För att återkräva mervärdesskatt från Frankrike behöver du i huvudsak fyra typer av handlingar: fakturor som uppfyller franska krav, bevis på att ditt företag är etablerat i Sverige och är ett mervärdesskatteregistrerat företag, en fullmakt för att kunna lämna in ansökan för företagets räkning, och som en separat kategori handlingar som visar vägtullskostnaderna. Utan dessa handlingar kan en ansökan inte lämnas in komplett, och en ofullständig ansökan löper risken att Frankrike som ersättningsland begär komplettering eller avslår ansökan.
Vägtullen förtjänar särskild uppmärksamhet, eftersom det är en kostnadspost som fungerar annorlunda än en hotelfaktura eller ett bensinkvitto. Den som regelbundet kör genom Frankrike för installationsarbete, transport eller mässkbesök, betalar ett litet belopp per sträcka, men över ett år växer det snabbt till en väsentlig del av den totala ansökan. Just för att det handlar om många små belopp som debiteras via ett vägtullskort, överses denna post oftare än en enskild faktura som tydligt är igenkännlig som sådan.
Fakturor: grunden för varje ansökan
Varje fransk faktura som tas med i en ansökan måste innehålla ett antal uppgifter: leverantörens namn och adress, det franska momsregistreringsnumret, fakturadatumet, en beskrivning av den levererade tjänsten eller produkten, beloppet exklusive och inklusive mervärdesskatt, och den tillämpade satsen. Ett kvitto från en bensinstation uppfyller vanligtvis dessa krav om det är helt utskrivet, och hotelfakturor innehåller också vanligtvis dessa uppgifter som standard. Vid mässkostnader eller catering saknas ibland en del, till exempel organisatörens momsregistreringsnummer, och då är ansökan för denna post inte komplett.
Vägtull: varför detta är en separat post och växer snabbt
Den som kör genom Frankrike med ett vägtullskort, såsom télépéage, får ingen faktura per passage utan ett månadskort från vägtullsoperatören. Det kortet räknas praktiskt taget som en samlingsfaktura, men måste redovisa momsen separat för att vara användbar för en återkrävan. Eftersom det handlar om ett kort i stället för lösa kvitton, känns vägtull ofta inte igen som en separat kostnadspost, även om det för företag som regelbundet kör genom Frankrike ofta är en av de största posterna i ansökan. En kostnadspost som verkar liten per körning räknas ofta tyngre än förväntat under tolv månader.
Bevis på etablering och företagarstatus
Utöver fakturorna själva krävs det bevis på att ansökan kommer från ett svenskt, mervärdesskatteregistrerat företag. Detta görs vanligtvis med ett utdrag från näringsregistret och de uppgifter som Skatteverket har registrerat företaget med för momsen. Denna del ingår i kunddueligen som föregår inlämnandet av ansökningar och fastställs en gång vid starten.
Fullmakten för att lämna in för din räkning
Eftersom en återkrävan går via Skatteverkets portal och vidarebefordras från där till Frankrike, krävs en fullmakt om en tredje part gör detta för företagets räkning. Den fullmakten säkerställer att ansökningar, kompletteringsfrågor och ersättning hamnar på rätt plats, utan att företagaren själv behöver logga in per ansökan. Den som vill veta exakt hur det steget ser ut kan läsa på sidan där vi visar hur inlämnandet går till.
Vad händer om en handling saknas
Om en faktura är ofullständig eller ett vägtullskort inte stämmer, kan Frankrike som ersättningsland begära en komplettering. Det tar tid, och tid är knapp enligt denna regel eftersom rätten till återkrävan förfaller på ett fastställt datum. Hur en sådan ansökan ser ut per kostnadspost och vilka handlingar som specifikt hör till tankning, hotell, vägtull och mässkostnader är utarbetat på sidan som visar per situation vad som krävs.
Den som vill veta om detta lönar sig för den egna situationen kan på ett par frågor få en indikation på det belopp som eventuellt går förlorat. Det kostar ingenting och säger ingenting definitivt ännu, men ger en första bild innan tid läggs på att samla in handlingar.