K vrácení DPH z Francie potřebujete v podstatě čtyři druhy podkladů: faktury odpovídající francouzským požadavkům, důkaz, že je vaše podnik usazen v Nizozemsku a je osobou povinnou platit DPH, plná moc, kterou lze podat žádost jménem vaší firmy, a jako samostatná kategorie, doklady k mýtnému. Bez těchto podkladů nelze žádost podать v plném rozsahu, a neúplná žádost riskuje, že Francie jako vrací se stát požádá o doplnění nebo žádost zamítne.
Mýtné si zaslouží zvláštní zmínku, protože se jedná o nákladovou položku, která funguje jinak než hotelová faktura či doklad o tankovacích nákladech. Kdo pravidelně cestuje Francií kvůli instalačním pracem, přepravě nebo návštěvě veletrhů, zaplatí za každý úsek malou částku, ale během roku se to rychle nahromadí na podstatnou část celkové žádosti. Právě proto, že se jedná o mnoho malých částek, které se strhávají prostřednictvím mýtné brány, se tato položka přehlíží častěji než samostatná faktura, která je jasně rozpoznatelná.
Faktury: základ každé žádosti
Každá francouzská faktura zahrnutá do žádosti musí obsahovat řadu údajů: jméno a adresu poskytovatele, francouzské DIČ, datum faktury, popis poskytnuté služby nebo produktu, částku bez a s DPH a použitou sazbu. Pokiad z čerpací stanice obvykle splňuje tyto požadavky, pokud je kompletně vytisknut, a také hotelové faktury obsahují tyto údaje standardně. U nákladů na veletrhy nebo catering někdy chybí část, například DIČ pořadatele, a pak žádost na tento náklad není kompletní.
Mýtné: proč jde o samostatnou položku a rychle se nahromadí
Kdo v Francii jezdí s mýtnou kartou, jako je télépéage, nedostane fakturu za každý průjezd, ale měsíční výpis od mýtného operátora. V praxi se tento výpis počítá jako souhrnná faktura, ale aby byl použitelný pro žádost o vrácení DPH, musí mýtné uvádět odděleně. Protože se jedná o výpis namísto jednotlivých dokladů, mýtné se často nepozná jako samostatná nákladová položka, přestože u firem, které pravidelně cestují Francií, jde často o jednu z největších položek v žádosti. Nákladová položka, která se na jeden výjezd zdá malá, se během dvanácti měsíců často počítá značně více než se očekávalo.
Důkaz usídlení a podnikatelství
Kromě samotných faktur je třeba důkaz, že žádost pochází od nizozemského podniku povinného platit DPH. To se obvykle provádí výpisem z Obchodního rejstříku a údaji, kterými správa daní zaregistrovala podnik jako osobu povinnou platit DPH. Tato část patří do ověřování klienta, které předchází podání žádostí, a je jednoduše zafixováno na začátku.
Plná moc k podání jménem vás
Protože se žádost o vrácení DPH podává prostřednictvím portálu nizozemské správy daní a odtud se předávat Francii, je nutná plná moc, pokud to jménem podniku dělá třetí strana. Tato plná moc zajistí, že žádosti, doplňující otázky a vrácení se dostanou na správné místo, aniž by se podnikatel musel sám přihlašovat ke každé žádosti. Kdo chce vědět přesně, jak tento krok vypadá, může si to přečíst na stránce kde vám ukážeme, jak se podání provádí.
Co se stane, pokud chybí některý podklad
Pokud je faktura neúplná nebo mýtný výpis nesouhlasí, Francie jako vrací se stát si může vyžádat doplnění. To stojí čas, a čas je v tomto režimu vzácný, protože právo na vrácení zaniká k pevně stanovenému datu. Jak takový návrh vypadá pro každou nákladovou položku a které doklady konkrétně patří k tankovacím nákladům, hotelům, mýtnému a nákladům na veletrhy, je podrobně popsáno na stránka zobrazující pro každou situaci, co je potřeba.
Kdo chce vědět, zda se to vyplatí v jeho konkrétní situaci, může na základě několika otázek získat orientační odhad částky, která by mu mohla zůstat nevyužita. To nic nestojí a ještě nic nevypovídá definitivně, ale dá vám první přehled dříve, než budete trávit čas sběrem dokladů.