Όποιος βάζει καύσιμα στο εξωτερικό για την επιχείρησή του, συχνά πιστεύει ότι ο ζητούμενος ΦΠΑ λειτουργεί το ίδιο παντού: κράτησε το παραστατικό, ζήτησε το ποσοστό, τέλος. Αυτό δεν είναι σωστό. Η Οδηγία 2008/9 ρυθμίζει την πύλη και τη διαδικασία, αλλά αφήνει σε κάθε χώρα επιστροφής να αποφασίσει ποιο μέρος του ΦΠΑ στα καύσιμα θα αποδίδεται πράγματι. Η Γερμανία αντιμετωπίζει το ντίζελ για φορτηγάκια διαφορετικά από την Ιταλία την βενζίνη για ένα ιδιωτικό αυτοκίνητο, και η Γαλλία έχει πάλι δικές της εξαιρέσεις για τα μισθωμένα οχήματα.
Το αποτέλεσμα είναι ότι το ίδιο παραστατικό βενζίνης επιστρέφεται εκατό τοις εκατό σε μία χώρα και μόνο εν μέρει σε μια άλλη. Αυτό δεν σχετίζεται με σφάλματα στην αίτηση, αλλά με τους εθνικούς κανόνες έκπτωσης που εφαρμόζει η χώρα επιστροφής στον δικό της ΦΠΑ — ακόμη και αν ο αιτών είναι ένας ολλανδός επιχειρηματίας.
Γιατί η χώρα επιστροφής καθορίζει τους κανόνες, όχι η Ολλανδία
Η ιδέα πίσω από την επιστροφή ΦΠΑ της ΕΕ είναι ότι ένας επιχειρηματίας αντιμετωπίζεται όπως ένας τοπικός επιχειρηματίας σε εκείνη τη χώρα. Ένας γερμανός επιχειρηματίας που βάζει καύσιμα στη Γερμανία αντιμετωπίζει τους γερμανικούς περιορισμούς έκπτωσης για ιδιωτικά αυτοκίνητα. Αν ένας ολλανδός επιχειρηματίας ζητά επιστροφή του ίδιου γερμανικού ΦΠΑ, ισχύουν ακριβώς οι ίδιες περιορίσεις — όχι οι ολλανδικές. Αυτό σημαίνει ότι το ολλανδικό σύστημα ΦΠΑ είναι ουσιαστικά άσχετο σε αυτή την επιστροφή: η χώρα επιστροφής αξιολογεί την αίτηση σύμφωνα με τους δικούς της κανόνες, όπως καθορίζονται στον Κατάλογο Απαιτήσεων που δημοσιεύει η Αρχή Δημοσίων Εσόδων ανά χώρα.
Η διαφορά μεταξύ ιδιωτικών αυτοκινήτων και εμπορικών οχημάτων
Οι περισσότερες διαφορές μεταξύ των χωρών είναι στη μεταχείριση των ιδιωτικών αυτοκινήτων που μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν ιδιωτικά. Ορισμένες χώρες επιτρέπουν εδώ ένα σταθερό ποσοστό έκπτωσης, για παράδειγμα το ήμισυ του ΦΠΑ στα καύσιμα, ανεξάρτητα από την πραγματική επαγγελματική χρήση. Άλλες χώρες αποκλείουν κατά μεγάλο μέρος τα καύσιμα για ιδιωτικά αυτοκίνητα από την επιστροφή, ενώ τα καύσιμα για φορτηγάκια, φορτηγά ή οχήματα που χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για επαγγελματική δραστηριότητα, λαμβάνονται πλήρως υπόψη. Μια εταιρεία εγκατάστασης που ταξιδεύει με ένα φορτηγάκι στη Γερμανία, βρίσκεται έτσι σε διαφορετική κατηγορία από έναν αντιπρόσωπο που ταξιδεύει με ένα μισθωμένο ιδιωτικό αυτοκίνητο σε μια δεξίωση στη Γαλλία.
Τύπος καυσίμου και τρόπος ανεφοδιασμού
Και ο ίδιος ο τύπος του καυσίμου παίζει ρόλο. Όχι κάθε χώρα αντιμετωπίζει το ντίζελ, τη βενζίνη, το υγραέριο και τη ηλεκτρική φόρτιση εξίσου στους κανόνες έκπτωσής της. Μια μοναδική χώρα έχει ξεχωριστές διατάξεις για καύσιμα που χρεώθηκαν μέσω κάρτας ανεφοδιασμού, επειδή το παραστατικό είναι τότε ονοματι της εταιρείας κάρτας ανεφοδιασμού και όχι ονοματι του επιχειρηματία. Αυτό δεν επηρεάζει το ύψος του ποσοστού, αλλά το κατά πόσον το παραστατικό γίνεται δεκτό ως έγκυρο αποδεικτικό στοιχείο. Όποιος έχει αμφιβολίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο παραστατικό, θα ήταν καλό να το υποβάλει σε έναν ειδικό ΦΠΑ ή να συμβουλευθεί την επίσημη δημοσίευση της χώρας επιστροφής.
