Per chiedere il rimborso dell'IVA dalla Francia, sono essenzialmente necessari quattro tipi di documenti: fatture conformi ai requisiti francesi, prova che la vostra azienda è stabilita nei Paesi Bassi ed è un soggetto passivo IVA, una procura che consenta di presentare la richiesta a nome della vostra azienda, e, come categoria a parte, i giustificativi relativi ai pedaggi. Senza questi documenti, una richiesta non può essere presentata in modo completo, e una richiesta incompleta corre il rischio che la Francia chieda integrazioni o rifiuti la richiesta.
Il pedaggio merita una menzione particolare, perché è una voce di spesa che funziona diversamente da una fattura alberghiera o da uno scontrino di carburante. Chi percorre regolarmente la Francia per lavori di installazione, trasporto o partecipazione a fiere, paga un piccolo importo per ogni tratta, ma nel corso di un anno si accumula rapidamente fino a rappresentare una parte sostanziale della richiesta complessiva. Proprio perché si tratta di molti piccoli importi addebitati tramite un badge di pedaggio, questa voce viene trascurata più spesso di una singola fattura chiaramente riconoscibile come tale.
Fatture: la base di ogni richiesta
Ogni fattura francese inclusa in una richiesta deve contenere una serie di informazioni: nome e indirizzo del fornitore, il numero IVA francese, la data della fattura, una descrizione del servizio prestato o del prodotto, l'importo al netto e al lordo dell'IVA, e l'aliquota applicata. Uno scontrino di una stazione di servizio di solito soddisfa questi requisiti se completamente stampato, e anche le fatture alberghiere contengono generalmente questi dati come standard. Per le spese fieristiche o di catering, a volte manca una parte, ad esempio il numero IVA dell'organizzatore, e in quel caso la richiesta per quella voce non è completa.
Pedaggio: perché è una voce a parte e si accumula rapidamente
Chi viaggia in Francia con un badge di pedaggio, come télépéage, non riceve una fattura per ogni passaggio ma un riepilogo mensile dell'ente gestore del pedaggio. Questo riepilogo vale in pratica come fattura collettiva, ma deve indicare separatamente l'IVA per essere utilizzabile in una richiesta di rimborso. Poiché si tratta di un riepilogo anziché di singoli scontrini, il pedaggio spesso non viene riconosciuto come voce di spesa separata, mentre per le aziende che circolano regolarmente attraverso la Francia è frequentemente una delle voci più importanti della richiesta. Una voce di spesa che sembra piccola per singola tratta, nel corso di dodici mesi spesso ha un peso maggiore di quanto previsto.
Prova dell'insediamento e della qualità di imprenditore
Oltre alle fatture stesse, è necessaria la prova che la richiesta provenga da un'impresa olandese assoggettata a IVA. Questo avviene generalmente con un estratto della Camera di Commercio e i dati con cui l'Agenzia delle Entrate ha registrato l'azienda come imprenditore ai fini IVA. Questo elemento fa parte della verifica della clientela che precede la presentazione delle richieste ed è fissato una sola volta all'inizio.
La procura per presentare la richiesta a vostro nome
Poiché una richiesta di rimborso passa attraverso il portale dell'Agenzia delle Entrate olandese e da lì viene inoltrata alla Francia, è necessaria una procura se una terza parte lo fa a nome dell'impresa. Questa procura garantisce che le richieste, le domande di integrazione e il rimborso arrivino al posto giusto, senza che l'imprenditore debba accedere personalmente per ogni richiesta. Chi vuole sapere esattamente come si presenta questo passaggio può leggerlo nella pagina dove mostriamo come funziona la presentazione.
Cosa succede se manca un documento
Se una fattura è incompleta o un riepilogo dei pedaggi non è corretto, la Francia come Stato membro può chiedere un'integrazione. Questo costa tempo, e il tempo è prezioso in questa procedura perché il diritto al rimborso scade a una data fissa. Come si presenta una simile richiesta per voce di spesa e quali documenti sono specificamente necessari per il carburante, gli hotel, i pedaggi e le spese fieristiche è spiegato in dettaglio in la pagina che mostra per ogni situazione cosa è necessario.
Chi vuole sapere se questo vale la pena per la propria situazione può scoprirlo in poche domande ottenere un'indicazione dell'importo che potrebbe rimanere non recuperato. Non costa nulla e non dice ancora nulla di definitivo, ma fornisce una prima idea prima di investire tempo nella raccolta di documenti.