Wie in het buitenland tankt voor zijn bedrijf, denkt vaak dat de teruggevraagde btw overal hetzelfde werkt: bon bewaren, percentage terugvragen, klaar. Dat klopt niet. Richtlijn 2008/9 regelt het portaal en de procedure, maar laat aan elk teruggaafland zelf over welk deel van de btw op brandstof daadwerkelijk wordt toegekend. Duitsland behandelt diesel voor bestelwagens anders dan Italië benzine voor een personenauto, en Frankrijk kent weer eigen uitzonderingen voor gehuurde voertuigen.
Het gevolg is dat dezelfde tankbon in het ene land voor honderd procent terugkomt en in het andere land maar voor een deel. Dat heeft niets te maken met fouten in de aanvraag, maar met de nationale aftrekregels die het teruggaafland toepast op zijn eigen btw — ook als de aanvrager een Nederlandse ondernemer is.
Waarom het teruggaafland de regels bepaalt, niet Nederland
De gedachte achter de EU-teruggaaf is dat een ondernemer wordt behandeld zoals een lokale ondernemer in dat land. Een Duitse ondernemer die in Duitsland tankt, krijgt te maken met de Duitse aftrekbeperkingen voor personenauto's. Vraagt een Nederlandse ondernemer diezelfde Duitse btw terug, dan gelden precies dezelfde beperkingen — niet de Nederlandse. Dat betekent dat het Nederlandse btw-stelsel bij deze teruggaaf feitelijk niet relevant is: het teruggaafland toetst het verzoek aan zijn eigen regels, zoals vastgelegd in de Vereisten-lijst die de Belastingdienst per land publiceert.
Het verschil tussen personenauto's en bedrijfswagens
De meeste verschillen tussen landen zitten in de behandeling van personenauto's die ook privé gebruikt kunnen worden. Sommige landen staan hier een vast aftrekpercentage voor toe, bijvoorbeeld de helft van de btw op brandstof, ongeacht het werkelijke zakelijke gebruik. Andere landen sluiten brandstof voor personenauto's grotendeels uit van teruggaaf, terwijl brandstof voor bestelwagens, vrachtwagens of voertuigen die uitsluitend zakelijk worden ingezet, wel volledig in aanmerking komt. Een installatiebedrijf dat met een bestelbus door Duitsland rijdt, zit daarmee in een andere categorie dan een vertegenwoordiger die met een leasepersonenauto naar een beurs in Frankrijk rijdt.
Brandstofsoort en wijze van tanken
Ook de brandstofsoort zelf speelt mee. Niet elk land behandelt diesel, benzine, LPG en elektrisch laden gelijk in zijn aftrekregels. Een enkel land kent aparte bepalingen voor brandstof die via een tankpas is afgerekend, omdat de factuur dan op naam van de tankpasmaatschappij staat in plaats van op naam van de ondernemer zelf. Dat raakt niet de hoogte van het percentage, maar wel de vraag of het bonnetje als geldig bewijsstuk wordt geaccepteerd. Wie hierover twijfelt bij een concrete bon, doet er goed aan dit voor te leggen aan een btw-specialist of de officiële publicatie van het betreffende teruggaafland te raadplegen.
Huur- en leasevoertuigen
Bij gehuurde of geleaste voertuigen komt er nog een laag bij. Sommige landen beoordelen de btw op brandstof voor een huurauto anders dan voor een auto die in eigendom van de onderneming is, bijvoorbeeld omdat de huurkosten zelf al onder een aparte kostensoort vallen met eigen beperkingen. Voor een ondernemer die incidenteel een auto huurt voor een buitenlandse klus, betekent dit dat de brandstofbon en de huurfactuur mogelijk verschillend worden beoordeeld, ook al horen ze bij dezelfde rit.
Wat dit in de praktijk betekent
Voor de meeste MKB-ondernemers is het praktische gevolg niet dat zij deze regels uit hun hoofd moeten leren, maar dat de uitkomst van een teruggaafverzoek per land kan afwijken zonder dat er iets mis is gegaan met de bon of de aanvraag. Een lager toegekend bedrag dan verwacht is in veel gevallen een kwestie van nationale aftrekregels, niet van een administratieve fout. Wie wil zien hoe dit voor de eigen rijpatronen uitpakt, kan in een paar vragen een eerste indicatie opvragen voordat er tijd in het verzamelen van bonnen gaat zitten.
Omdat deze verschillen per teruggaafland worden vastgelegd en niet per se logisch op elkaar aansluiten, toetst het platform elke kostensoort automatisch aan wat het betreffende land toestaat, op basis van de Vereisten-lijst en de publicaties van de belastingdienst zelf. Hoe die toetsing precies is opgebouwd, staat beschreven op de pagina over waar de informatie vandaan komt. Voor een vollediger overzicht van alle situaties rond brandstof, hotels, tol en beurskosten is er de pagina btw terugvragen per situatie uitgezocht.
Deze toelichting is beschrijvend en vervangt geen fiscaal advies over een specifieke situatie; voor twijfel over een individuele bon of een grensgeval blijft een btw-specialist of de officiële tekst van het teruggaafland de aangewezen weg. Veelgestelde vragen over de teruggaaf in het algemeen staan gebundeld op de pagina met veelgestelde vragen.
Wie wil weten hoeveel van de eigen brandstofkosten in het buitenland daadwerkelijk voor teruggaaf in aanmerking komt, hoeft niet eerst alle landsregels door te spitten. De gratis quick-scan geeft binnen een paar minuten een eerste beeld, zonder verplichtingen en zonder account.