За ДДС на гориво в чужбина в повечето случаи ви трябва пълна фактура, не само касовия бон от колонката. Тази фактура показва името и адреса на бензиностанцията, ДДС идентификационния номер на продавача, датата, сумата без и с ДДС, както и приложеният ДДС процент. Освен това част от страните с възвращане на ДДС изискват номера на превозното средство на бона, и е разумно сами да пазите доказателство за търговския характер на пътуването.
Това, което гориво се различава от другите видове разходи, е размерът на сумата, над която тази пълна фактура е задължителна. При хотелска нощувка или щанд на панаир много държави приемат прост бон до по-висока сума. При гориво този праг обикновено е по-нисък, което означава, че по-бързо е необходима пълна фактура вместо касов бон. Точния праг, който всяка държава прилага, и от каква сума това важи, е разработено отделно за всяка страна с възвращане на ДДС в списъка с изисквания на данъчната служба; разликите са твърде големи, за да се обобщават тук по общ начин.
Защо горивото получава специална обработка
Директива 2008/9 регулира правото на възвращане, но оставя детайлните изисквания за фактури до голяма степен на държавите членки. За гориво това на практика е разработено по-строго отколкото за повечето други видове разходи. Горивото е разходна позиция с голям обем и относително малки суми за всяка транзакция, и именно поради това е по-лесно за страната с възвращане на ДДС да налага повече данни на всеки бон: по-нисък праг за пълна фактура означава по-малко място за неясна или непълна документация при оценката на заявката.
За предпринимателя това означава преди всичко, че касов бон от колонката, който за обед или паркинг понякога е достатъчен, при гориво по-бързо ще бъде отхвърлен. Затова при всяко пълнене попросете фактура с данни на фирмата, вместо да се опитвате впоследствие да разберете на кое бензиностанция и на каква дата е извършено пълнене.
Списъкът с документите, които ви трябват
Сърцевината на това, което е необходимо за претенция за гориво, винаги се вращ на същите компоненти. На първо място самата фактура, със спецификиран ДДС и видим ДДС идентификационен номер на продавача. Освен това номерът на превозното средство, където страната с възвращане на ДДС го изисква, и връзка между този номер и фирмата, например чрез договор за лизинг или регистрация на номерния знак на име на фирмата. Също така платежно доказателство, като корпоративна карта или извод от кредитна карта, е полезна като допълнително доказателство, особено когато оригиналният бон избледнее или се загуби.
Накрая е разумно да се документира защо пътуването е било търговско: маршрут, администрация на километраж или връзка с проект или посещение на клиент. Това не трябва да е отделен за всеки бон, но страната с възвращане на ДДС може да поиска това при съмнения, и тогава е удобно това доказателство вече да е налично вместо да трябва да се реконструира впоследствие.
Какво означава това на практика
Тъй като прагът за гориво е по-нисък отколкото за други видове разходи, има по-голям риск, че именно тези бонове да не отговарят на изисквания на страната с възвращане на ДДС. Бон за гориво, който е напълно обичаен за холандския счетоводство, може да пропуска точно правилните данни за чужда ДДС възвращане. Това е и причина защо при този вид разход относително често заявките са отхвърлени или отложени: не защото предпринимателят не е пълнил горивото в търговски цели, а защото бонът нямаше правилния формат.
Ако желаете за вашата собствена ситуация да видите колко разходи за гориво се преразглеждат за последния период, тогава калкулаторът с няколко въпроса дава първо указание. За преглед на всички видове разходи и какво се отнася за тях във всяка страна, включително гориво, хотели, пътни такси и участие в панаири, има обяснения за всяка ситуация. И ако искате да знаете откъде точно идват информациите за изискванията във всяка страна, ще ги намерите в обяснението относно източците на данните.
При съмнение относно конкретна фактура или граничен случай никога не е грешно да го представите накратко на специалист по данък върху добавената стойност; vatea.eu е изпълнител и източник на информация, но не е данъчен съветник. За най-често задаваните практически въпроси относно бележки, формати и какво точно приема страната на възмещението, има събрани отговори на практически въпроси. Ако просто искате първо да разберете дали си струва да уредите това структурирано за вашата фирма, безплатният бърз преглед е най-бързият начин да видите това за няколко минути.