Pour une demande de remboursement de TVA à la Belgique, vous avez besoin de trois types de documents essentiels. Premièrement, la facture ou le reçu lui-même, avec le montant de TVA belge indiqué séparément et un numéro de TVA belge valide du fournisseur. Deuxièmement, quelque chose qui démontre l'objet commercial de la dépense, par exemple une entrée d'agenda, une demande de devis ou la confirmation d'une présence à une foire commerciale. Troisièmement, vos propres données commerciales : l'extrait du registre du commerce, votre numéro de TVA néerlandais et l'autorisation permettant de soumettre une demande en votre nom. Si la facture avec le bon numéro de TVA manque, le pays de remboursement ne traitera généralement pas la demande.
Les factures peuvent être fournies en néerlandais, français, allemand ou anglais. Vous découvrirez plus loin pourquoi c'est le cas et ce que cela signifie concrètement si vous vous déplacez régulièrement en Belgique sans y passer la nuit — pour de nombreux entrepreneurs néerlandais, c'est précisément la situation la plus courante.
Ce qui doit figurer sur la facture elle-même
Une facture éligible contient le nom et l'adresse du fournisseur, le numéro de TVA belge de ce fournisseur, la date de la facture et son numéro, une description de ce qui a été livré, et le montant de TVA indiqué séparément à côté du montant hors TVA et du montant TTC. Cela s'applique à une facture de carburant aussi bien qu'à une facture d'hôtel, un justificatif de péage, une facture de stand à une foire commerciale ou un déjeuner d'affaires. Si le numéro de TVA du fournisseur manque ou si la TVA n'est pas indiquée séparément, le document n'est généralement pas utilisable, quelle que soit la clarté du reste des frais.
Pourquoi les factures en quatre langues sont acceptées
La Belgique a trois langues officielles : le néerlandais, le français et l'allemand. En pratique, l'anglais s'ajoute souvent à la facturation commerciale. La liste des exigences de l'administration fiscale belge mentionné par le service des impôts pour la Belgique indique que les documents dans ces quatre langues sont acceptés. Une facture de carburant en français en Wallonie ou une facture en allemand des Cantons de l'Est n'a donc pas besoin d'être traduite avant d'être soumise. Cela s'applique à la langue dans laquelle le document a été rédigé, et non à sa lisibilité — un ticket de caisse flou reste un problème, dans n'importe quelle langue.
Trajets d'une journée sans nuitée : comment le démontrez-vous
Beaucoup de déplacements commerciaux en Belgique se font en une journée : un client à Anvers, un fournisseur à Bruxelles, une foire à Courtrai, et retour le même soir. Il n'y a alors pas de facture d'hôtel qui montre d'elle-même l'objet commercial, comme c'est le cas pour un séjour de plusieurs jours. Pour les factures de carburant, les frais de péage et les frais de stationnement lors de tels trajets d'une journée, il est important de conserver quelque chose qui montre pourquoi le trajet a été effectué : une entrée d'agenda, une confirmation de commande, un certificat de participation à une foire commerciale ou un échange de courriels avec le client. Il n'est pas nécessaire d'avoir un dossier détaillé, mais quelque chose de plus que le reçu seul. Un pays de remboursement n'évalue pas seulement le montant, mais aussi la probabilité que les dépenses aient été engagées à titre commercial.
Ce que vous enregistrez avant l'arrivée du premier reçu
L'extrait du registre du commerce, votre numéro de TVA et l'autorisation ne font pas partie de chaque demande individuelle, mais sont enregistrés une seule fois au démarrage. À partir de ce moment, il s'agit essentiellement de tenir les factures elles-mêmes à jour. Les documents exactement pertinents pour votre situation dépendent de la fréquence à laquelle vous faites affaires en Belgique et du type de frais — l'explication par situation pour demander le remboursement de la TVA vous donne une image plus concrète qu'une liste générale ne peut le faire.
Comment vatea.eu traite ces documents
Les reçus vous parviennent par téléchargement, à une adresse e-mail dédiée ou via votre logiciel comptable. Ils sont lus, classés par catégorie de dépense et vérifiés en fonction de ce que la Belgique, en tant que pays rembourseur, autorise, avant qu'une demande soit regroupée et soumise. Lorsqu'un reçu n'est pas complet ou que l'objet professionnel n'est pas suffisamment clair, c'est quelque chose à corriger au préalable — et non quelque chose à découvrir après que le pays rembourseur a déjà pris sa décision. Pour en savoir plus sur l'origine de cette vérification, consultez la page sur la manière dont les informations sont rassemblées.
Souhaitez-vous d'abord savoir si cela en vaut la peine pour votre entreprise avant de commencer à collecter les documents ? En quelques questions, vous verrez une estimation en euros, entièrement sans engagement et sans compte. Si votre question n'y figure pas, vous trouverez d'autres exemples dans les questions fréquemment posées sur la récupération de TVA.