Für einen Mehrwertsteuerrückerstattungsantrag an Belgien benötigen Sie im Wesentlichen drei Arten von Unterlagen. Erstens die Rechnung oder der Bon selbst, mit dem belgischen Mehrwertsteuerbetrag separat ausgewiesen und einer gültigen belgischen Steuernummer des Lieferanten. Zweitens etwas, das den geschäftlichen Zweck der Kosten nachweist, wie ein Kalendertermin, eine Angebotsanfrage oder die Bestätigung eines Messestands. Drittens Ihre eigenen Geschäftsdaten: der Handelsregisterauszug, Ihre niederländische Steuernummer und die Vollmacht, mit der ein Antrag in Ihrem Namen eingereicht werden kann. Fehlt die Rechnung mit der korrekten Steuernummer, wird das Rückerstattungsland einen Antrag in der Regel nicht bearbeiten.
Rechnungen können dabei in niederländischer, französischer, deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden. Im Folgenden erfahren Sie, warum das so ist und was das konkret bedeutet, wenn Sie regelmäßig ohne Übernachtung zu- und abfahren nach Belgien — für viele niederländische Unternehmer ist genau das die häufigste Situation.
Was auf der Rechnung selbst stehen muss
Eine zulässige Rechnung enthält den Namen und die Adresse des Lieferanten, die belgische Steuernummer dieses Lieferanten, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer, eine Beschreibung der erbrachten Leistungen und den Mehrwertsteuerbetrag, der separat neben dem Betrag ohne und mit Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Das gilt für einen Tankbeleg genauso wie für eine Hotelrechnung, einen Mautbeleg, eine Standgebühr auf einer Messe oder ein geschäftliches Mittagessen. Fehlt die Steuernummer des Lieferanten oder ist die Mehrwertsteuer nicht separat ausgewiesen, ist das Dokument in der Regel nicht verwendbar, unabhängig davon, wie klar die Kosten sonst sind.
Warum Rechnungen in vier Sprachen akzeptiert werden
Belgien hat drei offizielle Landessprachen: Niederländisch, Französisch und Deutsch. In der Praxis kommt bei geschäftlichen Rechnungen oft auch Englisch hinzu. Die Vereisten-Liste der Belastingdienst für das Rückerstattungsland vermerkt für Belgien, dass Dokumente in diesen vier Sprachen akzeptiert werden. Ein französischsprachiger Tankbeleg aus Wallonien oder eine deutschsprachige Rechnung aus den Ostkantonen muss daher nicht erst übersetzt werden, bevor sie eingereicht wird. Das gilt für die Sprache, in der das Dokument abgefasst ist, nicht für dessen Lesbarkeit — ein verblasster Kassenbeleg bleibt in jeder Sprache ein Problem.
Tagesfahrten ohne Übernachtung: Was weisen Sie dann nach
Viele geschäftliche Fahrten nach Belgien finden innerhalb eines Tages statt: ein Kunde in Antwerpen, ein Lieferant in Brüssel, eine Messe in Kortrijk, und am gleichen Abend wieder zurück. Es gibt dann keine Hotelrechnung, die den geschäftlichen Zweck von selbst zeigt, wie das bei einem mehrtägigen Aufenthalt der Fall wäre. Bei Tankbelegen, Mautkosten und Parkgebühren auf solchen Tagesfahrten ist es wichtig, dass etwas erhalten bleibt, das nachweist, warum die Fahrt unternommen wurde: ein Kalendereintrag, eine Bestellbestätigung, ein Teilnehmerzertifikat einer Messe oder ein E-Mail-Wechsel mit dem Kunden. Das muss kein umfassendes Dossier sein, aber mehr als nur der Bon. Ein Rückerstattungsland bewertet nicht nur den Betrag, sondern auch, ob glaubhaft ist, dass die Kosten geschäftlich entstanden sind.
Was Sie bereits vor dem ersten Beleg erfassen
Der Handelsregisterauszug, Ihre Steuernummer und die Vollmacht gehören nicht zu jedem einzelnen Antrag, sondern werden einmalig zu Beginn erfasst. Von diesem Zeitpunkt an geht es vor allem darum, die Rechnungen selbst in Ordnung zu halten. Welche Unterlagen für Ihre Situation genau relevant sind, hängt davon ab, wie häufig Sie in Belgien geschäftstätig sind und mit welcher Art von Kosten — die Erklärung pro Situation für die Mehrwertsteuerrückerstattung bietet ein konkreteres Bild als eine allgemeine Liste es leisten kann.
Wie vatea.eu diese Unterlagen verarbeitet
Belege kommen per Upload, eine eigene E-Mail-Adresse oder das Buchhaltungspaket herein. Sie werden gelesen, nach Kostenart klassifiziert und darauf überprüft, was Belgien als Erstattungsland zulässt, bevor ein Antrag gebündelt und eingereicht wird. Wenn ein Beleg unvollständig ist oder der geschäftliche Zweck nicht deutlich genug hervorgeht, ist das etwas, das vorher behoben werden muss — nicht etwas, das man hinterher entdeckt, wenn das Erstattungsland bereits entschieden hat. Mehr darüber, woher diese Überprüfung kommt, finden Sie auf der Seite darüber, wie die Informationen entstehen.
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