Polttoaineen arvonlisäveronpalautukseen ulkomailla tarvitset useimmissa tapauksissa täyden laskun, ei pelkän pumpun kuitin. Laskun tulee sisältää huoltoaseman nimen ja osoitteen, myyjän arvonlisäverotunnuksen, päivämäärän, summan ilman ja sisältäen arvonlisäveroa sekä käytetyn arvonlisäveroprosentin. Lisäksi osa palautusmaista vaatii ajoneuvon rekisterinumeron kuittiin, ja on järkevää säilyttää itse todisteita matkan kaupallisesta luonteesta.
Se, mikä erottaa polttoaineen muista kululajeista, on summan suuruus, jonka yläpuolella täysi lasku on pakollinen. Hotellimajoitusta tai messuosastoa varten monet maat hyväksyvät korkeammalle summalle asti yksinkertaisen kuitin. Polttoaineen osalta tämä raja on yleensä alhaisempi, joten täysi lasku vaaditaan usein kassakuitin sijaan. Kunkin palauttusmaan tarkkaa kynnystä ja voimaantulosummaa käsitellään erikseen Verohallinnon vaatimuksien luettelossa; erot ovat liian suuret tiivistettäviksi tässä yleisellä tasolla.
Miksi polttoaine saa oman käsittelyn
Direktiivi 2008/9 säätää palautusoikeudesta, mutta jättää tarkat laskuvaatimukset suurelta osin jäsenvaltioiden vastuulle. Polttoaineen osalta käytäntö on tiukempi kuin useimpien muiden kulujen osalta. Polttoaine on kulutuserä, jolla on suuri volyymi ja suhteellisen pienet summat per kauppa, ja juuri tästä syystä palautusmaa voi helpommin vaatia enemmän tietoja per kuitissa: alhaisempi kynnys täydelle laskulle tarkoittaa vähemmän varaa epäselvyydelle tai puutteelliselle perustellulle hakemuksen arvioinnissa.
Yrittäjälle tämä tarkoittaa pääosin sitä, että pumpun kassalasku, joka joskus riittää lounaaseen tai pysäköintilippuun, hylätään polttoaineen osalta nopeammin. Pyydä siis polttoainetta tankatessasi säännöllisesti laskua, jossa on yrityksen tiedot, sen sijaan että joutuu jälkikäteen selvittämään, millä huoltoasemalla ja millä päivämäärällä tankattiin.
Luettelo tarvittavista asiakirjoista
Se, mitä polttoainetapauksissa tarvitaan, palautuu aina samoihin osiin. Ensinnäkin itse lasku, jossa arvonlisävero on eritelty ja myyjän arvonlisäverotunnus on selvästi näkyvissä. Lisäksi ajoneuvon rekisterinumero, jos palauttusmaa sen vaatii, sekä yhteys kyseisen rekisterinumeron ja yrityksen välillä, esimerkiksi vuokrasopimuksen tai kunnan rekisteröinnin kautta. Myös maksutodisteet, kuten maksukortti- tai luottokorttilasku, ovat hyödyllisiä lisäperusteluna, varsinkin jos alkuperäinen kuitti haaleaa tai katoaa.
Lopuksi on suositeltavaa dokumentoida, miksi matka oli kaupallinen: reitti, kilometrikirjaus tai yhteys projektiin tai asiakaskäyntiin. Tätä ei tarvitse tehdä jokaisen kuitin kohdalla, mutta palauttusmaa voi tarvittaessa sitä pyytää, ja silloin on kätevää, jos perustelut ovat jo valmiina sen sijaan että ne pitäisi jälkikäteen rekonstruoida.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä
Koska polttoaineen kynnys on alhaisempi kuin muilla kululajeilla, on suurempi riski, että juuri nämä kuitit eivät täytä palauttusmaan vaatimuksia. Tankkauskuitti, joka on täysin tavallinen Suomen kirjanpidossa, voi jäädä puuttamaan joitakin tietoja ulkomaisessa arvonlisäveronpalautuksessa. Tämä on myös syy siihen, miksi tässä kulutyypissä hakemukset hylätään tai viivästyvät suhteellisen usein: ei siksi, että yrittäjä ei olisi tankannyt kaupallisesti, vaan siksi, että kuitti ei ollut oikeassa muodossa.
Jos haluat nähdä omassa tilanteessasi, kuinka paljon polttoainekustannukset otetaan huomioon edellisellä kaudella, antaa laskuri muutamalla kysymyksellä alustavaa arviota. Kaikkien kustannusluokkien ja niille kussakin maassa sovellettavien säännösten yleiskatsaus, mukaan lukien polttoaine, hotellit, tietullit ja messujen käynti, löytyy osiosta selitys tilannekohtaisesti. Ja jos haluat tietää, mistä tarkalleen ottaen saadaan tiedot kunkin maan vaatimuksista, löydät sen osiosta selitys tietojen lähteistä.
Jos olet epävarma tietystä kuittista tai rajatapauksesta, on aina hyvä esittää se lyhyesti arvonlisäverotapahtumalle; vatea.eu on toteuttaja ja tietolähde, ei veroneuvojaa. Usein kysyttyihin käytännön kysymyksiin kuitista, muodoista ja siitä, mitä palautusmaassa tarkalleen ottaen hyväksytään, on olemassa kootut vastaukset käytännön kysymyksiin. Jos haluat ensin tietää, kannattaako yrityksellesi tämän järjestäminen säännöllisesti, nopein tapa nähdä se on ilmainen pikakysely, jossa saat vastauksen muutamassa minuutissa.