O montante que recupera num recibo de combustível estrangeiro é determinado por três fatores: a taxa de IVA que o país aplica ao combustível, se esse país permite a recuperação total, parcial ou nenhuma de combustível para automóveis de passageiros, e se o seu pedido total durante o período ultrapassa o valor-limite. Portanto, nunca é uma percentagem fixa que se aplique em toda a Europa.
A própria taxa de IVA varia por país e situa-se geralmente entre 19 e 27 por cento, mas essa percentagem não diz nada sobre o que recupera realmente. Alguns países, nomeadamente, excluem parcialmente o combustível para automóveis de passageiros do reembolso, enquanto o mesmo combustível para uma carrinha ou camião é totalmente dedutível. Essa distinção é estabelecida por país na lista de Requisitos da Autoridade Tributária e determina na prática mais do que apenas a taxa.
Por que a taxa não é toda a história
Uma diretiva como a 2008/9 regulamenta o processo de reembolso: como apresenta o pedido, dentro de que prazo e através de qual portal. A diretiva não determina que parte da IVA um país concede. Essa escolha compete ao país de reembolso, e é precisamente aí que reside a diferença entre dois recibos que à primeira vista parecem idênticos. Um abastecimento com um automóvel de passageiros num país produz assim uma percentagem diferente da mesma abastecimento com uma carrinha, ou o mesmo abastecimento noutro país.
Além disso, o tipo de combustível também conta. Gasóleo, gasolina e GLP não recebem o mesmo tratamento em toda a parte, e alguns países fazem ainda uma distinção entre deslocações casa-trabalho e outros usos comerciais. Este é precisamente o tipo de detalhe para o qual não faz sentido consultar por país o que é permitido ou não; é a razão pela qual um pedido de reembolso é verificado por país em separado antes de ser apresentado.
O valor-limite também conta
Para além da taxa e das regras nacionais, o valor-limite desempenha um papel no montante finalmente reembolsado. Um pedido que fique abaixo do limite não é processado, mesmo que cada recibo seja correto em si. Quem deixa recibos de combustível de lado porque não parecem ser suficientes perde assim por vezes um montante que teria qualificado assim que tivesse sido combinado com outras categorias de custos — portagem, estacionamento, uma noite de hotel — sobre o limite. Esta é uma das razões pelas quais combinar categorias de custos num único pedido faz diferença.
Quem quiser saber o que isto significa concretamente para a sua própria situação empresarial pode ver isso da forma mais rápida respondendo a algumas perguntas e recebendo imediatamente uma estimativa. O resultado é uma estimativa baseada na frequência e nos países em que se viaja comercialmente; apenas o país de reembolso determinará o montante definitivo.
O que isto significa para a administração
Como o montante varia por país e por tipo de veículo, não é suficiente apenas anotar o montante de IVA no recibo. O que importa também é o país onde abasteceu, o tipo de veículo com que viajou e se se trata de um automóvel de passageiros ou um veículo comercial. Quem mantiver registos desde o início evita que os recibos não possam mais tarde ser atribuídos à categoria de custos correta. Mais informações sobre como esse pedido é construído e verificado estão na página sobre recuperação de IVA por situação.
As fontes por trás destas regras — a própria diretiva, a lista de Requisitos por país e as publicações das autoridades tributárias — nem sempre são formuladas de forma inequívoca, e os países por vezes alteram as suas regras. Como essa informação é mantida e com que data foi consultada está explicado na página sobre a origem da informação.
Como as regras variam por país e podem sair ligeiramente diferentes conforme o tipo de custo, é difícil dizer em geral o que um recibo específico rende. Para questões que vão além da indicação, por exemplo sobre um caso limítrofe entre uso pessoal e empresarial, encaminhamos para um especialista em imposto sobre valor agregado; testamos e apresentamos solicitações, mas não oferecemos aconselhamento fiscal sobre situações individuais.
Quem prefere ler as perguntas frequentes antes de preencher algo encontra-as em a página de perguntas frequentes. E quem, após a leitura, fica curioso sobre quanto fica em aberto na sua situação, pode fazer a varredura rápida de forma totalmente isenta de compromisso e gratuita para ver em quanto fica.