Wer im Ausland für seinen Betrieb tankt, geht oft davon aus, dass die angeforderte Umsatzsteuer überall gleich funktioniert: Quittung aufbewahren, Prozentsatz anfordern, fertig. Das stimmt nicht. Die Richtlinie 2008/9 regelt das Portal und das Verfahren, überlässt aber jedem Erstattungsland selbst, welcher Teil der Umsatzsteuer auf Kraftstoff tatsächlich gewährt wird. Deutschland behandelt Diesel für Lieferwagen anders als Italien Benzin für einen Personenkraftwagen, und Frankreich hat wieder eigene Ausnahmen für gemietete Fahrzeuge.
Die Folge ist, dass dieselbe Tankquittung in dem einen Land zu hundert Prozent erstattet wird und in dem anderen Land nur teilweise. Das hat nichts mit Fehlern im Antrag zu tun, sondern mit den nationalen Abzugsregelungen, die das Erstattungsland auf seine eigene Umsatzsteuer anwendet – auch wenn der Antragsteller ein niederländischer Unternehmer ist.
Warum das Erstattungsland die Regeln bestimmt, nicht die Niederlande
Der Gedanke hinter der EU-Erstattung ist, dass ein Unternehmer behandelt wird wie ein lokaler Unternehmer in diesem Land. Ein deutscher Unternehmer, der in Deutschland tankt, unterliegt den deutschen Abzugsbeschränkungen für Personenkraftwagen. Fordert ein niederländischer Unternehmer dieselbe deutsche Umsatzsteuer zurück, gelten genau dieselben Beschränkungen – nicht die niederländischen. Das bedeutet, dass das niederländische Umsatzsteuersystem bei dieser Erstattung faktisch nicht relevant ist: Das Erstattungsland prüft den Antrag anhand seiner eigenen Regeln, wie in der Anforderungsliste festgehalten, die der Steuerdienst pro Land veröffentlicht.
Der Unterschied zwischen Personenkraftwagen und Betriebswagen
Die meisten Unterschiede zwischen Ländern liegen in der Behandlung von Personenkraftwagen, die auch privat genutzt werden können. Einige Länder gewähren hier einen festen Abzugsprozentsatz, beispielsweise die Hälfte der Umsatzsteuer auf Kraftstoff, unabhängig von der tatsächlichen geschäftlichen Nutzung. Andere Länder schließen Kraftstoff für Personenkraftwagen weitgehend von der Erstattung aus, während Kraftstoff für Lieferwagen, Lastkraftwagen oder Fahrzeuge, die ausschließlich geschäftlich genutzt werden, vollständig anerkannt wird. Ein Installationsbetrieb, der mit einem Lieferwagen durch Deutschland fährt, befindet sich damit in einer anderen Kategorie als ein Vertreter, der mit einem geleasten Personenkraftwagen zu einer Messe nach Frankreich fährt.
Kraftstoffart und Tankweise
Auch die Kraftstoffart selbst spielt eine Rolle. Nicht jedes Land behandelt Diesel, Benzin, Flüssiggas und Elektroladen gleich in seinen Abzugsregeln. Ein einzelnes Land kennt separate Regelungen für Kraftstoff, der über eine Tankkarte abgerechnet wurde, da die Rechnung dann auf den Namen des Tankkartenbetreibers lautet statt auf den Namen des Unternehmers selbst. Das berührt nicht die Höhe des Prozentsatzes, aber sehr wohl die Frage, ob das Quittchen als gültiger Beleg akzeptiert wird. Wer bei einer konkreten Quittung Zweifel hat, tut gut daran, dies einem Umsatzsteuer-Spezialisten vorzulegen oder die offizielle Veröffentlichung des betreffenden Erstattungslandes zu konsultieren.
Miet- und Leasingfahrzeuge
Bei gemieteten oder geleasten Fahrzeugen kommt noch eine Ebene hinzu. Einige Länder beurteilen die Umsatzsteuer auf Kraftstoff für einen Mietwagen anders als für ein Fahrzeug, das sich im Eigentum des Unternehmens befindet, beispielsweise weil die Mietkosten selbst bereits unter eine separate Kostenstelle mit eigenen Beschränkungen fallen. Für einen Unternehmer, der gelegentlich ein Auto für einen ausländischen Einsatz mietet, bedeutet dies, dass die Tankquittung und die Mietrechnung möglicherweise unterschiedlich beurteilt werden, auch wenn sie zur selben Fahrt gehören.
Was dies in der Praxis bedeutet
Für die meisten KMU-Unternehmer bedeutet dies in der Praxis nicht, dass sie diese Vorschriften auswendig lernen müssen, sondern dass das Ergebnis eines Erstattungsantrags je nach Land unterschiedlich ausfallen kann, ohne dass etwas mit dem Beleg oder dem Antrag selbst nicht stimmt. Ein niedrigerer als erwarteter Erstattungsbetrag ist in vielen Fällen eine Frage der nationalen Abzugsvorschriften und nicht ein administrativer Fehler. Wer sehen möchte, wie sich dies auf die eigenen Fahrten auswirkt, kann in wenigen Fragen eine erste Schätzung abrufen bevor Zeit in die Belegsammlung investiert wird.
Da diese Unterschiede von Erstattungsland zu Erstattungsland festgelegt werden und nicht zwingend logisch aufeinander abgestimmt sind, prüft die Plattform jede Kostenart automatisch anhand dessen, was das betreffende Land zulässt, basierend auf der Anforderungsliste und den Veröffentlichungen der Steuerbehörde selbst. Wie diese Prüfung genau aufgebaut ist, wird auf der Seite über woher die Informationen kommen. Für einen umfassenderen Überblick über alle Situationen rund um Kraftstoff, Hotels, Maut und Messestände finden Sie auf der Seite Umsatzsteuer je nach Situation zurückgefordert.
Diese Erläuterung ist beschreibend und ersetzt keine Steuerberatung zu einer bestimmten Situation; im Falle von Zweifeln an einem einzelnen Beleg oder in Grenzfällen sind ein Mehrwert-Steuerspezialist oder der offizielle Text des Erstattungslandes der richtige Weg. Häufig gestellte Fragen zur Erstattung im Allgemeinen finden sich zusammengefasst auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Wer wissen möchte, wie viel der eigenen Kraftstoffkosten im Ausland tatsächlich zur Erstattung berechtigt ist, muss nicht zuerst alle Landesvorschriften durchgehen. Der kostenlose Quick-Check gibt innerhalb weniger Minuten einen ersten Überblick, ohne Verpflichtungen und ohne Konto.