Het bedrag dat u terugkrijgt op een buitenlandse brandstofbon wordt bepaald door drie dingen: het btw-tarief dat het land op brandstof rekent, of dat land brandstof voor personenauto's volledig, gedeeltelijk of helemaal niet laat terugvragen, en of uw totale verzoek over de periode boven het drempelbedrag uitkomt. Het is dus nooit een vast percentage dat voor heel Europa geldt.
Het btw-tarief zelf verschilt per land en ligt meestal tussen de 19 en 27 procent, maar dat percentage zegt nog niets over wat u werkelijk terugkrijgt. Sommige landen sluiten brandstof voor personenauto's namelijk gedeeltelijk uit van teruggaaf, terwijl dezelfde brandstof voor een bestelbus of vrachtwagen wel volledig aftrekbaar is. Dat onderscheid staat per land vastgelegd in de Vereisten-lijst van de Belastingdienst en bepaalt in de praktijk meer dan het tarief alleen.
Waarom het tarief niet het hele verhaal is
Een richtlijn als 2008/9 regelt het proces van de teruggaaf: hoe u het verzoek indient, binnen welke termijn en via welk portaal. De richtlijn bepaalt niet wélk deel van de btw een land toekent. Die keuze ligt bij het teruggaafland zelf, en juist daar zit het verschil tussen twee bonnen die er op het eerste gezicht identiek uitzien. Een tankbeurt met een personenauto in het ene land levert daardoor een ander percentage op dan diezelfde tankbeurt met een bestelbus, of dezelfde tankbeurt in een ander land.
Daarnaast telt het soort brandstof mee. Diesel, benzine en LPG worden niet overal gelijk behandeld, en sommige landen maken bovendien onderscheid tussen woon-werkverkeer en overig zakelijk gebruik. Dat is precies het type detail waarvoor het geen zin heeft om zelf per land uit te zoeken wat wel en niet mag; het is de reden waarom een teruggaafverzoek per land apart wordt getoetst voordat het wordt ingediend.
Het drempelbedrag telt ook mee
Naast het tarief en de landregels speelt het drempelbedrag een rol in wat er uiteindelijk uitbetaald wordt. Een verzoek dat onder de drempel blijft, wordt niet in behandeling genomen, ook al is elke bon op zichzelf correct. Wie brandstofbonnen laat liggen omdat het net niet genoeg lijkt, mist daardoor soms een bedrag dat wel had gekwalificeerd zodra het samen met andere kostensoorten — tol, parkeren, een hotelovernachting — over de drempel kwam. Dat is één van de redenen waarom het combineren van kostensoorten binnen één verzoek verschil maakt.
Wie wil weten wat dit concreet voor de eigen bedrijfssituatie betekent, kan dat het snelst zien met een paar vragen beantwoorden en direct een indicatie krijgen. De uitkomst is een schatting op basis van hoe vaak en in welke landen zakelijk wordt gereden; pas het teruggaafland zelf bepaalt uiteindelijk het definitieve bedrag.
Wat dit voor de administratie betekent
Omdat het bedrag per land en per voertuigtype verschilt, is het niet genoeg om alleen het btw-bedrag op de bon te noteren. Van belang zijn ook het land waar getankt is, het type voertuig waarmee is gereden, en of het om een personenauto of bedrijfsvoertuig gaat. Wie dat vanaf het begin bijhoudt, voorkomt dat bonnen later niet meer te herleiden zijn naar de juiste kostensoort. Meer over hoe zo'n verzoek wordt opgebouwd en getoetst staat op de pagina over btw terugvragen per situatie uitgezocht.
De bronnen achter deze regels — de richtlijn zelf, de Vereisten-lijst per land en de publicaties van de belastingdiensten — zijn niet overal even eenduidig geformuleerd, en landen passen hun regels soms aan. Hoe die informatie wordt bijgehouden en met welke datum ze is geraadpleegd, staat toegelicht op de pagina waar de informatie vandaan komt.
Omdat de regels per land verschillen en per kostensoort net iets anders kunnen uitpakken, is het lastig om in het algemeen te zeggen wat een specifieke bon oplevert. Voor vragen die verder gaan dan de indicatie, bijvoorbeeld over een grensgeval tussen personen- en bedrijfsgebruik, verwijzen wij door naar een btw-specialist; wij toetsen en dienen in, maar geven geen fiscaal advies over individuele situaties.
Wie liever eerst de veelgestelde vragen doorleest voordat er iets wordt ingevuld, vindt die op de pagina met veelgestelde vragen. En wie na het lezen benieuwd is wat er in de eigen situatie blijft liggen, kan geheel vrijblijvend en gratis de quick-scan doen om te zien waar dat op uitkomt.