Krótka odpowiedź
Dyrektywa 2008/9 określa cztery miesiące jako termin podstawowy liczony od momentu, w którym kraj zwrotu podatku otrzyma wniosek: w tym terminie musi paść decyzja. Jeśli kraj żąda dodatkowych informacji, termin ten ulega przedłużeniu do maksymalnie ośmiu miesięcy od daty otrzymania. We Włoszech drugi scenariusz zdarza się w praktyce regularnie, przez co wniosek, który teoretycznie mógł być rozpatrzony w ciągu czterech miesięcy, w rzeczywistości czeka znacznie dłużej.
Opóźnienie wynika więc zwykle nie z przepisów prawa, ale z procedury praktycznej: niekomplety faktura, odpowiedź, która nie od razu jest prawidłowa, lub wniosek złożony w nieprawidłowej kategorii wydatków. Kto o tym wie, nie może gwarantować czasu rozpatrzenia, ale może zrozumieć, gdzie ten czas się zatracił.
Co reguluje sama dyrektywa
Procedura przebiega za pośrednictwem holenderskiego urzędu skarbowego, który otrzymuje wniosek, sprawdza jego kompletność i przekazuje go włoskiemu urzędowi skarbowemu. Od momentu, w którym Włochy otrzymają wniosek, liczony jest termin podstawowy czterech miesięcy. W tym terminie Włochy mogą zdecydować się na żądanie dodatkowych informacji — na przykład dodatkowego wyjaśnienia do faktury lub kopii dokumentu, który nie został dołączony. Od tego momentu liczony jest nowy termin, a dyrektywa stanowi, że całkowita decyzja musi paść najpóźniej w ciągu ośmiu miesięcy od daty pierwotnego otrzymania.
To są terminy dla wydania decyzji, nie dla dokonania zwrotu. Gdy wniosek zostaje uznany, zwrot podatku następuje z reguły krótko po tym, ale to również zależy od kraju zwrotu podatku i nie ma tu możliwości wcześniejszego gwarancji.
Gdzie w praktyce procedura się zatrzymuje
Trzy kwestie pojawiają się przy wnioskach skierowanych do Włoch częściej niż w przypadku innych krajów.
Pierwszą jest sama faktura. Włoscy dostawcy stosują własne rozwiązania w zakresie faktury, a nie każdy dokument, który na pierwszy rzut oka wygląda na kompletny, spełnia wymogi, które włoski urząd skarbowy uznaje za dowód. Brakujący element na fakturze jest często dokładnie powodem pytania dodatkowego, a każde pytanie dodatkowe pochłania czas — nie tylko czas na odpowiedź, ale również czas, który kraj zwrotu podatku poświęca na ponowną ocenę.
Drugą kwestią jest kategoria wydatków. Wnioski są klasyfikowane do jednej z dziesięciu kategorii wydatków unijnych, a klasyfikacja, która nie całkiem odpowiada temu, co Włochy dopuszczają w tej kategorii, prowadzi szybciej do pytania zwrotnego niż do bezpośredniego uznania. Jest to dokładnie miejsce, w którym klasyfikacja według kategorii wydatków i sprawdzenie zgodności z tym, co kraj zwrotu podatku dopuszcza, stykają się w praktyce; kto chce wiedzieć więcej, znajdzie szczegóły dla każdej kategorii wydatków na stronie o zwrocie podatku VAT w poszczególnych sytuacjach.
Trzecią kwestią jest po prostu moment złożenia wniosku. Wniosek złożony tuż przed czteromiesięcznym okresem kraju zwrotu podatku znajduje się na końcu stosu, który i tak nie jest szybko rozpatrywany. Wcześniejsze złożenie nie zmienia ustawowego terminu, ale zmniejsza liczbę dodatkowych pytań, które mogą się pojawić, zanim zbliża się data graniczna.
Co to oznacza dla planowania
Dla przedsiębiorcy, który robi to po raz pierwszy, praktyczny wniosek jest prosty: nie liczy na cztery miesiące, ale liczy się z dłuższym czasem procedury, gdy tylko pojawi się jakakolwiek niejasność we wniosku. To nie jest powód, aby zrezygnować ze zwrotu — kwota, która w ten sposób pozostaje bezproduktywna, zwykle nie jest mała dla przedsiębiorcy — ale jest powodem, aby dostarczyć wniosek tak kompletnie, jak to możliwe, zanim trafi do Włoch.
Czy procedura złożenia wniosku w Pani/Pana sytuacji przebiegnie sprawnie, czy będzie wymagać dodatkowych pytań, nie można powiedzieć w sposób ogólny; zależy to od faktur, rodzaju kosztu i kwoty. Kto chce wiedzieć, skąd pochodzi ten proces i jak dokładnie przebiega złożenie wniosku, może przeczytać to na stronie, na której wyjaśniono, jak działa złożenie wniosku.
Poznać sytuację osobiście
Ile można uzyskać dla Pani/Pana przedsiębiorstwa w przypadku podróży do Włoch i czy warto przejść przez ten proces, można sprawdzić za pomocą kilku pytań. To nic nie kosztuje i do niczego nie zobowiązuje: podaje Pani/Pan, jak często i w jakim celu podróżuje Pani/Pan służbowo do Włoch, i od razu otrzymuje indicję w euro za pośrednictwem bezpłatnego kalkulatora. Jeśli nadal ma Pani/Pan wątpliwości dotyczące kolejnych kroków, przegląd najczęściej zadawanych pytań znajdzie Pani/Pan na stronie z odpowiedziami na pytania praktyczne.