For at anmode om momsrefusion fra Frankrig har De grundlæggende behov for fire typer dokumenter: fakturaer, der opfylder de franske krav, bevis for, at Deres virksomhed er etableret i Nederland og er registreret som momsregistreret virksomhed, en fuldmagt, hvormed anmodningen kan indsendes på vegne af Deres virksomhed, og som en separat kategori kvitteringer for vejafgifter. Uden disse dokumenter kan en anmodning ikke indsendes fuldstændigt, og en ufuldstændig anmodning risikerer at Frankrig som refusionsstaten anmoder om supplering eller afslår anmodningen.
Vejafgiften fortjener særskilt omtale, fordi det er en udgiftspost, der fungerer anderledes end en hotelregning eller en benzinkvittering. Den, der regelmæssigt kører gennem Frankrig for installationsarbejde, transport eller messebesøg, betaler et lille beløb pr. strækning, men over et år løber det hurtigt op til en væsentlig del af den samlede anmodning. Netop fordi det drejer sig om mange små beløb, der blive afskrevet via en vejafgiftsbrik, bliver denne post oftere overset end en enkelt faktura, der klart er genkendt som sådan.
Fakturaer: grundlaget for hver anmodning
Hver fransk faktura, der indgår i en anmodning, skal indeholde en række oplysninger: navn og adresse på leverandøren, det franske momsidentifikationsnummer, fakturadatoen, en beskrivelse af den leverede tjeneste eller vare, beløbet eksklusiv og inklusive moms samt den anvendte sats. En kassebon fra en benzinstation opfylder normalt disse krav, hvis den er fuldstændigt udskrevet, og hotelregninger indeholder også disse oplysninger som regel. Ved messeomkostninger eller catering mangler nogle gange en del, for eksempel momsidentifikationsnummeret på arrangøren, og så er anmodningen for den post ikke fuldstændig.
Vejafgift: hvorfor dette er en separat post og løber hurtigt op
Den, der kører i Frankrig med en vejafgiftsbrik, som télépéage, får ikke en faktura pr. passage, men en månedlig opgørelse fra vejafgiftsoperatøren. Denne opgørelse fungerer i praksis som en samlefaktura, men skal være særskilt nævne momsen for at være brugbar til en momsrefusionsanmodning. Fordi det drejer sig om en opgørelse i stedet for enkelte kvitteringer, bliver vejafgifter ofte ikke genkendt som en separat udgiftspost, selvom det hos virksomheder, der regelmæssigt kører gennem Frankrig, ofte er en af de største poster i anmodningen. En udgiftspost, der pr. tur virker lille, tæller over tolv måneder ofte tungere end forventet.
Bevis for etablering og virksomhedsstatus
Udover fakturaerne selv er der behov for bevis for, at anmodningen kommer fra en nederlandsk, momsregistreret virksomhed. Dette sker normalt via et udtog fra Handelskammeret og de oplysninger, hvormed Skattemyndigheden har registreret virksomheden som virksomhed med momspligt. Denne del er del af klientgranskningen, der går forud for indsendelse af anmodninger, og fastlægges én gang ved starten.
Fuldmagten til at indgive anmodning på Deres vegne
Fordi en momsrefusionsanmodning går gennem Nederlandse Skattemyndigheders portal og videresende derfra til Frankrig, er en fuldmagt nødvendig, hvis en tredjemand gør dette på vegne af virksomheden. Fuldmagten sikrer, at anmodninger, supplerende spørgsmål og refusion når det rette sted, uden at virksomhedsindehaveren selv skal logge ind for hver anmodning. Den, der præcist vil vide, hvordan dette trin ser ud, kan læse det på siden hvor vi viser, hvordan indsendelsen foregår.
Hvad sker der, hvis et dokument mangler
Hvis en faktura er ufuldstændig, eller en vejafgiftsopgørelse ikke passer, kan Frankrig som refusionsstat anmode om supplering. Det koster tid, og tid er dyr ved denne regulering, fordi retten til refusion bortfalder på en fast dato. Hvordan en sådan anmodning ser ud pr. udgiftspost, og hvilke dokumenter specifikt hører til tankning, hoteller, vejafgifter og messeomkostninger, er udarbejdet på siden der viser pr. situation, hvad der er nødvendigt.
Den der gerne vil vide, om det er værd at bruge tid på for egen regning, kan få en indikation af det beløb, der muligt går tabt. Det koster ingenting og siger endnu intet endeligt, men giver dog et første billede, før der bruges tid på at indsamle bilag.