For moms på brændstof i udlandet skal De i de fleste tilfælde have en fuldstændig faktura, ikke blot kvitteringen fra pumpen. Fakturaen skal vise navnet og adressen på tankstationen, sælgerens momsidentifikationsnummer, datoen, beløbet eksklusiv og inklusiv moms samt den anvendte momssats. Derudover kræver nogle tilbagebetalingslande registreringsnummeret på køretøjet på kvitteringen, og det er klogt at gemme selv en dokumentation af rejsens forretningskarakter.
Hvad der adskiller brændstof fra andre udgiftskategorier, er beløbets størrelse, hvorfra denne fuldstændige faktura er påkrævet. Ved et hotelophold eller en messstand accepterer mange lande stadig en simpel kvittering op til et højere beløb. For brændstof ligger denne grænse normalt lavere, hvorfor en fuldstændig faktura hurtigere bliver nødvendig i stedet for en kassaquitto. Hvilken tærskel et land præcis anvender, og fra hvilket beløb det gælder, er udarbejdet pr. tilbagebetalingsland i Skattemyndighedernes kravliste; forskellene er for store til at opsummeres her på generelt grundlag.
Hvorfor brændstof får særskilt behandling
Direktiv 2008/9 regulerer retten til tilbagebetaling, men overlader de præcise fakturakrav i høj grad til medlemsstaterne. For brændstof er det i praksis udformet strengere end for de fleste andre udgiftskategorier. Brændstof er en udgiftspost med et stort volumen og relativt små beløb pr. transaktion, og netop derfor er det lettere for et tilbagebetalingsland at styre efter flere oplysninger pr. kvittering: en lavere tærskel for den fuldstændige faktura betyder mindre plads til uklare eller ufuldstændige dokumentationer ved vurderingen af en anmodning.
For iværksætteren betyder det primært, at en pumpekvittering, som nogle gange er tilstrækkelig for et måltid eller en parkeringsbillet, hurtigere bliver afvist for brændstof. Bed derfor almindeligvis om en faktura med virksomhedsoplysningerne ved tankningen i stedet for at skulle klarlægge bagefter, hvilket tankstationen og hvilken dato der blev tanket.
Listen over dokumenter, som De har brug for
Kernen i det, der er nødvendigt for et brændstofkrav, kommer altid tilbage til de samme elementer. Først og fremmest fakturaen selv, med momsen specificeret og sælgerens momsidentifikationsnummer læseligt på den. Desuden køretøjets registreringsnummer, hvor tilbagebetalingslandet kræver det, og en forbindelse mellem dette registreringsnummer og virksomheden, for eksempel via en leasingkontrakt eller kentekenregistreringen i virksomhedens navn. Et betalingsbevis, såsom et kort- eller kreditkortudtog, er også nyttigt som supplerende dokumentation, især når den oprindelige kvittering bliver ulæselig eller går tabt.
Endelig er det tilrådeligt at dokumentere, hvorfor rejsen var forretningsbestemt: en rute, en kilometerlog eller en forbindelse til et projekt eller kundebesøg. Det behøver ikke være for hver enkelt kvittering, men et tilbagebetalingsland kan anmode om det ved tvivl, og så er det praktisk, hvis denne dokumentation allerede ligger klar i stedet for at skulle rekonstrueres bagefter.
Hvad det betyder i praksis
Fordi tærsklen for brændstof er lavere end for andre udgiftskategorier, er chancen større for, at netop disse kvitteringer ikke opfylder tilbagebetalingslendets krav. En tankkvittering, der er helt normal for dansk bogføring, kan mangle de rigtige oplysninger til udenlandsk momstilbagebetaling. Det er også grunden til, at ansøgninger på denne udgiftskategori relativt ofte mislykkes eller oplever forsinkelser: ikke fordi iværksætteren ikke har tanket forretningsbestemt, men fordi kvitteringen ikke havde det rigtige format.
Hvis De for jeres egen situation gerne vil se, hvor meget brændstofomkostninger der tæller med over den seneste periode, giver lommeregneren med nogle få spørgsmål en første indikation. For et overblik over alle udgiftskategorier og hvad der gælder for hver land, herunder brændstof, hoteller, vejafgift og messebesøg, er der vejledning opdelt efter situation. Og hvis du vil vide, hvor informationen om krav per land præcist kommer fra, finder du det under vejledning om kilder til dataene.
Ved tvivl om en specifik kvittering eller en grænsesituation er det aldrig forkert kort at forelægge den for en moms-specialist; vatea.eu er operatør og informationskilde, ikke skatteadvisør. For de mest stillede praktiske spørgsmål om kvitteringer, formater og hvad et tilbagebetalingsland præcist accepterer, er der samlet svar på praktiske spørgsmål. Vil du blot først vide, om det for dit selskab er det værd strukturelt at ordne dette, så er gratis quick-scan den hurtigste måde at se det på på få minutter.