Za zatražiti povrat PDV-a iz Francuske trebate u osnovi četiri vrste dokumenata: račune koji zadovoljavaju francuske zahtjeve, dokaz da je vaše poduzeće registrirano u Nizozemskoj i da je porezni obveznik, punomoć prema kojoj se zahtjev može podnijeti u ime vašeg poduzeća, te, kao zasebnu kategoriju, dokazne dokumente o cestarinama. Bez tih dokumenata zahtjev se ne može u potpunosti podnijeti, a nepotpun zahtjev rizikuje da Francuska kao povratna država traži dopunu ili odbije zahtjev.
Te cestarine zaslužuju posebnu napomenu jer su stavka rashoda koja funkcionira drugačije od hotelske fakture ili blagajnog računa na benzinskoj postaji. Tko redovito vozi kroz Francusku za instalacijske radove, prijevoz ili posjet sajmovima, plaća mali iznos po trasi, ali tijekom godine to brzo naraste na značajan dio ukupnog zahtjeva. Upravo jer se radi o mnogim malim iznosima koji se odbijaju putem cestarine, ova stavka se češće previdi nego što se previdi posebna faktua koja se jasno prepoznaje kao takva.
Računi: osnova svakog zahtjeva
Svaki francuski račun koji se uključuje u zahtjev mora sadavati nekoliko podataka: naziv i adresu dobavljača, francuski broj PDV-a, datum računa, opis pružene usluge ili proizvoda, iznos bez i s PDV-om te primijenjenu stopu. Blagajni račun benzinske postaje obično zadovoljava te zahtjeve ako je u cijelosti ispisana, i hotelski računi obično standardno sadavaju te podatke. Pri troškovima sajmova ili cateringa ponekad nedostaje dio, primjerice broj PDV-a organizatora, i tada zahtjev za taj stavku nije potpun.
Cestarine: zašto su to zasebna stavka i zašto brzo naraste
Tko vozi kroz Francusku s cestariskom karticom, primjerice télépéage, ne dobiva fakturu po prolazu već mjesečni pregled cestarinskoga operatora. Taj pregled se u praksi računa kao skupni račun, ali mora jasno odvojiti PDV da bi bio upotrebljiv za zahtjev povrata. Jer se radi o pregledu umjesto pojedinačnih blagajnih listića, cestarine se često ne prepoznaju kao zasebna stavka rashoda, iako su kod poduzeća koja redovito vozee kroz Francusku redovito jedna od najvećih stavki u zahtjevu. Stavka rashoda koja po vožnji izgleda mala često se tijekom dvanaest mjeseci računa kao značajnija nego što se očekuje.
Dokaz registracije i statusa poreznog obveznika
Osim samih računa potreban je dokaz da zahtjev dolazi od nizozemskog, PDV-obaveznog poduzeća. To se obično čini izvodu iz Trgovačkog registra i podacima s kojima je Porezna uprava registrirala poduzeće kao poreznog obveznika za PDV. Ovaj dio pripada istraživanju klijenta koje prethodi podnošenju zahtjeva i utvrđuje se jednom pri početku.
Punomoć za podnošenje u vaše ime
Jer zahtjev za povrat ide preko portala nizozemske Porezne uprave i odatle se prosljeđuje Francuskoj, potrebna je punomoć ako treća strana to čini u ime poduzeća. Ta punomoć osigurava da zahtjevi, dodatna pitanja i povrat stignu na pravo mjesto, bez da poduzetnik mora za svaki zahtjev sâm biti prijavljen. Tko želi precizno znati kako taj korak izgleda, može to pročitati na stranici gdje pokazujemo kako podnošenje funkcionira.
Što se događa ako dokument nedostaje
Ako je račun nepotpun ili pregled cestarina ne odgovara, Francuska kao povratna država može tražiti dopunu. To troši vrijeme, a vrijeme je uz ovu uredbu rijetko jer se pravo na povrat gasi na tvrdi rok. Kako izgleda takav zahtjev po stavki rashoda i koji su to dokumenti specifično potrebni za gorivo, hotele, cestarine i troškove sajmova detaljno je objašnjeno na stranica koja prema situaciji pokazuje što je potrebno.
Tko želi saznati je li to za vlastitu situaciju isplativo, može odgovorom na nekoliko pitanja dobiti naznaku iznosa koji bi mogao ostati neiskorišten. To ne košta ništa i ne govori ništa definitivno, ali daje prvi dojam prije nego što se vrijeme potroši na prikupljanje dokumenata.