Μισθωμένα και χρηματοδοτούμενα οχήματα
Για μισθωμένα ή χρηματοδοτούμενα οχήματα, προστίθεται ένα επιπλέον στρώμα. Ορισμένες χώρες αξιολογούν τον ΦΠΑ στα καύσιμα για ένα μισθωμένο αυτοκίνητο διαφορετικά από ότι για ένα αυτοκίνητο που ανήκει στην επιχείρηση, για παράδειγμα επειδή τα ίδια κόστη μίσθωσης εμπίπτουν ήδη κάτω από μια ξεχωριστή κατηγορία κόστους με δικούς της περιορισμούς. Για έναν επιχειρηματία που ενοικιάζει ένα αυτοκίνητο κατά περίσταση για ένα εξωτερικό έργο, αυτό σημαίνει ότι το παραστατικό καυσίμων και η σύμβαση μίσθωσης μπορεί να αξιολογηθούν διαφορετικά, παρόλο που ανήκουν στο ίδιο ταξίδι.
Τι σημαίνει αυτό στην πράξη
Για τους περισσότερους μικρομεσαίους επιχειρηματίες, το πρακτικό αποτέλεσμα δεν είναι ότι πρέπει να απομνημονεύσουν αυτούς τους κανόνες, αλλά ότι το αποτέλεσμα ενός αιτήματος ανάκτησης φόρου ανά χώρα μπορεί να διαφέρει χωρίς να υπάρχει κάποιο σφάλμα στην απόδειξη ή στην αίτηση. Ένα χαμηλότερο εγκεκριμένο ποσό από ό,τι αναμένεται είναι στις περισσότερες περιπτώσεις θέμα εθνικών κανόνων έκπτωσης, όχι διοικητικού σφάλματος. Όποιος θέλει να δει πώς αυτό εφαρμόζεται στα δικά του πρότυπα ταξιδιού, μπορεί να ζητήσει μια πρώτη ένδειξη σε μερικές ερωτήσεις πριν αφιερώσει χρόνο στη συλλογή αποδείξεων.
Επειδή αυτές οι διαφορές καθορίζονται ανά χώρα ανάκτησης και δεν συνδέονται απαραίτητα λογικά μεταξύ τους, η πλατφόρμα ελέγχει αυτόματα κάθε κατηγορία δαπάνης σύμφωνα με ό,τι επιτρέπει η σχετική χώρα, με βάση τη λίστα απαιτήσεων και τις ίδιες τις δημοσιεύσεις της φορολογικής αρχής. Ο τρόπος που ακριβώς δομείται αυτός ο έλεγχος περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με από πού προέρχεται η πληροφορία. Για μια πληρέστερη επισκόπηση όλων των καταστάσεων γύρω από καύσιμα, ξενοδοχεία, διόδια και έξοδα διεξαγωγής εκδηλώσεων υπάρχει η σελίδα ανάκτηση ΦΠΑ ανά κατάσταση.
Αυτή η εξήγηση είναι περιγραφική και δεν αντικαθιστά τη φορολογική συμβουλή σχετικά με μια συγκεκριμένη κατάσταση. Για αμφιβολίες σχετικά με μια ατομική απόδειξη ή μια οριακή περίπτωση, ένας ειδικός ΦΠΑ ή το επίσημο κείμενο της χώρας ανάκτησης είναι η κατάλληλη διέξοδος. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με την ανάκτηση γενικά συγκεντρώνονται στη σελίδα με συχνές ερωτήσεις.
Όποιος θέλει να μάθει πόσα από τα δικά του έξοδα καυσίμων στο εξωτερικό δικαιούνται ουσιαστικά ανάκτησης φόρου, δεν χρειάζεται πρώτα να μελετήσει όλους τους εθνικούς κανόνες. Η δωρεάν γρήγορη επισκόπηση δίνει μια πρώτη εικόνα σε λίγα λεπτά, χωρίς υποχρεώσεις και χωρίς λογαριασμό.