För mervärdesskatt på bränsle i utlandet behöver du i de flesta fall en fullständig faktura, inte bara bongen från pumpen. Fakturan visar tankstationens namn och adress, säljarens momsidentifikationsnummer, datumet, beloppet exklusive och inklusive mervärdesskatt samt den tillämpade momssatsen. Dessutom kräver en del av återbetalningslanden fordonsregistreringsnumret på bongen, och det är klokt att själv spara dokumentation för att visa att resan var företagsmässig.
Det som skiljer bränsle från andra kostnadsslag är beloppsgränsen för när denna fullständiga faktura är obligatorisk. Vid hotellövernattning eller mässa accepterar många länder en enklare bon upp till ett högre belopp. För bränsle ligger denna gräns vanligen lägre, vilket gör att en fullständig faktura snabbare blir nödvändig i stället för en kassabon. Vilken gräns ett land använder och från vilket belopp den gäller presenteras per återbetalningsland i Belastingdiensts kravlista; skillnaderna är för stora för att sammanfattas allmänt här.
Varför bränsle får särskild behandling
Direktiv 2008/9 reglerar rätten till återbetalning, men lämnar de exakta fakturakraven till stor del till medlemsstaterna. För bränsle är detta i praktiken striktare utarbetat än för de flesta andra kostnadsslag. Bränsle är en kostnadpost med höga volymer och relativt små belopp per transaktion, och just därför är det enklare för ett återbetalningsland att ställa högre krav på mer data per bon: en lägre tröskel för fullständig faktura betyder mindre utrymme för otydlig eller ofullständig dokumentation när ett begäran bedöms.
För företagaren betyder detta framför allt att en pumpen bongen, som ibland räcker för en lunch eller en parkeringsbiljett, snabbare avslås för bränsle. Be därför rutinmässigt om en faktura med företagsuppgifterna när du tankar, i stället för att senare behöva rekonstruera vilket tankställe och vilket datum det gällde.
Listan över dokument du behöver
Kärnan i vad som behövs för ett bränsleärende återkommer alltid till samma komponenter. Först fakturan själv, med mervärdesskatt specificerat och säljarens momsidentifikationsnummer tydligt synligt. Vidare fordonsregistreringsnumret där återbetalningslandet kräver det, och en koppling mellan detta nummer och företaget, till exempel via ett leasingavtal eller registreringen på företagets namn. En betalningsbekräftelse, såsom ett kort- eller kreditkortsutdrag, är också användbar som kompletterande stöd, särskilt när originalbongen blir suddig eller försvinner.
Slutligen är det tillrådligt att dokumentera varför resan var företagsmässig: en rutt, en körkortöversikt eller en koppling till ett projekt eller kundbesök. Det behöver inte vara för varje bon separat, men ett återbetalningsland kan fråga efter det vid osäkerhet, och då är det bra om denna dokumentation redan ligger klar i stället för att behöva rekonstrueras senare.
Vad detta betyder i praktiken
Eftersom tröskeln för bränsle är lägre än för andra kostnadsslag är risken större att just dessa bonger inte uppfyller återbetalningslandet krav. En tankbon som är helt normal i svenska bokföring kan för en utländsk momsåterbäring sakna precis rätt uppgifter. Detta är också anledningen till att ansökningar för denna kostnadsslag relativt ofta faller bort eller försenal: inte för att företagaren inte tankat för affärer, utan för att bongen inte hade rätt format.
Om du för din egen situation vill se hur mycket bränsleomkostnader som räknas in under föregående period kan räknaren med några frågor ge dig en första indikation. För en överblick över alla utgiftskategorier och vad som gäller för varje land, inklusive bränsle, hotell, vägtullar och mässbesök, finns det förklaring per situation. Och den som vill veta var informationen om krav per land verkligen kommer ifrån, hittar det under förklaring om var data kommer ifrån.
Vid osäkerhet om en specifik kvitto eller gränsfall är det aldrig fel att kort presentera det för en momssspecialist; vatea.eu är utförare och informationskälla, inte skatteadvisör. För de vanligaste praktiska frågorna om kvitton, format och vad ett återbetalningsland exakt accepterar, finns det samlade svar på praktiska frågor. Om du bara först vill veta om det lönar sig för ditt företag att regelbundet ordna detta, är den gratis snabbkontroll det snabbaste sättet att se det på några minuter.