Pour demander la restitution de TVA en France, vous avez besoin en substance de quatre types de documents : des factures conformes aux exigences françaises, une preuve que votre entreprise est établie aux Pays-Bas et que vous êtes un assujetti à la TVA, une procuration permettant de présenter la demande au nom de votre entreprise, et, en tant que catégorie distincte, les pièces justificatives de péage. Sans ces documents, une demande ne peut pas être présentée complètement, et une demande incomplète risque que la France, en tant que pays du remboursement, demande un complément ou rejette la demande.
Ce péage mérite une mention particulière, car c'est un poste de dépense qui fonctionne différemment d'une facture d'hôtel ou d'un reçu de carburant. Celui qui circule régulièrement en France pour des travaux d'installation, du transport ou une participation à une foire paie un petit montant par trajet, mais sur une année, cela s'accumule rapidement jusqu'à représenter une part substantielle de la demande totale. Précisément parce qu'il s'agit de nombreux petits montants débités via un badge de péage, ce poste est plus souvent oublié qu'une facture isolée clairement identifiable.
Factures : la base de chaque demande
Chaque facture française incluse dans une demande doit contenir un certain nombre d'informations : nom et adresse du prestataire, numéro de TVA français, date de la facture, une description du service fourni ou du produit, le montant hors TVA et TTC, et le taux appliqué. Un reçu de station-service répond généralement à ces exigences s'il est complètement imprimé, et les factures d'hôtel contiennent aussi généralement ces données. Pour les frais de foire ou de restauration, il manque parfois une partie, par exemple le numéro de TVA de l'organisateur, et la demande pour ce poste n'est alors pas complète.
Péage : pourquoi c'est un poste distinct et pourquoi cela s'accumule rapidement
Celui qui circule en France avec un badge de péage, comme le télépéage, ne reçoit pas de facture par passage mais un relevé mensuel de l'exploitant du péage. Ce relevé fonctionne en pratique comme une facture regroupée, mais doit bien mentionner la TVA séparément pour être utilisable dans une demande de remboursement. Parce qu'il s'agit d'un relevé au lieu de petits reçus isolés, le péage n'est souvent pas reconnu comme catégorie de dépense distincte, tandis que pour les entreprises qui circulent régulièrement en France, c'est souvent l'un des plus gros postes de la demande. Un poste de dépense qui semble petit par trajet compte souvent beaucoup plus lourd sur douze mois que prévu.
Preuve d'établissement et de statut d'assujetti
Outre les factures elles-mêmes, il faut une preuve que la demande provient d'une entreprise néerlandaise assujettie à la TVA. Cela se fait généralement par un extrait de la Chambre de Commerce et les données avec lesquelles l'administration fiscale a enregistré l'entreprise en tant qu'assujetti à la TVA. Cette partie fait partie de l'étude de la clientèle qui précède la présentation des demandes et est enregistrée une seule fois au démarrage.
La procuration pour présenter la demande en votre nom
Parce qu'une demande de remboursement passe par le portail de l'administration fiscale néerlandaise et en est transférée à la France, une procuration est nécessaire si un tiers effectue cela au nom de l'entreprise. Cette procuration garantit que les demandes, les questions supplémentaires et le remboursement arrivent au bon endroit, sans que l'entrepreneur n'ait besoin de se connecter lui-même pour chaque demande. Celui qui veut savoir exactement comment cette étape se déroule peut le lire sur la page où nous montrons comment fonctionne la présentation.
Que se passe-t-il si un document manque
Si une facture est incomplète ou un relevé de péage ne correspond pas, la France, en tant que pays du remboursement, peut demander un complément. Cela prend du temps, et le temps est rare dans cette procédure car le droit au remboursement expire à une date fixe. Comment une telle demande se présente par catégorie de dépense et quels documents appartiennent spécifiquement au carburant, aux hôtels, au péage et aux frais de foire, est détaillé sur la page qui montre par situation ce qui est nécessaire.
Celui qui souhaite savoir si cela en vaut la peine pour sa propre situation peut en quelques questions obtenir une estimation du montant qui pourrait rester impayé. Cela ne coûte rien et ne dit encore rien de définitif, mais donne une première image avant de consacrer du temps à la collecte de documents.