Der Betrag, den Sie auf einer ausländischen Kraftstoffrechnung zurückbekommen, wird durch drei Faktoren bestimmt: der Steuersatz, den das Land auf Kraftstoff anwendet, ob dieses Land Kraftstoff für Personenkraftwagen vollständig, teilweise oder gar nicht zur Rückerstattung zulässt, und ob Ihr Gesamtantrag für den Zeitraum über dem Schwellenwert liegt. Es gibt also keinen festen Prozentsatz, der für ganz Europa gilt.
Der Steuersatz selbst unterscheidet sich je nach Land und liegt normalerweise zwischen 19 und 27 Prozent, aber dieser Prozentsatz sagt nichts darüber aus, was Sie wirklich zurückbekommen. Manche Länder schließen nämlich Kraftstoff für Personenkraftwagen teilweise von der Rückerstattung aus, während derselbe Kraftstoff für einen Lieferwagen oder Lastwagen vollständig abzugsfähig ist. Diese Unterscheidung ist pro Land in der Anforderungsliste des Finanzamts festgelegt und bestimmt in der Praxis mehr als nur der Satz allein.
Warum der Satz nicht die ganze Geschichte ist
Eine Richtlinie wie 2008/9 regelt das Verfahren der Rückerstattung: wie Sie den Antrag einreichen, innerhalb welcher Frist und über welches Portal. Die Richtlinie bestimmt nicht, welcher Teil der Umsatzsteuer ein Land gewährt. Diese Entscheidung liegt beim Rückerstattungsland selbst, und genau da liegt der Unterschied zwischen zwei Rechnungen, die auf den ersten Blick identisch aussehen. Eine Tankstelle mit einem Personenkraftwagen in einem Land ergibt daher einen anderen Prozentsatz als dieselbe Tankstelle mit einem Lieferwagen oder dieselbe Tankstelle in einem anderen Land.
Daneben spielt die Art des Kraftstoffs eine Rolle. Diesel, Benzin und Flüssiggas werden nicht überall gleich behandelt, und manche Länder unterscheiden auch zwischen Pendelverkehr und sonstiger geschäftlicher Nutzung. Das ist genau die Art von Detail, bei der es keinen Sinn macht, selbst pro Land herauszufinden, was erlaubt ist und was nicht; das ist der Grund, warum ein Rückerstattungsantrag pro Land separat überprüft wird, bevor er eingereicht wird.
Der Schwellenwert spielt auch eine Rolle
Neben dem Satz und den Landesregeln spielt der Schwellenwert eine Rolle darin, was letztendlich ausgezahlt wird. Ein Antrag, der unter dem Schwellenwert bleibt, wird nicht bearbeitet, auch wenn jede Rechnung für sich korrekt ist. Wer Kraftstoffrechnungen liegen lässt, weil es nicht ganz auszureichen scheint, verpasst manchmal einen Betrag, der qualifiziert hätte, sobald er zusammen mit anderen Kostenarten — Maut, Parkgebühren, eine Hotelübernachtung — über den Schwellenwert kam. Das ist einer der Gründe, warum die Kombination von Kostenarten in einem Antrag einen Unterschied macht.
Wer wissen möchte, was dies konkret für die eigene Geschäftssituation bedeutet, kann das am schnellsten sehen, indem man ein paar Fragen beantwortet und sofort eine Schätzung erhält. Das Ergebnis ist eine Schätzung auf der Grundlage, wie oft und in welchen Ländern geschäftlich gefahren wird; erst das Rückerstattungsland selbst bestimmt am Ende den definitiven Betrag.
Was dies für die Verwaltung bedeutet
Da der Betrag pro Land und Fahrzeugtyp unterschiedlich ist, reicht es nicht aus, nur den Steuerbetrag auf der Rechnung zu notieren. Wichtig sind auch das Land, in dem getankt wurde, der Fahrzeugtyp, mit dem gefahren wurde, und ob es sich um einen Personenkraftwagen oder ein Geschäftsfahrzeug handelt. Wer das von Anfang an dokumentiert, verhindert, dass Rechnungen später nicht mehr der richtigen Kostenkategorie zugeordnet werden können. Mehr über die Zusammensetzung und Überprüfung eines solchen Antrags finden Sie auf der Seite über Umsatzsteuer je nach Situation zurückgefordert.
Die Quellen hinter diesen Regeln — die Richtlinie selbst, die Anforderungsliste pro Land und die Veröffentlichungen der Finanzbehörden — sind nicht überall eindeutig formuliert, und Länder passen ihre Regeln manchmal an. Wie diese Informationen verwaltet werden und mit welchem Datum sie abgerufen wurden, wird auf der Seite erläutert woher die Informationen kommen.
Da die Regeln je Land unterschiedlich sind und je Kostenart leicht unterschiedlich ausfallen können, ist es schwierig, allgemein zu sagen, welcher Ertrag ein bestimmter Beleg bringt. Bei Fragen, die über die Schätzung hinausgehen – beispielsweise bei einer Grenzfrage zwischen Privatnutzung und Geschäftsnutzung – verweisen wir an einen Umsatzsteuer-Spezialisten weiter; wir prüfen und reichen ein, geben aber keine Steuerberatung zu einzelnen Situationen.
Wer lieber zunächst die häufig gestellten Fragen durchliest, bevor etwas ausgefüllt wird, findet diese auf der Seite mit häufig gestellten Fragen. Und wer nach dem Lesen neugierig ist, was in der eigenen Situation liegen bleibt, kann völlig unverbindlich und kostenlos die Schnellprüfung durchführen, um zu sehen, worauf sich das beläuft.