Lorsqu'un entrepreneur fait le plein à l'étranger pour son entreprise, il pense souvent que la TVA réclamée fonctionne partout de la même façon : garder le justificatif, demander le remboursement du pourcentage, c'est réglé. Ce n'est pas exact. La directive 2008/9 encadre le portail et la procédure, mais laisse à chaque pays de remboursement le soin de déterminer quelle partie de la TVA sur le carburant sera effectivement accordée. L'Allemagne traite le gazole pour les fourgonnettes différemment de l'Italie traitant l'essence pour un véhicule de tourisme, et la France a ses propres exceptions pour les véhicules loués.
Le résultat est que le même justificatif de carburant est remboursé à cent pour cent dans un pays et seulement partiellement dans un autre. Cela n'a rien à voir avec des erreurs dans la demande, mais avec les règles nationales de déduction que le pays de remboursement applique à sa propre TVA — même si le demandeur est un entrepreneur néerlandais.
Pourquoi le pays de remboursement définit les règles, pas les Pays-Bas
L'idée derrière le remboursement de TVA de l'Union européenne est qu'un entrepreneur soit traité comme un entrepreneur local dans ce pays. Un entrepreneur allemand qui fait le plein en Allemagne doit respecter les restrictions allemandes de déduction pour les véhicules de tourisme. Si un entrepreneur néerlandais demande le remboursement de cette même TVA allemande, exactement les mêmes restrictions s'appliquent — non pas les règles néerlandaises. Cela signifie que le régime néerlandais de TVA n'est en fait pas pertinent pour ce remboursement : le pays de remboursement examine la demande selon ses propres règles, telles que consignées dans la liste des conditions que l'administration fiscale publie par pays.
La différence entre les véhicules de tourisme et les véhicules commerciaux
La plupart des différences entre les pays se situent dans le traitement des véhicules de tourisme qui peuvent également être utilisés à titre privé. Certains pays permettent un pourcentage de déduction forfaitaire pour ceux-ci, par exemple la moitié de la TVA sur le carburant, indépendamment de l'utilisation professionnelle réelle. D'autres pays excluent largement le carburant pour les véhicules de tourisme du remboursement, tandis que le carburant pour les fourgonnettes, les camions ou les véhicules utilisés exclusivement à titre professionnel est entièrement admissible. Une entreprise d'installation qui circule en fourgonnette à travers l'Allemagne se trouve donc dans une catégorie différente d'un représentant qui se rend à un salon professionnel en France avec une voiture de tourisme en location.
Type de carburant et mode de ravitaillement
Le type de carburant lui-même joue également un rôle. Chaque pays ne traite pas le gazole, l'essence, le GPL et la recharge électrique de la même manière dans ses règles de déduction. Un petit nombre de pays ont des dispositions distinctes pour le carburant payé par carte carburant, car la facture est alors établie au nom de la société gestionnaire de la carte plutôt qu'au nom de l'entrepreneur. Cela n'affecte pas le pourcentage, mais plutôt la question de savoir si le justificatif sera accepté comme preuve valable. En cas de doute sur un justificatif spécifique, il est judicieux de soumettre la question à un spécialiste en TVA ou de consulter la publication officielle du pays de remboursement concerné.
Véhicules loués et en leasing
Avec les véhicules loués ou en leasing, il y a une couche supplémentaire. Certains pays traitent la TVA sur le carburant pour une voiture de location différemment de celle pour une voiture appartenant à l'entreprise, par exemple parce que les frais de location entrent eux-mêmes dans une catégorie de coûts distincte avec ses propres restrictions. Pour un entrepreneur qui loue occasionnellement une voiture pour un travail à l'étranger, cela signifie que le justificatif de carburant et la facture de location peuvent être traités différemment, même s'ils concernent le même trajet.
Ce que cela signifie en pratique
Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, la conséquence pratique n'est pas qu'elles doivent mémoriser ces règles, mais que le montant accordé suite à une demande de remboursement peut varier selon le pays sans qu'il y ait d'erreur dans le justificatif ou la demande. Un montant accordé inférieur aux attentes est dans de nombreux cas une question de règles nationales de déduction, et non d'une erreur administrative. Celui qui souhaite voir comment cela s'applique à ses propres habitudes de déplacement peut demander une première indication en quelques questions avant de consacrer du temps à la collecte de justificatifs.
Comme ces différences sont établies par pays de remboursement et ne s'alignent pas nécessairement sur une logique commune, la plateforme teste automatiquement chaque catégorie de frais par rapport à ce que le pays concerné autorise, en se basant sur la liste des critères et les publications de l'administration fiscale elle-même. Le fonctionnement exact de ce test est décrit sur la page relative à d'où provient l'information. Pour un aperçu plus complet de toutes les situations concernant le carburant, les hôtels, les péages et les frais de foire, il y a la page TVA à récupérer : examiné selon votre situation.
Cette explication est descriptive et ne remplace pas un conseil fiscal sur une situation spécifique ; en cas de doute sur un justificatif particulier ou un cas limite, un spécialiste en TVA ou le texte officiel du pays de remboursement demeurent la voie appropriée. Les questions fréquemment posées sur le remboursement en général se trouvent réunies sur la page des questions fréquemment posées.
Celui qui souhaite savoir combien de ses frais de carburant à l'étranger peuvent réellement être remboursés n'a pas besoin de d'abord éplucher toutes les réglementations nationales. Le diagnostic rapide gratuit donne une première idée en quelques minutes, sans engagement et sans compte.