Für die Umsatzsteuer auf Kraftstoff im Ausland benötigen Sie in den meisten Fällen eine vollständige Rechnung, nicht nur den Kassenbon der Zapfsäule. Diese Rechnung zeigt den Namen und die Adresse der Tankstelle, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, das Datum, den Betrag ohne und mit Umsatzsteuer sowie den angewendeten Umsatzsteuersatz. Darüber hinaus verlangen einige Rückerstattungsländer das Fahrzeugkennzeichen auf dem Beleg, und es ist ratsam, selbst einen Nachweis über den geschäftlichen Charakter der Fahrt zu bewahren.
Was Kraftstoff von anderen Kostenarten unterscheidet, ist die Höhe des Betrags, ab dem diese vollständige Rechnung erforderlich ist. Bei einer Hotelübernachtung oder einem Messestand akzeptieren viele Länder bis zu einem höheren Betrag noch einen einfachen Beleg. Bei Kraftstoff liegt diese Grenze in der Regel niedriger, weshalb schneller eine vollständige Rechnung erforderlich ist statt eines Kassenbons. Welche Schwelle ein Land genau anwendet und ab welchem Betrag dies gilt, wird für jedes Rückerstattungsland in der Anforderungsliste der Steuerbehörde dargelegt; diese Unterschiede sind zu groß, um sie hier allgemein zusammenzufassen.
Warum Kraftstoff einer eigenen Behandlung unterliegt
Die Richtlinie 2008/9 regelt das Rückerstattungsrecht, überlässt die genauen Rechnungsanforderungen aber weitgehend den Mitgliedstaaten. Für Kraftstoff ist dies in der Praxis strenger ausgelegt als für die meisten anderen Kostenarten. Kraftstoff ist ein Kostenposten mit hohem Volumen und relativ kleinen Beträgen pro Transaktion, und genau deshalb ist es für ein Rückerstattungsland einfacher, mehr Daten pro Beleg zu verlangen: eine niedrigere Schwelle für die vollständige Rechnung bedeutet weniger Raum für unklar oder unvollständig begründete Anträge bei der Prüfung eines Gesuchs.
Für den Unternehmer bedeutet dies vor allem, dass ein Kassenbon der Zapfsäule, der für ein Mittagessen oder ein Parkticket manchmal ausreicht, beim Kraftstoff schneller abgelehnt wird. Verlangen Sie beim Tanken also standardmäßig eine Rechnung mit den Betriebsdaten darauf, anstatt später rekonstruieren zu müssen, an welcher Tankstelle und zu welchem Datum getankt wurde.
Die Liste der Unterlagen, die Sie benötigen
Das Wesentliche, das für einen Kraftstoffantrag erforderlich ist, dreht sich immer um die gleichen Komponenten. Zunächst die Rechnung selbst, mit der Umsatzsteuer aufgeschlüsselt und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers lesbar darauf. Weiterhin das Fahrzeugkennzeichen, wo dies das Rückerstattungsland verlangt, und eine Verbindung zwischen diesem Kennzeichen und dem Unternehmen, beispielsweise über einen Leasingvertrag oder die Fahrzeugregistrierung auf den Namen des Unternehmens. Auch ein Zahlungsnachweis, wie ein Kontoauszug für Kartenzahlungen, ist als zusätzliche Stütze sinnvoll, besonders wenn der ursprüngliche Beleg verblasst oder verloren geht.
Abschließend ist es ratsam, festzuhalten, warum die Fahrt geschäftlich war: eine Route, eine Fahrtgemeinkostenrechnung oder eine Verbindung zu einem Projekt oder Kundenbesuch. Dies muss nicht für jeden Beleg einzeln erfolgen, aber ein Rückerstattungsland kann im Zweifelsfall danach fragen, und dann ist es hilfreich, wenn diese Dokumentation bereits vorliegt, anstatt sie nachträglich rekonstruieren zu müssen.
Was dies in der Praxis bedeutet
Da die Schwelle für Kraftstoff niedriger liegt als für andere Kostenarten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass gerade diese Belege den Anforderungen des Rückerstattungslandes nicht genügen. Ein Tankbeleg, der für die niederländische Buchführung völlig üblich ist, kann für eine ausländische Umsatzsteuerrückerstattung genau die falschen Daten vermissen lassen. Das ist auch der Grund, warum bei dieser Kostenart verhältnismäßig oft Anträge abgelehnt werden oder Verzögerungen auftreten: nicht weil der Unternehmer nicht geschäftlich getankt hat, sondern weil der Beleg nicht das richtige Format hatte.
Wenn Sie für Ihre eigene Situation sehen möchten, wie viele Kraftstoffkosten für den abgelaufenen Zeitraum zählen, dann gibt der Rechner mit ein paar Fragen einen ersten Überblick. Eine Übersicht aller Kostenarten und was dafür in jedem Land gilt, einschließlich Kraftstoff, Hotels, Maut und Messebeteiligungen, finden Sie in der Erklärung je nach Situation. Und wer wissen möchte, woher die Informationen über die Anforderungen pro Land genau stammen, findet das unter der Erklärung, wo die Daten herkommen.
Bei Zweifeln an einer bestimmten Rechnung oder im Grenzfall ist es nie falsch, diese kurz einem Umsatzsteuer-Spezialist vorzulegen; vatea.eu ist Ausführender und Informationsquelle, kein Steuerberater. Für die häufigsten praktischen Fragen zu Belegen, Formaten und was ein Rückerstattungsland genau akzeptiert, finden Sie hier die gesammelten Antworten auf praktische Fragen. Möchten Sie zunächst einfach wissen, ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt, dies strukturell zu regeln, ist der kostenlose Quick-Check der schnellste Weg, um das in wenigen Minuten zu sehen.