Ranskan arvonlisäveron takaisinmaksuun tarvitset pohjimmiltaan neljää asiakirjatyyppiä: laskuja, jotka täyttävät Ranskan vaatimukset, todisteen siitä, että yrityksesi on sijoittunut Alankomaihin ja että olet arvonlisäverovelvollinen yrittäjä, valtuutusta, jolla hakemus voidaan jättää yrityksen puolesta, ja erillään olevat tiemaksujen todisteet. Ilman näitä asiakirjoja hakemusta ei voida jättää täydellisesti, ja epätäydellisen hakemuksen riski on, että Ranska vaatii täydennystä tai hylkää hakemuksen.
Tiemaksut ansaitsevat erillisen maininnan, koska ne ovat kustannusosio, joka toimii eri tavalla kuin hotellin lasku tai polttoaineen kuitti. Joka säännöllisesti ajaessaan Ranskassa asennustöissä, kuljetuksissa tai messuilla käy, maksaa reittiä kohden pienen summan, mutta vuoden aikana se helposti kertyy merkittäväksi osaksi koko hakemuksesta. Juuri siksi, että kyseessä on monta pientä summaa, jotka veloitetaan tiemaksukortilla, tämä osio jää huomaamatta useammin kuin erillinen lasku, joka on selkeästi tunnistettava.
Laskut: jokaisen hakemuksen perusta
Jokainen Ranskan lasku, joka otetaan mukaan hakemukseen, on sisällettävä tietoja: toimittajan nimi ja osoite, Ranskan arvonlisäveronumero, laskun päivämäärä, toimitetun palvelun tai tuotteen kuvaus, summa ilman arvonlisäveroa ja arvonlisäveroineen sekä sovellettu verokanta. Polttoaseman kuitti täyttää yleensä nämä vaatimukset, jos se on tulostettu kokonaan, ja myös hotellin laskut sisältävät nämä tiedot tavallisesti vakiona. Messujen tai catering-kustannuksissa puuttuu joskus osa, esimerkiksi järjestäjän arvonlisäveronumero, ja silloin hakemusta ei voida jättää kyseisen osion osalta täydellisesti.
Tiemaksut: miksi tämä on erillinen osio ja kertyy nopeasti
Joka ajaessaan Ranskassa tiemaksukortilla, kuten télépéage, et saa laskua jokaista matkaa kohden vaan kuukausiyhteenvetoa tiemaksuyhtiöltä. Käytännössä tämä yhteenveto toimii keräyslaskuna, mutta sen on sisällettävä arvonlisävero erikseen, jotta se olisi käyttökelpoinen takaisinmaksuhakemuksessa. Koska kyseessä on yhteenveto erillis kuittien sijaan, tiemaksut usein jäävät huomaamatta erillisenä kustannusosiona, vaikka säännöllisesti Ranskassa ajelevissa yrityksissä se on usein yksi suurimmista osioista hakemuksessa. Kustannusosio, joka yhdessä ajossa näyttää pieneltä, tuo kahdellatoista kuukaudella usein enemmän kuin odotti.
Todiste sijoittautumisesta ja yrittäjyydestä
Itse laskujen lisäksi tarvitaan todiste siitä, että hakemus tulee Alankomaisten arvonlisäverovelvolliselta yritykseltä. Se tehdään tavallisesti Kauppakamarien uutteella ja tiedoilla, joilla Alankomaiden veroviranomaiset ovat rekisteröineet yrityksen yrittäjäksi arvonlisäverotuksessa. Tämä osa kuuluu asiakastarkastukseen ennen hakemuksien jättämistä ja se vahvistetaan kerran prosessin alussa.
Valtuutus jättää hakemus puolestasi
Koska takaisinmaksuhakemus kulkee Alankomaiden veroviranomaisten portaalin kautta ja siirretään sieltä Ranskaan, tarvitaan valtuutus, jos kolmas osapuoli tekee tämän yrityksen puolesta. Valtuutus varmistaa, että hakemukset, lisätietopynnöt ja maksu menevät oikeaan paikkaan ilman, että yrittäjän tarvitsee kirjautua sisään jokaista hakemusta varten. Joka haluaa tietää tarkemmin, miltä tämä vaihe näyttää, voi lukea tästä sivusta jossa näytämme, miten jättäminen käytännössä toimii.
Mitä tapahtuu, jos asiakirja puuttuu
Jos lasku on epätäydellinen tai tiemaksutaulukko ei täsmää, Ranska voi vaatia täydennystä. Se vie aikaa, ja aika on tässä säännöksessä niukkaa, koska takaisinmaksuoikeus vanhenee kiinteällä päivämäärällä. Miltä tämä hakemus näyttää kustakin kustannusosiosta ja mitkä asiakirjat kuuluvat erityisesti polttoaineisiin, hotelleihin, tiemaksuihin ja messuihin, on eritelty seuraavassa sivu, joka näyttää tilannekohtaisesti, mitä tarvitaan.
Joka haluaa tietää, kannattaako tämä omassa tilanteessaan, voi muutamalla kysymyksellä saada arvion summasta, joka mahdollisesti jää saamatta. Se ei maksa mitään eikä ole vielä lopullinen, mutta antaa hyvän yleiskuvan ennen kuin aika kuluu asiakirjojen keräämiseen.