma calcolate su un periodo di elaborazione più lungo non appena c'è anche il minimo dubbio nel fascicolo. Non è un motivo per rinunciare a richiedere l'IVA — l'importo che rimane in questo modo di solito non è piccolo per imprenditore — ma è una ragione per presentare il fascicolo il più completo possibile prima che vada in Italia.
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