Para una solicitud de devolución de IVA a Bélgica, en esencia necesita tres tipos de documentos. En primer lugar, la factura o recibo en sí, con el importe del IVA belga indicado por separado y un número de IVA belga válido del proveedor. En segundo lugar, algo que demuestre el propósito empresarial de los gastos, como una cita en la agenda, una solicitud de presupuesto o la confirmación de una participación en una feria. En tercer lugar, sus propios datos empresariales: el extracto del registro mercantil, su número de IVA neerlandés y el poder que permite que se presente una solicitud en su nombre. Si falta la factura con el número de IVA correcto, la administración tributaria del país de devolución generalmente no tramitará una solicitud.
Las facturas pueden presentarse en neerlandés, francés, alemán o inglés. Más adelante encontrará la explicación de por qué es así y qué significa en la práctica si viaja regularmente a Bélgica sin pernoctar —para muchos empresarios neerlandeses esta es precisamente la situación más frecuente.
Lo que debe constar en la factura
Una factura que sea admisible contiene el nombre y la dirección del proveedor, el número de IVA belga del proveedor, la fecha y el número de factura, una descripción de lo suministrado y el importe del IVA indicado por separado junto con el importe sin IVA e IVA incluido. Esto se aplica tanto a un recibo de gasolina como a una factura de hotel, un comprobante de peaje, una cuota de alquiler de puesto en una feria o una comida de negocios. Si falta el número de IVA del proveedor o el IVA no se indica por separado, el documento generalmente no es utilizable, independientemente de lo claros que sean los gastos de otra forma.
Por qué se aceptan facturas en cuatro idiomas
Bélgica tiene tres idiomas oficiales: neerlandés, francés y alemán. En la práctica, el inglés se suma frecuentemente a la facturación empresarial. La lista de requisitos de la administración tributaria por país de devolución menciona para Bélgica que se aceptan documentos en estos cuatro idiomas. Por lo tanto, un recibo de gasolina en francés de Valonia o una factura en alemán de los Cantones Orientales no necesita ser traducida antes de presentarse. Esto se aplica al idioma en que se redacta el documento, no a su legibilidad: un recibo de caja borroso sigue siendo un problema, en cualquier idioma.
Viajes de un día sin pernocta: ¿qué prueba entonces?
Muchos viajes de negocios a Bélgica se completan en un día: un cliente en Amberes, un proveedor en Bruselas, una feria en Cortrique, y de vuelta por la tarde. No hay entonces una factura de hotel que demuestre el propósito empresarial de forma automática, como sí ocurre en las estancias de varios días. Para recibos de gasolina, gastos de peaje y estacionamiento en estos viajes de un día, es importante conservar algo que demuestre por qué se realizó el viaje: un elemento de agenda, una confirmación de pedido, un comprobante de participación en una feria o un intercambio de correos con el cliente. No tiene que ser un expediente detallado, pero sí algo más que el recibo solo. Una administración tributaria de devolución evalúa no solo el importe, sino también si es razonable que los gastos se realizaran con propósito empresarial.
Lo que ya debe constar antes de que llegue el primer recibo
El extracto del registro mercantil, su número de IVA y el poder no forman parte de cada solicitud individual, sino que se registran una sola vez al principio. A partir de entonces, se trata principalmente de mantener en orden las facturas en sí. Qué documentos son exactamente relevantes para su situación depende de con qué frecuencia hace negocios en Bélgica y con qué tipo de gastos — la explicación por situación para solicitar devolución de IVA proporciona una visión más concreta que una lista general.
Cómo vatea.eu procesa estos documentos
Los recibos llegan mediante carga, una dirección de correo propia o el programa de contabilidad. Se leen, se clasifican por tipo de gasto y se comprueban contra lo que Bélgica permite como país de reembolso, antes de que se agrupe y se presente una solicitud. Cuando un recibo está incompleto o el propósito empresarial no resulta suficientemente claro, es algo que debe corregirse previamente — no algo que se descubra después cuando el país de reembolso ya ha decidido. Más información sobre de dónde procede esa comprobación se encuentra en la página sobre cómo se elabora la información.
¿Desea saber primero si esto merece la pena para su empresa antes de empezar a recopilar documentos? En unas pocas preguntas verá una indicación en euros, completamente sin compromiso y sin cuenta. Si su pregunta no está entre ellas, encontrará más ejemplos en las preguntas frecuentes sobre recuperación de IVA.