Para IVA em combustível no estrangeiro, na maioria dos casos precisa de uma fatura completa, não apenas o recibo da bomba de combustível. Essa fatura mostra o nome e endereço da estação de combustível, o número de identificação fiscal do vendedor, a data, o montante sem e com IVA, e a taxa de IVA aplicada. Além disso, alguns países reembolsadores pedem a matrícula do veículo no recibo, e é aconselhável manter por si próprio documentação do caráter comercial da viagem.
O que distingue o combustível de outras categorias de despesas é o montante a partir do qual essa fatura completa é obrigatória. No caso de uma noite de hotel ou um stand de feira, muitos países aceitam um recibo simples até um montante superior. Para combustível, esse limite é geralmente mais baixo, pelo que uma fatura completa é necessária mais rapidamente em vez de um recibo de caixa. Qual é o limite exato que cada país estabelece e a partir de que montante se aplica está descrito para cada país reembolsador na lista de Requisitos da Autoridade Tributária; as diferenças são demasiado grandes para ser resumidas aqui em termos gerais.
Porquê o combustível recebe um tratamento especial
A Diretiva 2008/9 regula o direito ao reembolso, mas deixa os requisitos exatos de fatura em grande medida ao critério dos Estados-Membros. Para combustível, isto é aplicado na prática de forma mais rigorosa do que para a maioria das outras categorias de despesas. O combustível é uma linha de despesa com um volume elevado e montantes relativamente pequenos por transação, e é precisamente por isso que para um país reembolsador é mais fácil aumentar os requisitos de dados por recibo: um limite mais baixo para a fatura completa significa menos margem para documentação pouco clara ou incompleta na avaliação de um pedido.
Para o empresário, isto significa principalmente que um recibo de bomba de combustível, que por vezes é suficiente para um almoço ou um bilhete de estacionamento, é rejeitado mais rapidamente no caso de combustível. Por isso, ao abastecer peça habitualmente uma fatura com os dados da empresa, em vez de ter de consultar posteriormente qual foi a estação de combustível e em que data se abasteceu.
A lista de documentos que precisa
O essencial do que é necessário para um pedido de reembolso de combustível volta sempre aos mesmos componentes. Em primeiro lugar, a própria fatura, com o IVA especificado e o número de identificação fiscal do vendedor legível. Além disso, a matrícula do veículo, quando o país reembolsador o exigir, e uma ligação entre essa matrícula e a empresa, por exemplo através de um contrato de leasing ou do registo de matrícula em nome da empresa. Também um comprovativo de pagamento, como um extrato de cartão bancário ou de crédito, é útil como documentação adicional, especialmente quando o recibo original se desvanecer ou se perder.
Por fim, é aconselhável documentar porquê a viagem foi comercial: uma rota, um registo de quilometragem ou uma ligação a um projeto ou visita a cliente. Não precisa ser para cada recibo em separado, mas um país reembolsador pode pedir isso em caso de dúvida, e então é conveniente ter essa documentação já preparada em vez de ter de ser reconstruída posteriormente.
O que isso significa na prática
Porque o limite para combustível é mais baixo do que para outras categorias de despesas, a probabilidade de estes recibos não cumprirem os requisitos do país reembolsador é maior. Um recibo de combustível que é completamente comum para a contabilidade holandesa pode estar a perder os dados corretos para um reembolso de IVA estrangeiro. Esta é também a razão pela qual, para esta categoria de despesas, os pedidos são frequentemente rejeitados ou atrasados: não porque o empresário não abasteceu de forma comercial, mas porque o recibo não tinha o formato correto.
Se quer ver para a sua situação quanto em custos de combustível conta no período anterior, então a calculadora com algumas perguntas fornece uma primeira indicação. Para uma visão geral de todos os tipos de custos e o que se aplica em cada país, incluindo combustível, hotéis, portagens e participação em feiras, consulte a explicação por situação. E quem quiser saber de onde vêm exatamente as informações sobre requisitos por país, encontra isso em a explicação sobre a origem dos dados.
Em caso de dúvida sobre uma fatura específica ou um caso limite, nunca é errado submetê-la brevemente a um especialista em IVA; vatea.eu é um prestador de serviços e fonte de informação, não um consultor fiscal. Para as perguntas práticas mais frequentes sobre recibos, formatos e o que um país de reembolso aceita exatamente, consulte a respostas compiladas para perguntas práticas. Se apenas deseja saber primeiro se vale a pena organizar isso estruturalmente para sua empresa, a verificação rápida gratuita é a forma mais rápida de descobrir em alguns minutos.