Para el IVA sobre combustible en el extranjero, en la mayoría de los casos necesita una factura completa, no solo el recibo del surtidor. Esa factura debe mostrar el nombre y la dirección de la gasolinera, el número de identificación fiscal del vendedor, la fecha, el importe sin y con IVA, y la tasa de IVA aplicada. Además, algunos países que reembolsan el IVA solicitan la matrícula del vehículo en el recibo, y es recomendable guardar por su cuenta una justificación del carácter empresarial del viaje.
Lo que distingue el combustible de otras categorías de gastos es el importe a partir del cual esa factura completa es obligatoria. En el caso de una noche de hotel o un stand en una feria comercial, muchos países aceptan un recibo simple hasta un importe mayor. Con el combustible, ese umbral suele ser más bajo, lo que hace que una factura completa sea necesaria más rápidamente en lugar de un recibo de caja. Qué umbral aplica exactamente cada país y a partir de qué importe, está detallado por país reembolsista en la lista de requisitos de la Administración Tributaria; las diferencias son demasiado grandes para resumirlas aquí de forma general.
Por qué el combustible recibe un trato especial
La Directiva 2008/9 regula el derecho a la devolución, pero deja la mayoría de los requisitos de facturación a criterio de los Estados miembros. En el combustible, esto se ha desarrollado de forma más estricta que para la mayoría de las otras categorías de gastos. El combustible es un gasto con gran volumen e importes relativamente pequeños por transacción, y precisamente por eso es más fácil para un país reembolsista exigir más datos por recibo: un umbral más bajo para la factura completa significa menos margen para justificaciones vagas o incompletas al evaluar una solicitud.
Para el empresario, esto significa principalmente que un recibo de caja del surtidor, que a veces es suficiente para una comida o un ticket de aparcamiento, se rechaza más fácilmente en el caso del combustible. Por lo tanto, al repostar pida de forma estándar una factura con los datos de su empresa, en lugar de tener que averiguar posteriormente en qué gasolinera y en qué fecha repostó.
La lista de documentos que necesita
Lo que siempre se necesita para una reclamación de combustible se reduce a los mismos componentes. En primer lugar, la factura en sí, con el IVA especificado y el número de identificación fiscal del vendedor legible. Además, la matrícula del vehículo, cuando el país reembolsista lo requiera, y la conexión entre esa matrícula y la empresa, por ejemplo a través de un contrato de leasing o del registro de matrícula a nombre del negocio. También un comprobante de pago, como un extracto de tarjeta bancaria o de crédito, es útil como justificación complementaria, especialmente cuando el recibo original se borra o se pierde.
Por último, es recomendable documentar por qué el viaje fue empresarial: una ruta, un registro de kilometraje o una conexión con un proyecto o visita a un cliente. No tiene que ser para cada recibo por separado, pero un país reembolsista puede pedirlo en caso de duda, y entonces es conveniente tener esa justificación lista en lugar de tener que reconstruirla posteriormente.
Lo que esto significa en la práctica
Como el umbral para el combustible es más bajo que para otras categorías de gastos, hay más probabilidad de que precisamente estos recibos no cumplan con los requisitos del país reembolsista. Un recibo de gasolinera que es completamente estándar para la contabilidad holandesa puede carecer de los datos correctos para una devolución de IVA extranjera. Esta es también la razón por la que en esta categoría de gastos relativamente a menudo las solicitudes fracasan o se retrasan: no porque el empresario no haya repostado por motivos empresariales, sino porque el recibo no tenía el formato correcto.
Si desea ver en su situación particular cuántos costos de combustible se cuentan durante el período anterior, el la calculadora con unas pocas preguntas le da una primera indicación. Para obtener un resumen de todos los tipos de gastos y lo que se aplica en cada país, incluyendo combustible, hoteles, peajes y asistencia a ferias, existe la explicación por situación. Y quien quiera saber de dónde procede exactamente la información sobre requisitos por país, la encontrará en la explicación sobre el origen de los datos.
En caso de duda sobre una factura específica o un caso límite, nunca está de más presentarla brevemente a un especialista en IVA; vatea.eu es ejecutor e informador, no asesor fiscal. Para las preguntas prácticas más frecuentes sobre recibos, formatos y lo que exactamente acepta un país de reembolso, existe la respuestas compiladas a preguntas prácticas. Si simplemente quiere saber primero si merece la pena regularlo estructuralmente para su empresa, el análisis rápido gratuito es la forma más rápida de verlo en pocos minutos.