V případě DPH na palivo v zahraničí potřebujete ve većině případů úplnou fakturu, nikoli pouze pokladní lístek z čerpací stanice. Tato faktura musí obsahovat název a adresu čerpací stanice, DIČ prodávajícího, datum, částku bez DPH a s DPH a aplikovanou sazbu DPH. Kromě toho některé země, které vracejí DPH, vyžadují na dokladu poznávakou značku vozidla, a je rozumné si sami uchovat doklad o obchodním charakteru cesty.
Tím, co rozlišuje palivo od ostatních typů nákladů, je výše částky, od níž je vyžadována úplná faktura. V případě hotelového ubytování nebo stánku na veletrhu přijímají mnohé země doklad jednodušší formy až do vyšší částky. V případě paliva je tato hranice zpravidla nižší, takže se rychleji vyžaduje úplná faktura místo pokladního lístku. Kterou konkrétní hranici jednotlivé země uplatňují a od jaké částky, je vypracováno v seznamu požadavků daňového úřadu pro jednotlivé státy vracející DPH; rozdíly jsou příliš velké na to, aby se zde shrnovaly obecně.
Proč má palivo zvláštní zacházení
Směrnice 2008/9 upravuje právo na vrácení DPH, ale podrobné požadavky na faktury ponechává do značné míry na jednotlivé státy. V případě paliva se v praxi vyvinuly přísnější požadavky než pro většinu ostatních typů nákladů. Palivo je položka s velkým objemem a relativně malými částkami na jednu transakci, a právě proto je pro stát vracející DPH snadnější požadovat více údajů na dokladu: nižší práh pro úplnou fakturu znamená méně prostoru pro nejasné nebo neúplné podklady při hodnocení žádosti.
Pro podnikatele to znamená principalmente to, že pokladní lístek z čerpací stanice, který pro oběd nebo parkovné někdy postačuje, se u paliva rychleji zamítne. Při tankování si tedy standardně vyžádejte fakturu s údaji vaší firmy místo toho, abyste se později musel snažit zjistit, na které čerpací stanici a v který den bylo tankováno.
Seznam dokladů, které potřebujete
Podstata toho, co je potřebné pro vrácení DPH na palivo, se vždy vrací na stejné prvky. Především samotná faktura se specifikovanou DPH a čitelným DIČ prodávajícího. Dále poznávaková značka vozidla tam, kde ji stát vracející DPH vyžaduje, a spojení mezi poznávací značkou a podnikáním, například prostřednictvím leasingové smlouvy nebo registrace poznávací značky na jméno podniku. Také důkaz o zaplacení, jako je výpis z bankomatu nebo kreditní karty, je užitečný jako doplňující podklad, zejména když se původní doklad setře nebo ztratí.
Nakonec je vhodné zaznamenat, proč byla cesta obchodního charakteru: trasu, evidenci najetých kilometrů nebo propojení s projektem či návštěvou zákazníka. To nemusí být u každého dokladu zvlášť, ale stát vracející DPH se o to v případě pochybností může zeptat, a pak je příjemné, když je tento podklad již připraven, místo aby se musel následně rekonstruovat.
Co to znamená v praxi
Protože je práh pro palivo nižší než pro ostatní typy nákladů, je větší šance, že právě tyto doklady nesplňují požadavky státu vracejícího DPH. Tankový doklad, který je pro českou účetnictví zcela běžný, může pro vrácení zahraniční DPH postrádat právě potřebné údaje. To je také důvod, proč u tohoto typu nákladů relativně často dojde k zamítnutí nebo zpoždění žádostí: ne proto, že by podnikatel tankoval mimo obchodní účely, ale proto, že doklad neměl správný formát.
Chcete-li vidět, kolik nákladů na palivo se počítá za vaši konkrétní situaci za uplynulé období, kalkulačka vám na základě několika otázek poskytne první orientační údaj. Přehled všech typů nákladů a toho, co pro ně v jednotlivých zemích platí, včetně paliva, hotelů, mýtného a účasti na veletrzích, najdete v vysvětlení podle situace. A pokud chcete vědět, odkud přesně pochází informace o požadavcích pro jednotlivé země, najdete to v vysvětlení o zdroji dat.
Pokud si nejste jisti konkrétní fakturou nebo hraniční situací, není nikdy špatné ji krátce předložit specialistovi na DPH; vatea.eu je poskytovatelem služeb a zdrojem informací, nikoli daňovým poradcem. Pro nejčastěji kladené praktické otázky týkající se dokladů, formátů a toho, co přesně země vrácení DPH přijímá, existují shromážděné odpovědi na praktické otázky. Chcete-li jednoduše nejdříve zjistit, zda se pro vaši firmu vyplatí toto řešit strukturálně, je bezplatná rychlá kontrola nejrychlejší způsob, jak to vidět během několika minut.