Zur Rückforderung von Umsatzsteuer aus Frankreich benötigen Sie im Wesentlichen vier Arten von Unterlagen: Rechnungen, die den französischen Anforderungen entsprechen, einen Nachweis, dass Ihr Unternehmen in den Niederlanden ansässig und umsatzsteuerpflichtig ist, eine Vollmacht, mit der das Antragsverfahren im Namen Ihres Unternehmens eingeleitet werden kann, und als separate Kategorie die Belege für Mautgebühren. Ohne diese Unterlagen kann ein Antrag nicht vollständig eingereicht werden, und ein unvollständiger Antrag riskiert, dass Frankreich als Erstattungsland um Ergänzung bittet oder den Antrag ablehnt.
Die Maut verdient eine besondere Erwähnung, da sie ein Ausgabenposten ist, der sich anders verhält als eine Hotelrechnung oder ein Tankbon. Wer regelmäßig durch Frankreich reist, um Installationsarbeiten durchzuführen, Transport zu betreiben oder Messen zu besuchen, zahlt pro Strecke einen kleinen Betrag, doch über ein Jahr summiert sich dies schnell zu einem erheblichen Teil des Gesamtantrags. Gerade weil es um viele kleine Beträge geht, die über ein Mautgerät abgerechnet werden, wird dieser Posten häufiger übersehen als eine einzelne Rechnung, die eindeutig als solche erkennbar ist.
Rechnungen: die Grundlage eines jeden Antrags
Jede französische Rechnung, die in einen Antrag aufgenommen wird, muss eine Reihe von Angaben enthalten: Name und Anschrift des Leistungserbringers, die französische Umsatzsteueridentnummer, das Rechnungsdatum, eine Beschreibung der erbrachten Leistung oder des Produkts, der Betrag ohne und mit Umsatzsteuer sowie der angewandte Steuersatz. Ein Kassenbon von einer Tankstelle erfüllt diese Anforderungen normalerweise, wenn er vollständig ausgedruckt ist, und auch Hotelrechnungen enthalten diese Angaben in der Regel standardmäßig. Bei Messekosten oder Catering fehlt manchmal ein Teil, beispielsweise die Umsatzsteueridentnummer des Veranstalters, und dann ist der Antrag für diesen Posten nicht vollständig.
Maut: warum dies ein separater Posten ist und sich schnell summiert
Wer in Frankreich mit einem Mautgerät wie télépéage fährt, erhält nicht pro Durchfahrt eine Rechnung, sondern eine Monatsaufstellung des Mautbetreibers. Diese Aufstellung gilt praktisch als Sammelrechnung, muss aber die Umsatzsteuer separat aufführen, um für einen Rückforderungsantrag nutzbar zu sein. Da es sich um eine Aufstellung statt um einzelne Belege handelt, wird die Maut oft nicht als separater Ausgabenposten erkannt, obwohl sie bei Unternehmen, die regelmäßig durch Frankreich fahren, häufig einer der größten Posten im Antrag ist. Ein Ausgabenposten, der pro Fahrt gering wirkt, kann sich über zwölf Monate oft erheblicher auswirken als erwartet.
Nachweis der Betriebsstätte und der Unternehmereigenschaft
Neben den Rechnungen selbst wird ein Nachweis benötigt, dass der Antrag von einem niederländischen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen stammt. Dies geschieht normalerweise durch einen Auszug aus dem Handelsregister und die Daten, unter denen die Finanzbehörde das Unternehmen als Unternehmer für Umsatzsteuerzwecke registriert hat. Dieser Teil gehört zur Kundenüberprüfung, die dem Einreichen von Anträgen vorausgeht, und wird beim Start einmalig erfasst.
Die Vollmacht zur Einreichung in Ihrem Namen
Da ein Rückforderungsantrag über das Portal der niederländischen Finanzbehörde läuft und von dort aus an Frankreich weitergeleitet wird, ist eine Vollmacht erforderlich, wenn eine dritte Partei dies im Namen des Unternehmens tut. Diese Vollmacht regelt, dass Anträge, zusätzliche Anfragen und die Erstattung am richtigen Ort ankommen, ohne dass der Unternehmer sich selbst bei jedem Antrag anmelden muss. Wer genau wissen möchte, wie dieser Schritt aussieht, kann dies auf der Seite nachlesen, auf der wir zeigen, wie die Einreichung funktioniert.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt
Wenn eine Rechnung unvollständig ist oder eine Mautaufstellung nicht passt, kann Frankreich als Erstattungsland um eine Ergänzung bitten. Das kostet Zeit, und Zeit ist bei dieser Regelung knapp, da das Rückforderungsrecht an einem festen Datum erlischt. Wie ein solcher Antrag pro Ausgabenposten aussieht und welche Belege speziell bei Tanken, Hotels, Maut und Messekosten erforderlich sind, ist ausgearbeitet auf die Seite, die je nach Situation zeigt, was erforderlich ist.
Wer wissen möchte, ob sich das für die eigene Situation lohnt, kann in ein paar Fragen eine Schätzung des Betrags erhalten, der möglicherweise nicht zurückgefordert wird. Das kostet nichts und sagt noch nichts Endgültiges, gibt aber einen ersten Überblick, bevor Zeit in die Beschaffung von Unterlagen investiert wird.