Per l'IVA sul carburante all'estero, nella maggior parte dei casi è necessaria una fattura completa, non solo lo scontrino della pompa. La fattura mostra il nome e l'indirizzo della stazione di servizio, il numero di identificazione IVA del venditore, la data, l'importo al lordo e al netto dell'IVA e l'aliquota IVA applicata. Inoltre, alcuni paesi che concedono il rimborso richiedono la targa del veicolo sulla ricevuta ed è opportuno conservare una documentazione del carattere aziendale del viaggio.
Ciò che distingue il carburante da altre categorie di spese è l'importo da cui è obbligatoria quella fattura completa. Per un pernottamento in hotel o uno stand fieristico, molti paesi accettano ancora una ricevuta semplice fino a un importo più elevato. Per il carburante, questo limite è generalmente inferiore, il che significa che una fattura completa è più rapidamente necessaria al posto di uno scontrino di cassa. Quale soglia ogni paese applica esattamente e da quale importo, è riportato per ogni paese che concede rimborsi nella lista dei requisiti dell'Agenzia delle Entrate; le differenze sono troppo grandi per riassumerle qui in termini generali.
Perché il carburante riceve un trattamento separato
La Direttiva 2008/9 disciplina il diritto al rimborso, ma lascia i requisiti di fatturazione precisi in gran parte ai singoli Stati membri. Per il carburante, questo è stato concretizzato più rigorosamente nella pratica rispetto a la maggior parte delle altre categorie di spese. Il carburante è una voce di costo con un volume elevato e importi relativamente piccoli per transazione, e proprio per questo è più semplice per un paese che concede rimborsi richiedere più dati per ricevuta: una soglia più bassa per la fattura completa significa meno spazio per documentazione poco chiara o incompleta nella valutazione di una richiesta.
Per l'imprenditore, ciò significa soprattutto che uno scontrino della pompa che a volte è sufficiente per un pranzo o un biglietto di parcheggio, nel caso del carburante viene rifiutato più rapidamente. Quando fate rifornimento, chiedete quindi regolarmente una fattura con i dati aziendali, invece di dover ricostruire successivamente presso quale stazione di servizio e in quale data è stato fatto il rifornimento.
L'elenco dei documenti necessari
L'essenza di ciò che è necessario per una rivendicazione di carburante si riduce sempre agli stessi elementi. In primo luogo, la fattura stessa, con l'IVA specificata e il numero di identificazione IVA del venditore chiaramente leggibile. Inoltre, la targa del veicolo, dove il paese che concede rimborsi lo richiede, e un collegamento tra quella targa e l'azienda, ad esempio tramite un contratto di leasing o la registrazione della targa a nome dell'azienda. Un comprovante di pagamento, come un estratto di conto corrente o della carta di credito, è utile come ulteriore documentazione, soprattutto quando la ricevuta originale sbiadisce o si perde.
Infine, è consigliabile documentare perché il viaggio era aziendale: un percorso, un registro chilometrico o un collegamento a un progetto o a una visita a un cliente. Questo non è necessario per ogni ricevuta, ma un paese che concede rimborsi può richiederlo in caso di dubbi, ed è opportuno avere quella documentazione già pronta piuttosto che doverla ricostruire successivamente.
Cosa significa in pratica
Poiché la soglia per il carburante è più bassa rispetto ad altre categorie di spese, è più probabile che proprio queste ricevute non soddisfino i requisiti del paese che concede rimborsi. Una ricevuta di rifornimento che è completamente normale per la contabilità olandese potrebbe mancare proprio dei dati corretti per un rimborso IVA estero. Questo è anche il motivo per cui con questa categoria di spese le richieste vengono respinte o subiscono ritardi relativamente spesso: non perché l'imprenditore non ha fatto un rifornimento aziendale, ma perché la ricevuta non aveva il formato corretto.
Se desiderate vedere nella vostra situazione specifica quanti costi di carburante si applicano nel periodo precedente, allora la calcolatrice con un paio di domande fornisce un primo indicazione. Per una panoramica di tutte le categorie di spese e di cosa vale per ogni paese, inclusi carburante, hotel, pedaggio e partecipazione a fiere, consultare la spiegazione per situazione. E chi vuole sapere da dove provengono esattamente le informazioni sui requisiti per paese, le troverà in la spiegazione sulle fonti dei dati.
In caso di dubbi su una fattura specifica o su un caso limite, non è mai sbagliato sottoporlo brevemente a uno specialista di IVA; vatea.eu è un esecutore e una fonte di informazioni, non un consulente fiscale. Per le domande pratiche più frequenti su ricevute, formati e ciò che uno Stato membro di rimborso accetta esattamente, consultare le risposte raccolte alle domande pratiche. Se desiderate semplicemente scoprire prima se vale la pena organizzare questo sistematicamente per la vostra azienda, la scansione rapida gratuita è il modo più veloce per vederlo in pochi minuti.