Det korta svaret
Direktiv 2008/9 anger fyra månader som huvudfrist från det att återkravslandet mottar din begäran: inom denna tid måste ett beslut föreligga. Om landet begär kompletterande information skjuts denna frist upp till högst åtta månader efter mottagandet. I Italien förekommer detta andra scenario regelbundet i praktiken, vilket gör att en begäran som på papperet kunde ha behandlats inom fyra månader, i verkligheten ligger längre kvar.
Förseningen ligger alltså vanligtvis inte i lagstiftningen utan i genomförandet: en ofullständig faktura, ett svar som inte direkt är korrekt, eller en handling som lämnats in under fel kostnadsslag. Den som vet detta kan inte garantera genomlöpningstiden, men kan förstå var tiden går åt.
Vad direktivet själv reglerar
Proceduren genomförs via den nederländska skattemyndigheten, som mottar begäran, kontrollerar fullständigheten och vidarebefordrar den till den italienska skattemyndigheten. Från det att Italien mottar begäran räknas huvudfristen på fyra månader. Inom denna tid kan Italien besluta att begära kompletterande information — till exempel ytterligare förklaring till en faktura eller en kopia av ett dokument som inte skickades med. Från den punkten löper en ny frist, och direktivet föreskriver att det slutliga beslutet måste fattas senast åtta månader efter det ursprungliga mottagandet.
Det här är frister för beslutet, inte för återbetalningen. Så snart en begäran är godkänd följer återbetalningen vanligtvis snart efter, men även det beror på återkravslandet och det är inte något som kan lämnas ett hårt löfte om i förväg.
Var det i praktiken fastnar
Tre punkter förekommer oftare i begäran till Italien än i andra länder.
Den första är själva fakturan. Italienska leverantörer använder sin egen fakturaformat, och inte varje dokument som vid första anblick verkar fullständigt uppfyller vad den italienska skattemyndigheten accepterar som bevishandling. En saknad uppgift på fakturan är ofta precis anledningen till en kompletteringsfråga, och varje kompletteringsfråga tar tid — inte bara tiden för att svara, utan även den tid som återkravslandet åter tar för att bedöma.
Den andra punkten är kostnadsslagen. Begäran klassificeras enligt ett av de tio EU-kostnadsslagen, och en klassificering som inte helt överensstämmer med vad Italien tillåter på den punkten, leder oftare till en kompletteringsfråga än till ett direkt godkännande. Det är precis här som klassificering enligt kostnadsslag och granskning av vad återkravslandet tillåter möts i praktiken; den som vill veta mer om detta hittar en detaljerad genomgång per kostnadsslag på sidan om återkrav av mervärdesskatt per situation.
Den tredje punkten är helt enkelt tidpunkten för inlämnandet. En begäran som lämnas in strax före återkravslandets fyramånadersperiod står längst bak i en hög som ändå inte behandlas snabbt. Att lämna in tidigt ändrar inte den lagstadgade fristen, men det begränsar väl antalet gånger det kan komma en extra fråga innan slutdatumet är nära.
Vad detta betyder för planeringen
För en företagare som gör detta för första gången är den praktiska slutsatsen enkel: räkna inte med fyra månader, utan räkna med längre genomlöpningstid så snart det finns någon otydlighet i handlingen. Det är ingen anledning att underlåta att återkräva — det belopp som på detta sätt blir liggande är vanligtvis inte litet per företagare — utan väl en anledning att lämna in handlingen så fullständig som möjligt innan den går till Italien.
Huruvida en ansökan för er situation sannolikt förlopar smidigt eller med en tilläggsförfrågan kan inte sägas i allmänhet; det beror på fakturorna, kostnadstypen och beloppet. Den som vill veta varifrån denna process kommer och hur inlämningen fungerar i detalj läser det på sidan där det förklaras hur inlämningen fungerar.
Få ett eget intryck
Hur mycket som finns att hämta för er verksamhet vid resor till Italien, och huruvida det lönar sig att gå igenom processen, kan du se med ett par frågor. Det kostar ingenting och binder dig till ingenting: du fyller i hur ofta och för vad du reser till Italien för affärsändamål, och får omedelbar en indikation i euro via den kostnadsfria kalkylatorn. Om du fortfarande är osäker på stegen därefter finns en översikt över vanliga frågor på sidan med svar på praktiska frågor.