Aby złożyć wniosek o zwrot podatku VAT w Belgii, w zasadzie potrzebujesz trzech rodzajów dokumentów. Po pierwsze samą fakturę lub paragon, z wyraźnie wykazaną kwotą podatku VAT i ważnym belgijskim numerem VAT dostawcy. Po drugie coś, co potwierdza cel biznesowy kosztów, takie jak wpis w kalendarzu, zapytanie ofertowe lub potwierdzenie udziału w targach. Po trzecie Twoje dane biznesowe: wyciąg z rejestru handlowego, Twój niderlandzki numer VAT i pełnomocnictwo umożliwiające złożenie wniosku w Twoim imieniu. Jeśli brakuje faktury ze wskazanym prawidłowym numerem VAT, kraj zwrotu zwykle nie będzie rozpatrywać wniosku.
Faktury mogą być przedłożone w języku niderlandzkim, francuskim, niemieckim lub angielskim. Poniżej przeczytasz, dlaczego tak się dzieje i co to praktycznie oznacza, gdy regularnie jedzisz do i z Belgii bez noclegów — dla wielu niderlandzkich przedsiębiorców jest to dokładnie najczęstsza sytuacja.
Co musi znajdować się na samej fakturze
Faktury kwalifikujące się do zwrotu zawierają nazwę i adres dostawcy, numer VAT dostawcy w Belgii, datę faktury i numer faktury, opis dostarczonego towaru lub usługi oraz kwotę podatku VAT wyraźnie wykazaną obok kwoty bez podatku i z podatkiem. To dotyczy paragonu paliwowego równie dobrze jak faktury hotelowej, opłaty za przejazd, opłaty za stoisko targowe czy służbowego lunchu. Jeśli brakuje numeru VAT dostawcy lub podatek VAT nie jest wykazany oddzielnie, dokument zwykle nie nadaje się do użytku, niezależnie od tego, jak jasne są pozostałe koszty.
Dlaczego faktury w czterech językach są akceptowane
Belgia ma trzy oficjalne języki: niderlandzki, francuski i niemiecki. W praktyce dokumentacji biznesowej często towarzyszy angielski. Wykaz wymogów Służby Podatkowej na temat kraju zwrotu wymienia, że w przypadku Belgii dokumenty w tych czterech językach są akceptowane. Paragon paliwowy w języku francuskim z Walonii lub faktura w języku niemieckim ze Wschodniej Belgii nie muszą być najpierw tłumaczone przed złożeniem. Dotyczy to języka, w którym dokument został opracowany, a nie jego czytelności — niewyraźny paragon kasjny pozostaje problemem w każdym języku.
Podróże jednodniowe bez noclegów: co wtedy potwierdzasz
Większość ruchu biznesowego do Belgii odbywa się w ciągu jednego dnia: klient w Antwerpii, dostawca w Brukseli, targi w Kortrijk, i tego samego wieczora z powrotem. W takim przypadku nie ma faktury hotelowej, która automatycznie wykazywałaby cel biznesowy, jak to bywa w przypadku pobytu wielodniowego. W przypadku paragonów paliwowych, opłat za przejazd i opłat parkingowych w takich podróżach jednodniowych ważne jest, aby zachować coś, co potwierdza, dlaczego ta podróż została podjęta: wpis w kalendarzu, potwierdzenie zamówienia, certyfikat uczestnika targów lub korespondencja e-mailowa z klientem. Nie musi to być rozbudowany dossier, ale więcej niż sam paragon. Kraj zwrotu ocenia nie tylko kwotę, ale także to, czy uzasadnione jest, że koszty miały cel biznesowy.
Co ustalasz jeszcze przed przybyciem pierwszego paragonu
Wyciąg z rejestru handlowego, Twój numer VAT i pełnomocnictwo nie są częścią każdego pojedynczego wniosku, ale są ustawiane jednorazowo na etapie początkowym. Od tego momentu chodzi głównie o utrzymanie samych faktur w porządku. Które dokumenty są dokładnie istotne dla Twojej sytuacji, zależy od tego, jak często prowadzisz działalność w Belgii i z jakimi rodzajami kosztów — wyjaśnienie dla każdej sytuacji zwrotu podatku VAT daje jaśniejszy obraz niż ogólna lista.
Jak vatea.eu przetwarza te dokumenty
Rachunki przychodzą za pośrednictwem przesyłania plików, własnego adresu e-mail lub oprogramowania księgowego. Są one odczytywane, klasyfikowane według rodzaju kosztu i weryfikowane pod kątem tego, co Belgia dopuszcza jako kraj zwrotu, zanim wniosek zostanie złożony. Jeśli rachunek jest niekompletny lub cel biznesowy nie jest wystarczająco jasny, należy to naprawić wcześniej — a nie odkryć to później, gdy kraj zwrotu już podjął decyzję. Więcej informacji na temat źródła tej weryfikacji znajdziecie na stronie o tym, jak tworzone są informacje.
Chcielibyście najpierw wiedzieć, czy warto to dla waszego przedsiębiorstwa, zanim zacznięcie zbierać dokumenty? W kilku pytaniach zobaczycie wskazanie w euro, całkowicie niewiążące i bez konta. Jeśli waszego pytania tu nie ma, więcej przykładów znajdziecie w najczęściej zadawane pytania dotyczące zwrotu VAT.