Az üzemanyag külföldi ÁFA-visszaigényléséhez legtöbb esetben teljes számlára van szüksége, nem csak a pumpa nyugtájára. A számla tartalmazza a töltőállomás nevét és címét, az eladó ÁFA-azonosítóját, a dátumot, az ÁFA nélküli és ÁFA-val számított összeget, valamint az alkalmazott ÁFA-kulcsot. Ezen túlmenően a visszatérítési országok egy része megköveteli, hogy a jármű rendszáma szerepeljen a nyugtán, és tanácsos saját bizonyítékot megőrizni az utazás üzleti jellegéről.
Az üzemanyag abban különbözik más költségtípusoktól, hogy az a megosztási összeg, amely felett a teljes számla kötelező. Egy szállodai éjszaka vagy egy kiállítási standnál sok ország még magasabb összegig elfogadja az egyszerű nyugtát. Az üzemanyagnál ez a küszöb általában alacsonyabb, ezért korábban van szükség teljes számlára az egyszerű nyugta helyett. Az egyes visszatérítési országok pontos küszöbét és azt, hogy melyik összeg felett érvényes, az Adóhatóság követelménylista részletezi országonként; az eltérések túl nagyok ahhoz, hogy itt általánosságban összefoglaljuk őket.
Miért kapja az üzemanyag saját kezelést
A 2008/9-es irányelv az visszatérítés jogát szabályozza, de a pontos számlázási követelményeket nagyrészt a tagállamokra bízza. Az üzemanyag esetében a gyakorlatban szigorúbb, mint a legtöbb más költségtípus esetében. Az üzemanyag nagy volumenű költségvetési tétel és viszonylag kis összegek tranzakciónként, és pontosan ezért könnyebb a visszatérítési ország számára több adatot szükségeltethessen egy nyugtán: az alacsonyabb küszöb a teljes számlához kevesebb helyet hagy homályos vagy hiányos indokoltságnak a kérelem értékelésénél.
Az önkormányzat számára ez elsősorban azt jelenti, hogy a pumpa nyugtája, amely ebéd vagy parkolóáru esetén néha elegendő, az üzemanyag esetén hamarabb utasítható el. Ezért tanklásnál szokásos feltételként kérjen számlát a céges adatokkal, ahelyett, hogy később kellene azonosítania, melyik töltőállomáson és milyen dátumon tankoltak.
Az szükséges dokumentumok listája
Az üzemanyag-igénylés alapja mindig ugyanazokra az összetevőkre vezethető vissza. Mindenekelőtt a számla maga, az ÁFA meghatározottan és az eladó ÁFA-azonosítója olvashatóan. Továbbá a jármű rendszáma, ahol azt a visszatérítési ország megköveteli, és a rendszám és a vállalkozás közötti kapcsolat, például lízingszerződés vagy a vállalkozás nevén nyilvántartott rendszám. Egy fizetési igazolás, például PIN vagy hitelkártya-kivonat is hasznos kiegészítő bizonyítékként, különösen akkor, ha az eredeti nyugta halványodik vagy elveszett.
Végül ajánlatos rögzíteni, hogy az utazás miért volt üzleti jellegű: egy útvonal, egy kilométer-nyilvántartás vagy egy projekt vagy ügyfélbeszélgetés összekapcsolása. Ez nem szükséges minden nyugtánál külön-külön, de a visszatérítési ország tájékoztatási kéréskor is kérdezheti, és akkor kellemes, ha az indokolás már rendelkezésre áll ahelyett, hogy később kellene helyreállítani.
Mit jelent ez a gyakorlatban
Mivel az üzemanyag küszöbe alacsonyabb, mint más költségtípusoknál, nagyobb az esélye annak, hogy éppen ezek a nyugták nem felelnek meg a visszatérítési ország követelményeinek. Egy tankbonni, amely a holland könyvelésben teljesen szokásos, a külföldi ÁFA-visszatérítéshez éppen a rossz adatok hiányozhatnak. Ez is az oka annak, hogy ennél a költségtípusnál viszonylag gyakran buknak el vagy lassulnak le a kérelmek: nem azért, mert a vállalkozó nem üzleti jellegűen tankolni, hanem azért, mert a nyugta nem volt a helyes formátumban.
Ha szeretné saját helyzetében megtudni, hogy az elmúlt időszakban mennyi üzemanyagköltség számít be, a számológép néhány kérdésével egy első becslést ad. Az összes költségtípus és az egyes országokra vonatkozó szabályok áttekintéséhez, beleértve az üzemanyagot, szállásokat, díjakat és vásárlátogatásokat, használja a helyzet szerinti magyarázatot. Akik szeretnék tudni, hogy az egyes országokra vonatkozó követelmények információi pontosan honnan származnak, azt megtudhatják a az adatok forrásáról szóló magyarázatban.
Kétség esetén egy adott számlával vagy határeseti helyzettel kapcsolatban nem rossz, ha röviden egy áfaszakemberhez fordulnak; a vatea.eu végrehajtó és információforrás, nem szokik adótanácsadónak. A leggyakoribb gyakorlati kérdésekről a nyugták, formátumok és az, hogy az adott ország pontosan mit fogad el, érdemes megnézni a gyakorlati kérdésekre adott válaszgyűjteményt. Ha csak azt szeretné tudni, hogy a vállalatának megéri-e ezt rendszeres alapon intézni, a ingyenes gyorsértékelés a leggyorsabb módja annak, hogy pár perc alatt lássa.