Για να ζητήσετε επιστροφή ΦΠΑ από τη Γαλλία, χρειάζεστε βασικά τέσσερις κατηγορίες εγγράφων: τιμολόγια που πληρούν τις γαλλικές απαιτήσεις, απόδειξη ότι η επιχείρησή σας είναι εγκατεστημένη στην Ελλάδα και είναι φορολογούμενος επιχειρηματίας, εξουσιοδότηση για την υποβολή του αιτήματος εξ ονόματος της επιχείρησής σας, και ως ξεχωριστή κατηγορία, τα αποδεικτικά στοιχεία διοδίων. Χωρίς αυτά τα έγγραφα, ένα αίτημα δεν μπορεί να υποβληθεί πλήρες, και ένα ελλιπές αίτημα κινδυνεύει να ζητήσει η Γαλλία συμπληρώσεις ή να απορρίψει το αίτημα.
Τα διόδια αξίζουν ιδιαίτερης μνείας, επειδή είναι μια κατηγορία κόστους που λειτουργεί διαφορετικά από ένα τιμολόγιο ξενοδοχείου ή ένα παραστατικό ανεφοδιασμού καυσίμων. Όποιος ταξιδεύει τακτικά διαμέσου της Γαλλίας για εργασίες εγκατάστασης, μεταφορά ή συμμετοχή σε εκθέσεις, πληρώνει ανά διαδρομή ένα μικρό ποσό, αλλά σε ένα χρόνο φτάνει γρήγορα σε ένα σημαντικό μέρος του συνολικού αιτήματος. Ακριβώς επειδή πρόκειται για πολλά μικρά ποσά που αφαιρούνται μέσω ενός διοδίου, αυτή η κατηγορία παραβλέπεται συχνότερα από ένα ξεχωριστό παραστατικό που είναι σαφώς αναγνωρίσιμο.
Τιμολόγια: το θεμέλιο κάθε αιτήματος
Κάθε γαλλικό τιμολόγιο που συμπεριλαμβάνεται σε ένα αίτημα πρέπει να περιέχει ορισμένα δεδομένα: όνομα και διεύθυνση του προμηθευτή, το γαλλικό αριθμό ΦΠΑ, την ημερομηνία τιμολογίου, μια περιγραφή της παρεχόμενης υπηρεσίας ή του προϊόντος, το ποσό χωρίς και με ΦΠΑ, και το εφαρμοζόμενο ποσοστό. Μια απόδειξη ταμείου από ένα πρατήριο βενζίνης συνήθως πληροί αυτές τις απαιτήσεις αν εκτυπώνεται πλήρως, και τα τιμολόγια ξενοδοχείων περιέχουν συνήθως αυτά τα δεδομένα ως τυπικά. Σε κόστη εκθέσεων ή catering, κάποιο μέρος λείπει μερικές φορές, για παράδειγμα το αριθμό ΦΠΑ του διοργανωτή, και τότε το αίτημα για εκείνη την κατηγορία δεν είναι πλήρες.
Διόδια: γιατί είναι ξεχωριστή κατηγορία και συσσωρεύεται γρήγορα
Όποιος ταξιδεύει στη Γαλλία με διόδιο, όπως télépéage, δεν λαμβάνει τιμολόγιο ανά διαδρομή αλλά μια μηνιαία δήλωση από τον εκμεταλλευτή διοδίων. Αυτή η δήλωση μετρά στην πράξη ως συγκεντρωτικό τιμολόγιο, αλλά πρέπει να αναφέρει ξεχωριστά το ΦΠΑ για να χρησιμοποιηθεί για ένα αίτημα επιστροφής. Επειδή πρόκειται για μια δήλωση αντί για χαλαρά παραστατικά, τα διόδια συχνά δεν αναγνωρίζονται ως ξεχωριστή κατηγορία κόστους, ενώ για επιχειρήσεις που ταξιδεύουν δομικά διαμέσω της Γαλλίας είναι τακτικά ένα από τα μεγαλύτερα ποσά στο αίτημα. Μια κατηγορία κόστους που φαίνεται μικρή ανά ταξίδι, συχνά ζυγίζει περισσότερο σε δώδεκα μήνες από ό,τι αναμένεται.
Απόδειξη εγκατάστασης και επιχειρηματικού χαρακτήρα
Εκτός από τα ίδια τα τιμολόγια, απαιτείται απόδειξη ότι το αίτημα προέρχεται από μια ελληνική, φορολογούμενη επιχείρηση. Αυτό συνήθως γίνεται με έναν κατάλογο από το Επιμελητήριο Εμπορίου και τα δεδομένα με τα οποία η Διοίκηση Φόρων έχει καταχωρίσει την επιχείρηση ως επιχειρηματία για ΦΠΑ. Αυτό το μέρος αποτελεί μέρος του ελέγχου γνώσης του πελάτη που προηγείται της υποβολής αιτημάτων και καθορίζεται μία φορά κατά την έναρξη.
Η εξουσιοδότηση για να υποβάλετε εξ ονόματός σας
Επειδή ένα αίτημα επιστροφής πηγαίνει μέσω του διαδικτυακού τόπου της ελληνικής Διοίκησης Φόρων και αποστέλλεται από εκεί στη Γαλλία, απαιτείται εξουσιοδότηση αν ένας τρίτος το κάνει εξ ονόματος της επιχείρησης. Αυτή η εξουσιοδότηση διασφαλίζει ότι τα αιτήματα, τα συμπληρωματικά ερωτήματα και η επιστροφή φθάνουν στο σωστό μέρος, χωρίς ο επιχειρηματίας να χρειάζεται να συνδεθεί ανά αίτημα. Όποιος θέλει να μάθει ακριβώς πώς φαίνεται αυτό το βήμα, μπορεί να το διαβάσει στη σελίδα όπου δείχνουμε πώς λειτουργεί η υποβολή.
Τι συμβαίνει αν λείπει ένα έγγραφο
Αν ένα τιμολόγιο είναι ελλιπές ή μια δήλωση διοδίων δεν συμφωνεί, η Γαλλία μπορεί να ζητήσει συμπλήρωση. Αυτό χρειάζεται χρόνο, και ο χρόνος είναι σπάνιος σε αυτή την κανονισμό επειδή το δικαίωμα επιστροφής λήγει σε μια σταθερή ημερομηνία. Πώς μοιάζει ένα τέτοιο αίτημα ανά κατηγορία κόστους και ποια έγγραφα συγκεκριμένα αφορούν τα καύσιμα, τα ξενοδοχεία, τα διόδια και το κόστος εκθέσεων, αναπτύσσεται η σελίδα που δείχνει ανά περίσταση τι είναι απαραίτητο.
Όποιος θέλει να μάθει εάν αυτό αξίζει τον κόπο για τη δική του περίσταση, μπορεί σε λίγες ερωτήσεις να πάρει μια ένδειξη του ποσού που ενδέχεται να παραμείνει αναξίωτο. Αυτό δεν κοστίζει και δεν λέει τίποτα οριστικό, αλλά δίνει μια πρώτη εικόνα πριν δαπανηθεί χρόνος στη συλλογή εγγράφων.