За искане за възстановяване на ДДС към Белгия имате нужда в основата си от три вида документи. Първо, самата фактура или касова бележка с отделно посочено белгийското ДДС и валиден белгийски номер за ДДС на доставчика. Второ, нещо, което доказва деловата цел на разходите, като запис в дневник, искане за оферта или потвърждение за участие на изложба. Трето, вашите собствени данни: извлекът от търговския регистър, вашия нидерландски номер за ДДС и пълномощието, с което искането може да бъде подадено от ваше име. Ако липсва фактурата със съответния номер за ДДС, страната на възстановяване обикновено не разглежда искането.
Фактурите могат да бъдат представени на нидерландски, френски, немски или английски. По-нататък ще прочетете защо е така и какво означава това практически, когато редовно пътувате към и от Белгия без да нощувате там — за много нидерландски предприемачи именно това е най-честата ситуация.
Какво трябва да стои на самата фактура
Приемлива фактура съдържа име и адрес на доставчика, белгийския номер за ДДС на доставчика, дата на фактурата и номер на фактурата, описание на доставеното и ДДС, отделно посочено до сумата без и със ДДС. Това важи за касова бележка за гориво, както и за хотелска фактура, платежно известие, такса за стенд на изложба или деловоелич. Ако липсва номерът за ДДС на доставчика или ДДС не е отделно посочено, документът обикновено не е използваем, независимо от това колко ясно са представени останалите разходи.
Защо фактурите на четири езика се приемат
Белгия има три официални государствени езика: нидерландски, френски и немски. В практиката за деловата фактуризация често се добавя и английски. Списъкът с изисквания на Белгийската данъчна служба посочва за Белгия, че документите на тези четири езика се приемат. Следователно касова бележка на френски от Валония или фактура на немски от Источните кантони не трябва да бъдат преводени преди подаването. Това се отнася до езика, на който е написан документът, а не до четливостта му — размазана касова бележка остава проблем на всеки език.
Еднодневни пътувания без нощуване: как доказвате целта?
Много деловото движение към Белгия остава в рамките на един ден: клиент в Антверпен, доставчик в Брюксел, изложба в Кортрейк и същия вечер отново запалах. Няма тогава хотелска фактура, която деловата цел да показва като само по себе си, както е при многодневния престой. За касови бележки за гориво, пътни такси и такси за паркиране при такива еднодневни пътувания е важно нещо да остане, което доказва защо е извършено пътуването: запис в дневник, потвърждение на поръчка, свидетелство за участие на изложба или е-мейл кореспонденция с клиента. Това не трябва да е обширно досие, но повече от самата бележка. Страната на възстановяване преценява не само сумата, но и дали е вероятно разходите да са извършени за деловата цел.
Какво установявате преди да пристигне първата бележка
Извлекът от търговския регистър, вашия номер за ДДС и пълномощието не са част от всяко отделно искане, а се установяват еднократно в началото. От този момент нататък основното е поддържането на самите фактури в ред. Кои документи са точно релевантни за вашата ситуация зависи от това колко често осъществявате дейност в Белгия и с какъв вид разходи — обяснението за всяка ситуация при възстановяване на ДДС дава по-конкретна представа от един общ списък.
Как vatea.eu обработва тези документи
Квитанциите пристигат чрез качване, собствен имейл адрес или счетоводния пакет. Те се четат, класифицират по вид разход и се проверяват спрямо това, което Белгия допуска като страна на възстановяване, преди искането да бъде обобщено и подадено. Когато една квитанция е непълна или бизнесната цел не е достатъчно ясна, това е нещо, което трябва да бъде поправено предварително — а не нещо, което трябва да се открие впоследствие, когато страната на възстановяване вече е взела решение. Повече информация за това откъде идва тази проверка можете да намерите на страницата за начина на формирането на информацията.
Искате ли първо да разберете дали това е полезно за вашата фирма, преди да започнете да събирате документи? В няколко въпроса ще видите индикация в евро, напълно без задължения и без регистрация. Ако вашият въпрос не е включен, можете да намерите повече примери в често задаваните въпроси за възмещението на ДДС.