Quem abastece no estrangeiro para a sua empresa costuma pensar que o IVA reembolsado funciona da mesma forma em toda a parte: guardar o recibo, pedir o reembolso da percentagem, pronto. Isso não é correto. A Diretiva 2008/9 regula o portal e o procedimento, mas deixa a cada país de reembolso a decisão sobre qual parte do IVA sobre combustível é efetivamente concedida. A Alemanha trata o gasóleo para comerciais de forma diferente de Itália que trata a gasolina para automóveis de passageiros, e França tem as suas próprias exceções para veículos alugados.
O resultado é que o mesmo recibo de abastecimento é totalmente reembolsado num país e apenas parcialmente noutro. Isto não tem nada a ver com erros no pedido, mas com as regras nacionais de dedução que o país de reembolso aplica ao seu próprio IVA — mesmo que o requerente seja um empresário holandês.
Porque é que o país de reembolso define as regras, não a Holanda
A ideia por trás do reembolso de IVA da UE é que um empresário seja tratado como um empresário local nesse país. Um empresário alemão que abastece na Alemanha tem de lidar com as restrições alemãs de dedução para automóveis de passageiros. Se um empresário holandês pedir o reembolso do mesmo IVA alemão, aplicam-se exatamente as mesmas restrições — não as holandesas. Isto significa que o sistema de IVA holandês não é relevante para este reembolso: o país de reembolso avalia o pedido de acordo com as suas próprias regras, tal como estão estabelecidas na lista de requisitos que a Autoridade Tributária publica por país.
A diferença entre automóveis de passageiros e veículos comerciais
A maioria das diferenças entre países situa-se no tratamento de automóveis de passageiros que também podem ser utilizados privadamente. Alguns países permitem uma percentagem de dedução fixa para isto, por exemplo metade do IVA sobre combustível, independentemente do uso efetivo comercial. Outros países excluem largamente o combustível para automóveis de passageiros do reembolso, enquanto o combustível para comerciais, camiões ou veículos utilizados exclusivamente para fins comerciais é totalmente elegível. Uma empresa de instalação que circula numa carrinha pela Alemanha está portanto numa categoria diferente de um representante que viaja com um automóvel de passageiros em regime de locação para uma feira em França.
Tipo de combustível e forma de abastecimento
O próprio tipo de combustível também importa. Nem todos os países tratam o gasóleo, gasolina, GLP e carregamento elétrico da mesma forma nas suas regras de dedução. Um país tem disposições separadas para combustível pago através de um cartão de combustível, porque a fatura fica então em nome da empresa gestora do cartão em vez de em nome do empresário. Isto não afeta a altura da percentagem, mas sim a questão de saber se o recibo é aceite como prova válida. Se tiver dúvidas sobre isto com um recibo específico, é aconselhável apresentá-lo a um especialista em IVA ou consultar a publicação oficial do país de reembolso em questão.
Veículos alugados ou em regime de locação
Com veículos alugados ou em regime de locação, há mais uma camada. Alguns países avaliam o IVA sobre combustível de um carro alugado de forma diferente do de um carro que é propriedade da empresa, por exemplo porque os custos de aluguel em si estão já sob uma categoria de custos separada com restrições próprias. Para um empresário que aluga ocasionalmente um carro para um trabalho no estrangeiro, isto significa que o recibo de combustível e a fatura de aluguel podem ser avaliados de forma diferente, mesmo que façam parte da mesma deslocação.
O que isso significa na prática
Para a maioria das PME, a consequência prática não é que tenham de memorizar estas regras, mas sim que o resultado de um pedido de reembolso pode variar consoante o país, sem que nada tenha corrido mal com o recibo ou o pedido. Um montante reembolsado inferior ao esperado é, em muitos casos, uma questão de regras nacionais de dedução, e não um erro administrativo. Quem quiser ver como isto se reflete nos seus próprios padrões de viagem, pode obter uma primeira indicação em poucas perguntas antes de gastar tempo na recolha de recibos.
Como estas diferenças são estabelecidas por país de reembolso e não necessariamente se articulam de forma lógica, a plataforma testa automaticamente cada tipo de custo em relação ao que o país em questão permite, com base na lista de requisitos e nas publicações da própria autoridade tributária. A forma como este teste está estruturado encontra-se descrita na página sobre sobre a origem da informação. Para uma visão geral mais completa de todas as situações relacionadas com combustível, hotéis, portagens e custos de feiras, existe a página recuperação de IVA por situação.
Esta explicação é descritiva e não substitui o aconselhamento fiscal sobre uma situação específica; em caso de dúvida sobre um recibo individual ou um caso limite, um especialista em IVA ou o texto oficial do país de reembolso é o caminho indicado. As perguntas frequentes sobre o reembolso em geral estão compiladas na página de perguntas frequentes.
Quem quiser saber quanto dos seus próprios custos de combustível no estrangeiro se qualifica efetivamente para reembolso não precisa de consultar primeiro todas as regras nacionais. A verificação rápida gratuita oferece uma primeira perspetiva em poucos minutos, sem obrigações e sem conta.