Do odzyskania VAT z Francji potrzebujesz w zasadzie czterech rodzajów dokumentów: faktur spełniających wymogi francuskie, dowodu, że Twoje przedsiębiorstwo jest zarejestrowane w Holandii i jest podatnikiem VAT, upoważnienia do złożenia wniosku w imieniu Twojego przedsiębiorstwa oraz, jako odrębna kategoria, dokumentów potwierdzających opłaty mytne. Bez tych dokumentów wniosek nie może być złożony w pełnej formie, a niekompletny wniosek ryzykuje, że Francja jako kraj zwrotu poprosi o uzupełnienie lub odmówi wniosku.
To myt zasługuje na osobne omówienie, ponieważ jest to pozycja kosztowa, która funkcjonuje inaczej niż faktura hotelowa lub paragon tankowania. Kto regularnie jeździ przez Francję w celu instalacji, transportu lub odwiedzenia targów, płaci za każdy odcinek małą kwotę, ale w ciągu roku szybko osiąga znaczną część całkowitego wniosku. Właśnie dlatego, że chodzi o wiele małych kwot odliczonych za pomocą karty mytnej, ta pozycja jest częściej pomijana niż pojedyncza faktura, którą łatwo rozpoznać jako taką.
Faktury: podstawa każdego wniosku
Każda francuska faktura uwzględniona we wniosku musi zawierać pewne dane: nazwę i adres dostawcy, francuski numer VAT, datę faktury, opis świadczanej usługi lub produktu, kwotę bez i z VAT oraz zastosowaną stawkę. Paragon z stacji paliw zazwyczaj spełnia te wymagania, jeśli jest całkowicie wydrukowany, a faktury hotelowe zawierają te dane standardowo. Dla kosztów targów lub cateringu czasami brakuje jakiejś części, na przykład numeru VAT organizatora, a wówczas wniosek dotyczący tej pozycji nie jest kompletny.
Myt: dlaczego jest to odrębna pozycja i szybko się kumuluje
Kto jeździ po Francji z kartą mytną, na przykład télépéage, nie otrzymuje faktury za każdy przejazd, ale miesięczne podsumowanie od operatora myta. To podsumowanie liczczy się w praktyce jako faktura zbiorcza, ale musi zawierać VAT oddzielnie, aby było użyteczne dla wniosku o zwrot. Ponieważ chodzi o podsumowanie zamiast pojedynczych paragonów, myt jest często nie rozpoznawany jako odrębna pozycja kosztowa, podczas gdy dla przedsiębiorstw, które systematycznie jeżdżą przez Francję, jest to regularnie jedna z największych pozycji we wniosku. Pozycja kosztowa, która wydaje się mała za każdy przejazd, w ciągu dwunastu miesięcy często okazuje się ważniejsza niż się spodziewano.
Dowód rejestracji i statusu przedsiębiorcy
Oprócz samych faktur potrzebny jest dowód, że wniosek pochodzi z holenderskiego przedsiębiorstwa będącego podatnikiem VAT. Zwykle odbywa się to za pomocą wyciągu z Izby Handlowo-Przemysłowej i danych, z którymi Służba Podatkowa zarejestrowała przedsiębiorstwo jako podatnika VAT. Ta część jest częścią badania klienta poprzedzającego złożenie wniosków i jest ustalana jednorazowo na początek.
Upoważnienie do złożenia wniosku w Twoim imieniu
Ponieważ wniosek o zwrot przechodzi przez portal holenderskiej Służby Podatkowej i jest z niego przekazywany do Francji, wymagane jest upoważnienie, jeśli strona trzecia robi to w imieniu przedsiębiorstwa. To upoważnienie zapewnia, że wnioski, dodatkowe pytania i zwrot trafiają na właściwe miejsce, bez konieczności logowania się przedsiębiorcy dla każdego wniosku. Kto dokładnie chce wiedzieć, jak ten krok wygląda, może przeczytać to na stronie gdzie pokazujemy, jak przebiega składanie wniosku.
Co się dzieje, jeśli brakuje jakiegoś dokumentu
Jeśli faktura jest niekompletna lub podsumowanie myta nie zgadza się, Francja jako kraj zwrotu może poprosić o uzupełnienie. To kosztuje czas, a czas jest w tym systemie cenny, ponieważ prawo do zwrotu wygasa w ustalonym dniu. Jak taki wniosek wygląda dla każdej pozycji kosztowej i jakie dokumenty konkretnie towarzyszą tankowaniu, hotelem, mytu i kosztom targów, znajduje się na strona, która pokazuje dla każdej sytuacji, co jest wymagane.
Kto chce się dowiedzieć, czy warto to w jego sytuacji, może w kilku pytaniach uzyskać przybliżoną kwotę, która może pozostać niezwrócona. To nic nie kosztuje i nie daje jeszcze ostatecznej odpowiedzi, ale już na początku daje obraz sytuacji, zanim będzie trzeba poświęcić czas na zbieranie dokumentów.