Para solicitar la devolución del IVA de Francia, en esencia necesita cuatro tipos de documentos: facturas que cumplan con los requisitos franceses, prueba de que su empresa está establecida en los Países Bajos y es un sujeto pasivo de IVA, una autorización para presentar la solicitud en nombre de su empresa, y, como categoría separada, los comprobantes de peaje. Sin estos documentos, una solicitud no puede presentarse completa, y una solicitud incompleta corre el riesgo de que Francia, como país de reembolso, solicite documentación adicional o rechace la solicitud.
El peaje merece una mención especial, porque es una partida de gastos que funciona de manera diferente a una factura de hotel o a un recibo de gasolina. Quien viaja regularmente a través de Francia para trabajos de instalación, transporte o asistencia a ferias, paga un pequeño importe por cada tramo, pero durante un año esto suma rápidamente a una parte sustancial de la solicitud total. Precisamente porque se trata de muchos pequeños importes que se cargan a través de un distintivo de peaje, esta partida se pasa por alto con más frecuencia que una factura aislada que es claramente reconocible como tal.
Facturas: la base de cada solicitud
Cada factura francesa que se incluya en una solicitud debe contener ciertos datos: nombre y dirección del proveedor, número de IVA francés, fecha de la factura, descripción del servicio o producto suministrado, importe sin y con IVA, y la tarifa aplicada. Un recibo de una gasolinera generalmente cumple estos requisitos si está completamente impreso, y las facturas de hoteles también contienen estos datos normalmente de forma estándar. En costes de ferias o catering, a veces falta una parte, por ejemplo el número de IVA del organizador, y entonces la solicitud para esa partida no está completa.
Peaje: por qué es una partida separada y aumenta rápidamente
Quien viaja en Francia con un distintivo de peaje, como télépéage, no recibe una factura por cada paso sino un resumen mensual del operador de peajes. Ese resumen cuenta en la práctica como factura colectiva, pero debe mencionar el IVA por separado para ser utilizable en una solicitud de devolución. Porque se trata de un resumen en lugar de recibos individuales, el peaje a menudo no se reconoce como una partida de gastos separada, mientras que para empresas que viajan regularmente a través de Francia es a menudo una de las mayores partidas en la solicitud. Una partida de gastos que parece pequeña por viaje, a menudo cuenta más durante doce meses de lo esperado.
Prueba de establecimiento y condición de empresario
Además de las facturas en sí, se necesita prueba de que la solicitud proviene de una empresa de los Países Bajos sujeta a IVA. Esto se hace normalmente con un extracto de la Cámara de Comercio y los datos con los que la Administración Tributaria ha registrado a la empresa como empresario a efectos de IVA. Esta parte forma parte de la investigación del cliente que precede a la presentación de solicitudes y se establece una sola vez al inicio.
La autorización para presentar la solicitud en su nombre
Porque una solicitud de devolución se tramita a través del portal de la Administración Tributaria de los Países Bajos y se reenvía desde allí a Francia, se necesita una autorización si un tercero lo hace en nombre de la empresa. Esa autorización garantiza que las solicitudes, preguntas adicionales y el reembolso lleguen al lugar correcto, sin que el empresario tenga que iniciar sesión personalmente en cada solicitud. Si alguien quiere saber exactamente cómo se ve este paso, puede leerlo en la página donde mostramos cómo funciona la presentación.
¿Qué sucede si falta un documento?
Si una factura está incompleta o un resumen de peaje no se ajusta, Francia como país de reembolso puede solicitar documentación adicional. Esto cuesta tiempo, y el tiempo es escaso en esta regulación porque el derecho a devolución caduca en una fecha fija. Cómo se ve exactamente una solicitud de ese tipo por partida de gastos y qué documentos corresponden específicamente a gasolina, hoteles, peaje y costes de ferias, está desarrollado en la página que muestra por situación qué es necesario.
Quien quiera saber si esto merece la pena en su propia situación, puede en unas pocas preguntas obtener una indicación del importe que posiblemente quede sin recuperar. Esto no cuesta nada y aún no dice nada definitivo, pero sí ofrece una primera visión antes de invertir tiempo en recopilar documentos.