Den, der tanker brændstof i udlandet til sin virksomhed, tror ofte, at den anmodede moms fungerer på samme måde overalt: gem kvitteringen, anmod om procentdelen tilbage, færdig. Det er ikke korrekt. Direktiv 2008/9 regulerer portalen og proceduren, men lader det enkelte refusionsland selv bestemme, hvilken del af momsen på brændstof der faktisk tilbagebetales. Tyskland behandler diesel til varebiler anderledes end Italien behandler benzin til en personbil, og Frankrig har igen sine egne undtagelser for lejede køretøjer.
Resultatet er, at den samme tankkvittering i det ene land bliver tilbagebetalt for hundrede procent og i det andet land kun for en del. Det har intet at gøre med fejl i ansøgningen, men med de nationale fradragsregler, som refusionslandet anvender på sin egen moms – selv hvis ansøgeren er en nederlandsk virksomhedsejer.
Hvorfor refusionslandet fastlægger reglerne, ikke Holland
Tanken bag EU-refusionen er, at en virksomhedsejer behandles som en lokal virksomhedsejer i det pågældende land. En tysk virksomhedsejer, der tanker i Tyskland, skal forholde sig til de tyske fradragsbegrænsninger for personbiler. Hvis en nederlandsk virksomhedsejer anmoder om samme tyske moms tilbage, gælder præcis de samme begrænsninger – ikke de nederlandske. Det betyder, at det nederlandske momssystem ved denne refusion faktisk ikke er relevant: refusionslandet vurderer ansøgningen ud fra sine egne regler, som fastlagt på den kravliste, som told- og skattemyndighederne offentliggør pr. land.
Forskellen mellem personbiler og varebiler
De fleste forskelle mellem lande ligger i behandlingen af personbiler, der også kan bruges privat. Nogle lande tillader et fast fradragspercentage herfor, for eksempel halvdelen af momsen på brændstof, uanset den faktiske forretningsbrug. Andre lande udelukker brændstof til personbiler stort set fra refusion, mens brændstof til varebiler, lastbiler eller køretøjer, der udelukkende bruges erhvervsmæssigt, helt kommer i betragtning. Et installationsfirma, der kører rundt i en varebil gennem Tyskland, er således i en anden kategori end en repræsentant, der tager en lejet personbil til en messe i Frankrig.
Brændstoftype og tankningsmåde
Selve brændstoftypen spiller også en rolle. Ikke alle lande behandler diesel, benzin, LPG og elektrisk opladning ens i deres fradragsregler. Et enkelt land har særlige bestemmelser for brændstof, der er betalt via et tankskort, fordi kvitteringen så står på tankskortselskabets navn i stedet for virksomhedsejerens navn. Det påvirker ikke størrelsen af procentdelen, men det påvirker, om kvitteringen accepteres som gyldigt bevis. Den, der er usikker på dette ved en konkret kvittering, gør klogt i at fremlægge dette for en momsspecialist eller at konsultere den pågældende refusionslandes officielle publikation.
Lejede og geleaseede køretøjer
Ved lejede eller geleaseede køretøjer kommer der endnu et lag til. Nogle lande vurderer momsen på brændstof til en lejet bil anderledes end til en bil, der er ejet af virksomheden, for eksempel fordi lejepriserne selv falder under en særskilt omkostningstype med egne begrænsninger. For en virksomhedsejer, der tilfældigvis lejer en bil til et udenlandsk job, betyder det, at brændstofkvitteringen og lejefakturaen muligvis vurderes forskelligt, selvom de hører til samme tur.
Hvad det betyder i praksis
For de fleste små og mellemstore virksomheder er den praktiske konsekvens ikke, at de skal lære disse regler udenad, men at resultatet af en tilbagebetalingsanmodning pr. land kan afvige uden, at der er noget galt med kvitteringen eller ansøgningen. Et lavere godkendt beløb end forventet skyldes i mange tilfælde nationale fradragsregler, ikke en administrativ fejl. Den, der ønsker at se, hvordan dette udspiller sig for egne rejsemønstre, kan få en første indikation inden for få spørgsmål før der bruges tid på at indsamle kvitteringer.
Fordi disse forskelle fastsættes pr. tilbagebetalingsland og ikke nødvendigvis hænger logisk sammen, kontrollerer platformen automatisk hver udgiftskategori mod det pågældende lands krav på grundlag af kravlisten og publikationerne fra skattemyndighederne selv. Hvordan denne kontrol er opbygget præcist, er beskrevet på siden om hvor informationen kommer fra. For et mere komplet overblik over alle situationer vedrørende brændstof, hoteller, vejafgift og messeomkostninger er der siden moms refunderet efter situation.
Denne forklaring er beskrivende og erstatter ikke skattemæssig rådgivning om en specifik situation; ved tvivl om en individuel kvittering eller et græsekasus er en momsspesialist eller det officielle tekst fra tilbagebetalingslandet den rigtige vej. Ofte stillede spørgsmål om tilbagebetalingen generelt er samlet på siden med ofte stillede spørgsmål.
Den, der ønsker at vide, hvor meget af egne brændstofomkostninger i udlandet faktisk kommer i betragtning til tilbagebetalingen, behøver ikke først at gennemgå alle landsregler. Den gratis hurtigscanning giver inden for få minutter et første billede uden forpligtelser og uden konto.