Za davek na gorivo v tujini potrebujete v večini primerov popoln račun, ne le potrdilo s črpalke. Ta račun mora vsebovati naziv in naslov bencinskega servisa, davčno številko prodajalca, datum, znesek brez in z davkom ter uporabljeno davčno stopnjo. Poleg tega nekatere držav zahtevajo registrsko tablico vozila na računu, smiselno pa je tudi ohraniti lastno dokumentacijo o poslovni naravi vožnje.
Gorivo se od drugih vrst stroškov razlikuje po višini zneska, nad katerim je popoln račun obvezen. Pri nočitvi v hotelu ali sejemskem stojalu mnoge države do višjega zneska še sprejmejo enostaven bon. Pri gorivu je ta prag običajno nižji, zato je hitreje potreben popoln račun namesto blagajnega bona. Natančen prag vsake države in od katerega zneska naprej, je navedeno v seznamu zahtevkov Davčne uprave za vsako državo povratnic; razlike so prevelike, da bi jih tu povzeli na splošno.
Zakaj gorivo prejema posebno obravnavo
Direktiva 2008/9 ureja pravico do povračila, vendar natančne zahtevke glede računov v veliki meri prepusti državam članicam. Za gorivo je to v praksi strožje oblikovano kot za večino drugih vrst stroškov. Gorivo je stroški s velikim volumnom in sorazmerno majhnimi zneski na transakcijo, in ravno zato je za državo povratnice lažje zahtevati več podatkov na bonu: nižji prag za popoln račun pomeni manj prostora za nejasne ali nepopolne dokumente pri presoji zahtevka.
Za podjetnika to pomeni predvsem to, da se blagajni bon s črpalke, ki za kosilo ali parkirnino včasih zadošča, pri gorivu hitreje zavrne. Ko tankirate, zato regularno zahtevajte račun s podatki o podjetju, namesto da bi se pozneje moral ugotavljati, na katerem bencinskem servisu in katere ure je bilo tankano.
Seznam dokumentov, ki jih potrebujete
Jedro tega, kar je potrebno za zahtevek za gorivo, se vedno vrača na iste sestavine. Najprej sam račun z navedenim davkom in berljivo davčno številko prodajalca. Nadalje registrska tablica vozila, kadar to zahteva država povratnica, in povezava med to registrsko tablico in podjetjem, na primer preko pogodbe o najemu ali registracije registrske tablice na ime poslovnega subjekta. Tudi plačilni dokaz, kot je izpisek s kartice ali kreditne kartice, je koristen kot dodatna podpora, zlasti kadar se izvirni bon zabriše ali izgubi.
Nazadnje je priporočljivo dokumentirati, zakaj je bila vožnja poslovna: smer vožnje, evidenca prevoženih kilometrov ali povezava s projektom ali obisk poslovnega partnerja. To ni treba na vsakem bonu posebej, vendar lahko država povratnica ob dvomih zahteva to podpro, in takrat je prijetno, da je ta dokumentacija že pripravljena, namesto da bi jo bilo treba naknadno rekonstruirati.
Kaj to v praksi pomeni
Ker je prag za gorivo nižji kot za druge vrste stroškov, je verjetnost večja, da prav ti boni ne izpolnjujejo zahtevkov države povratnice. Blagajni bon za gorivo, ki je za nizozemsko računovodstvo povsem običajen, lahko za tujsko povračilo davka manjka prave podatke. To je tudi razlog, da pri tej vrsti stroškov sorazmerno pogosto zahtevki padejo ali naletijo na zamude: ne zato, ker podjetnik ni poslovno tankiral, ampak zato, ker bon ni imel prave oblike.
Če želite za svojo situacijo videti, koliko stroškov za gorivo se šteje v preteklem obdobju, vam kalkulator z nekaj vprašanji da prvo indicijo. Za pregled vseh vrst stroškov in kaj za to v vsaki državi velja, vključno z gorivom, hoteli, cestnino in sejmi, je na voljo razlaga po situaciji. In kdor želi vedeti, od kje prihajajo podatki o zahtevah po državah, jih najde v razlagi o izvoru podatkov.
Ob dvomih glede konkretnega računa ali mejnega primera nikoli ni narobe, da ga na kratko predložite davčnemu strokovnjaku; vatea.eu je izvajalec in vir informacij, ne fiskalni svetovalec. Za najpogostejša praktična vprašanja o računih, formatih in tem, kaj natanko sprejema država povračila, je na voljo zbrana odgovora na praktična vprašanja. Če želite najprej le vedeti, ali se za vaše podjetje splača to strukturno urediti, je brezplačna hitro oceno najhitrejši način, da to vidite v nekaj minutah.