Za zahtevo za vračilo DDV iz Francije potrebujete v bistvu štiri vrste dokumentov: račune, ki ustrezajo francoskim zahtevam, dokazilo, da je vaše podjetje nastanjeno v Nizozemski in je zavezanec za DDV, pooblastilo, s katerim lahko zahtevo vložite v imenu vašega podjetja, in kot posebno kategorijo dokazila o cestnini. Brez teh dokumentov zahteve ni mogoče v celoti vložiti, nepopolna zahteva pa tvega, da vas Francija kot država vračila prosi za dopolnitev ali zavrnitev zahteve.
Ta cestarina si zasluži posebno omembo, ker je to stroški, ki delujejo drugače kot hotelski račun ali potrdilo o gorivanju. Kdor redno vozi po Franciji za namestitev, prevoz ali obisk sejma, plača majhen znesek za vsako pot, vendar se v enem letu hitro nasbira v bistven del celotne zahteve. Ravno zato, ker gre za številne majhne zneskе, ki se odbijaјo prek cestnskega značka, se ta postavka pogosteje spregleda kot samostojni račun, ki je jasno prepoznaven kot tak.
Računi: temelj vsake zahteve
Vsak francoski račun, ki se vključi v zahtevo, mora vsebovati več podatkov: ime in naslov dobavitelja, francosko DDV številko, datum računa, opis dostavljene storitve ali proizvoda, znesek brez in z DDV ter uporabljeno stopnjo. Potrdilo na bencinskem črpalku običajno izpolnjuje te zahteve, če je v celoti natisnjeno, enako pa veljajo tudi hotelski računi, ki te podatke standardno vsebujejo. Pri sejemskih stroških ali oskrbovanju kaj manjka, na primer DDV številka organizatorja, in takrat zahteva za to postavko ni popolna.
Cestarina: zakaj je to ločena postavka in hitro naraste
Kdor po Franciji vozi s cestnskim značkom, na primer télépéage, ne dobi računa za posamezen prehod, ampak mesečni pregled cestnine upravljavca. Ta pregled v praksi velja kot zbirni račun, vendar mora posebej navesti DDV, da je uporaben za zahtevo za vračilo. Ker gre za pregled namesto posameznih potrdil, se cestarina pogosto ne prepozna kot ločena vrsta stroškov, čeprav je za podjetja, ki redno vozijo po Franciji, pogosto ena največjih postavk v zahtevi. Stroški, ki se na posamezno pot zdijo majhni, se v dvanajstih mesecih pogosto štejejo bolj, kot je pričakovano.
Dokazilo o nastanjevanju in statusu podjetnika
Poleg samih računov je potrebno dokazilo, da zahteva prihaja od nizozemskega, DDV zavezanega podjetja. To se običajno naredi z izpiskom Trgovinske zbornice in podatki, s katerimi vas je Davčna služba kot podjetnika registrirala za DDV. Ta del spada v preiskavo strank, ki preth vložitvi zahtev, in se enkratno ureja pri začetku.
Pooblastilo za vložitev v vašem imenu
Ker zahteva za vračilo poteka prek portala nizozemske Davčne službe in se od tam posreduje Franciji, je potrebno pooblastilo, če to v imenu podjetja naredi tretja oseba. To pooblastilo zagotavlja, da zahteve, dodatna vprašanja in izplačila dosežejo pravo mesto, ne da bi se podjetnik sam moral prijaviti za vsako zahtevo. Kdor natančno želi vedeti, kako ta korak izgleda, si lahko to prebere na spletni strani kjer pokažemo, kako deluje vložitev.
Kaj se zgodi, če dokument manjka
Če je račun nepopoln ali pregled cestnine ne sodi skupaj, vas lahko Francija kot država vračila prosi za dopolnitev. To vzame čas, čas pa je pri tem režimu redek, ker se pravica do vračila izteče na določen datum. Kako takšna zahteva izgleda za vsako vrsto stroškov in kateri dokumenti posebej spadajo k gorivanju, hoteлom, cestnini in sejemskim stroškom, je podrobno razdelano na stran, ki po situaciji prikazuje, kaj je potrebno.
Kdor želi vedeti, ali je to za lastno situacijo vredno truda, lahko v nekaj vprašanjih dobiti napoved zneska, ki bi lahko ostal nevrnjeno. To ne stane nič in še ne pravi nič dokončnega, vendar daje prvo predstavo, preden se porabi čas za zbiranje dokumentov.