Gilt die Rückforderung von belgischer Umsatzsteuer auch für mein Unternehmen?
Ob Sie belgische Umsatzsteuer zurückfordern können, hängt nicht von der Branche ab, in der Sie tätig sind, sondern von einigen wenigen einfachen Merkmalen: Sie sind in den Niederlanden ansässig, Sie sind umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer, und Sie haben in Belgien Umsatzsteuer für Kosten bezahlt, die Sie geschäftlich nachweisen können. Erfüllen Sie diese drei Punkte, fallen Sie grundsätzlich unter die Regelung der Richtlinie 2008/9 und können die bezahlte Umsatzsteuer über die niederländische Finanzbehörde bei der belgischen Steuerbehörde zurückfordern.
Dies gilt für Sie nicht oder nur teilweise, wenn einer dieser Punkte fehlt. Dies betrifft beispielsweise Unternehmer, die sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden haben, Branchen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, oder Situationen, in denen die Kosten nicht dem Unternehmen, sondern privat einem Arbeitnehmer zuzuordnen sind. Nachfolgend sehen Sie für jede Situation, wo der Unterschied liegt.
Unternehmer, für die die Regelung in der Regel gilt
Die Regelung wurde für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer entwickelt, die normalerweise niederländische Umsatzsteuer abziehen dürfen, diesen Abzug aber nicht anwenden können, weil die Kosten in Belgien entstanden sind. Ein Installationsbetrieb, der einen Monteur nach Antwerpen schickt und dort tankt und übernachtet, eine Beratungskanzlei, die auf einer Messe in Brüssel ausstellt, ein Transportunternehmen, das auf der belgischen Autobahn Maut bezahlt: dies sind typische Fälle. Die Rechtsform spielt dabei keine Rolle. Ein Einzelunternehmen, eine GmbH und eine Personengesellschaft können alle einen Antrag stellen, solange das Unternehmen in den Niederlanden ansässig ist und über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt.
Auch Stiftungen und Vereine können teilnehmen, sofern sie für die Umsatzsteuer als Unternehmer angesehen werden und die bezahlte Umsatzsteuer nicht bereits auf andere Weise verrechnet wurde. Für eine genaue Einschätzung Ihrer eigenen Situation ist es ratsam, Zweifelsfälle einem Umsatzsteuer-Spezialisten vorzulegen; vatea.eu ist Ausführender und Informationsquelle, kein Steuerberater.
Situationen, in denen dies nicht oder nur teilweise gilt
Unternehmer, die sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sind von der Umsatzsteuer befreit und dürfen auch keine Vorsteuer abziehen. Die Richtlinie richtet sich an Unternehmer, die dies tun dürften, wenn die Kosten in den Niederlanden entstanden wären; für Kleinunternehmer fehlt diese Vergleichsbasis. Ähnliches gilt für Branchen, die großenteils von der Umsatzsteuer befreit sind, wie bestimmte Formen von Gesundheitswesen, Bildung oder Finanzdienstleistungen. Sie zahlen zwar belgische Umsatzsteuer, können diese in den Niederlanden aber in der Regel auch nicht abziehen, und dann entfällt die Grundlage für die Rückforderung.
Auch Kosten, die nicht dem Unternehmen, sondern privat einem Arbeitnehmer zuzuordnen sind, fallen aus der Regelung heraus. Denken Sie beispielsweise an ein Essen, das ein Mitarbeiter privat bezahlt hat, ohne dass dies als Betriebskosten verbucht wurde. Und Unternehmen, die nicht in den Niederlanden, sondern anderswo in der EU ansässig sind, fallen derzeit außerhalb des von vatea.eu angebotenen Services; sie können sich auf die Warteliste setzen.
Was ist, wenn Sie selbst nicht nach Belgien reisen
Es geht nicht nur um Reisen. Auch ein niederländisches Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen bei einem belgischen Lieferanten einkauft und dabei belgische Umsatzsteuer auf der Rechnung erhält, kann diese Umsatzsteuer unter Umständen zurückfordern, auch ohne dass jemand physisch die Grenze überschritten hat. Denken Sie an eine Rechnung eines belgischen Druckunternehmens, eines IT-Dienstleisters oder eines Gerätevermieters. Entscheidend ist, ob die Kosten geschäftlich begründet sind und ob Belgien diese Kostenart zur Rückforderung zulässt; letzteres variiert je nach Land und ist in der Anforderungsliste der niederländischen Finanzbehörde beschrieben.
Sind Sie sich unsicher, ob dies für Sie gilt
Da die Ausnahmen oft etwas spezifischer sind als der Normalfall, ist es ratsam, nicht aus dem Bauch heraus zu entscheiden. Mit wenigen Fragen sehen Sie sofort eine Indikation von dem, was für Ihr Unternehmen zu holen ist, ohne dass Sie dafür ein Konto erstellen müssen. Wenn Sie auf eine Situation stoßen, die nicht in dieser Übersicht passt, beispielsweise ein gemischtes Unternehmen, das teilweise steuerbefreit und teilweise steuerpflichtig tätig ist, dann besprechen Sie das am besten mit einem Mehrwertsteuerfachmann.
Auf die Seite, auf der alle Situationen pro Thema aufgeschlüsselt sind finden Sie mehr darüber, was unter die Regelung fällt und was nicht, und die häufig gestellten Fragen behandeln eine Reihe von Grenzfällen, die Unternehmer uns häufig vorlegen. Wenn Sie vorher wissen möchten, wie wir mit Ihren Daten und Ihrer Vollmacht umgehen, bevor Sie etwas einreichen, dann lesen Sie das auf die Seite darüber, wie der Prozess funktioniert.
Wenn Sie Ihre Situation im Hauptfall erkennen, dauert es nicht lange, das zu überprüfen. Der Rechner und die Wissensdatenbank sind kostenlos und unverbindlich; nur wenn tatsächlich Geld gewährt wird, fällt eine Gebühr an.