La réponse courte
La directive 2008/9 fixe un délai principal de quatre mois à partir du moment où l'État rembourseur reçoit votre demande : une décision doit être rendue dans ce délai. Si le pays demande des informations complémentaires, ce délai est reporté à huit mois maximum après la réception. En Italie, ce second scénario se produit régulièrement dans la pratique, ce qui fait qu'une demande qui aurait pu être traitée dans les quatre mois selon la loi prend en réalité beaucoup plus de temps.
Le retard ne vient donc généralement pas de la loi elle-même, mais de l'exécution : une facture incomplète, une réponse qui ne règle pas immédiatement la question, ou un dossier classé dans la mauvaise catégorie de frais. Celui qui le sait ne peut pas garantir le délai de traitement, mais il peut comprendre où le temps s'écoule.
Ce que la directive elle-même prévoit
La procédure s'effectue par l'intermédiaire de l'administration fiscale néerlandaise, qui reçoit la demande, en vérifie l'intégralité et la transmet à l'administration fiscale italienne. À partir du moment où l'Italie a reçu la demande, le délai principal de quatre mois commence à courir. Pendant ce délai, l'Italie peut demander des informations complémentaires — par exemple une explication supplémentaire sur une facture ou une copie d'un document qui n'avait pas été envoyé. À partir de ce moment, un nouveau délai commence, et la directive stipule que la décision finale doit intervenir au plus tard dans les huit mois suivant la réception initiale.
Ce sont des délais pour la décision, non pour le remboursement. Une fois qu'une demande est acceptée, le remboursement suit généralement rapidement, mais c'est aussi du ressort de l'État rembourseur et il n'est pas possible de donner une promesse ferme à l'avance à ce sujet.
Où cela pose problème dans la pratique
Trois points reviennent plus souvent sur les demandes adressées à l'Italie que pour d'autres pays.
Le premier est la facture elle-même. Les fournisseurs italiens utilisent une présentation de facture particulière, et tous les documents qui paraissent complets à première vue ne répondent pas à ce que l'administration fiscale italienne accepte comme preuve. Un élément manquant sur la facture est souvent la raison exacte d'une demande complémentaire, et chaque demande complémentaire coûte du temps — non seulement le temps pour répondre, mais aussi le temps que l'État rembourseur se réapproprie pour évaluer la réponse.
Le second point est la catégorie de frais. Les demandes sont classées dans l'une des dix catégories de frais de l'UE, et un classement qui ne correspond pas exactement à ce que l'Italie autorise sur ce point est plus susceptible de générer une demande de clarification qu'une acceptation directe. C'est précisément là que la classification par catégorie de frais et le contrôle de ce que l'État rembourseur autorise convergent dans la pratique ; celui qui souhaite en savoir plus à ce sujet trouvera les détails par catégorie de frais sur la page sur la restitution de TVA par situation.
Le troisième point est simplement le moment du dépôt. Une demande présentée juste avant la période de quatre mois de l'État rembourseur se retrouve en bas d'une pile qui n'est de toute façon pas traitée rapidement. Un dépôt précoce ne change pas le délai légal, mais il réduit le nombre de fois où une question supplémentaire peut survenir avant que la date limite ne se profile.
Ce que cela signifie pour la planification
Pour un entrepreneur qui fait cela pour la première fois, la conclusion pratique est simple : ne comptez pas sur quatre mois, mais comptez plutôt sur un délai plus long dès qu'il y a une quelconque imprécision dans le dossier. Ce n'est pas une raison de renoncer à demander la restitution — le montant qui reste généralement de côté de cette façon n'est généralement pas négligeable pour un entrepreneur — mais c'est une raison de fournir un dossier aussi complet que possible avant son envoi vers l'Italie.
Qu'un demande de remboursement dans votre situation se déroule sans problème ou avec une question supplémentaire n'est pas à dire de manière générale; cela dépend des factures, de la nature des dépenses et du montant. Celui qui souhaite savoir d'où vient ce processus et comment exactement la soumission se déroule, peut le lire sur la page qui explique comment fonctionne la soumission.
Se faire une première idée
Le montant qu'il est possible de récupérer pour votre entreprise lors de déplacements en Italie, et si cela vaut la peine de suivre le processus, peut être déterminé en répondant à quelques questions. Cela ne coûte rien et n'engage à rien: vous indiquez la fréquence et l'objet de vos déplacements professionnels en Italie, et vous recevez immédiatement une estimation en euros via la calculatrice gratuite. Si vous hésitez encore sur les étapes suivantes, un aperçu des questions fréquemment posées se trouve sur la page avec réponses aux questions pratiques.