Pro žádost o vrácení DPH Belgii potřebujete v zásadě tři druhy dokladů. Zaprvé samotnou fakturu nebo doklad o nákupu s belgickou sazbou DPH uvedenou zvlášť a platným belgickým DIČ dodavatele. Zadruhé něco, z čeho vyplývá obchodní účel nákladů, například záznam v kalendáři, žádost o nabídku nebo potvrzení účasti na veletrhu. Zatřetí vaše vlastní obchodní údaje: výpis z obchodního rejstříku, vaše nizozemské DIČ a plná moc, kterou lze podat žádost vaším jménem. Pokud fakturu se správným DIČ chybí, země vrácení obvykle žádost nezpracuje.
Faktury lze přitom předkládat v holandštině, francouzštině, němčině nebo angličtině. Dále se dozvíte, proč tomu tak je, a co to konkrétně znamená, když pravidelně jezdíte tam a zpět do Belgie bez ubytování — pro mnohé nizozemské podnikatele je to právě nejčastější situace.
Co musí být na samotné faktuře
Způsobilá faktura obsahuje jméno a adresu dodavatele, belgické DIČ dodavatele, datum faktury a číslo faktury, popis toho, co bylo poskytnuto, a sazbu DPH uvedenou zvlášť vedle částky bez DPH a s DPH. To platí pro tankový doklad stejně jako pro hotelovou fakturu, mýtný výkaz, pronájem stánku na veletrhu nebo obchodní oběd. Pokud chybí DIČ dodavatele nebo není DPH uvedena zvlášť, je doklad obvykle nepoužitelný, bez ohledu na to, jak jasně jsou ostatní náklady vyjádřeny.
Proč jsou faktury přijímány ve čtyřech jazycích
Belgie má tři oficiální státní jazyky: holandštinu, francouzštinu a němčinu. V praxi se v obchodní fakturaci často přidává angličtina. Seznam požadavků belgické daňové správy uvádí, že pro Belgii jsou doklady v těchto čtyřech jazycích přijímány. Francouzský tankový doklad z Valonska nebo německou fakturu ze Špičáků tedy není třeba nejdříve překládat, než se předloží. To se týká jazyka, v němž je doklad sepsán, nikoliv jeho čitelnosti — rozmazaný pokladní doklad zůstává problémem, v každém jazyce.
Jednodenní cesty bez ubytování: co pak prokazujete
Mnoho obchodního styku s Belgií se odehraje během jednoho dne: klient v Antverpách, dodavatel v Bruselu, veletrh v Kortrijku a stejný večer zpět domů. V tom případě neexistuje hotelová faktury, která by obchodní účel automaticky neodhalila, jak je tomu u vícedénního pobytu. U tankových dokladů, mýtných nákladů a parkovného u takových jednodenních cest je důležité, aby se zachovalo něco, z čeho vyplývá důvod cesty: položka v kalendáři, potvrzení objednávky, průkazka účastníka veletrhu nebo e-mailová korespondence se zákazníkem. Nemusí to být obsáhlý spis, ale něco více než jen doklad. Země vrácení posuzuje nejen částku, ale také to, zda je věrohodné, že byly náklady vynaloženy pro obchodní účely.
Co si již připravíte, než přijde první doklad
Výpis z obchodního rejstříku, vaše DIČ a plná moc nepatří k jednotlivým žádostem, ale jsou zaznamenány jedenkrát na začátku. Od té doby jde především o udržování pořádku v samotných fakturách. Které doklady jsou pro vaši situaci přesně relevantní, závisí na tom, jak často v Belgii obchodujete a jaký typ nákladů máte — vysvětlení pro jednotlivé situace k vrácení DPH poskytuje konkrétnější obraz, než jaký může dát obecný seznam.
Jak vatea.eu tyto doklady zpracovává
Doklady přicházejí prostřednictvím nahrávání, vlastní e-mailové adresy nebo účetního balíčku. Jsou čteny, klasifikovány podle typu nákladu a kontrolovány vzhledem k tomu, co Belgie jako refundující země povoluje, než je žádost sestavena a podána. Pokud doklad není kompletní nebo není dostatečně jasný obchodní účel, jde o něco, co je třeba napravit předem — nikoli něco, co se descobrir později, když refundující země již rozhodla. Více o tom, odkud tato kontrola pochází, najdete na stránce o tom, jak informace vznikají.
Chcete nejdříve zjistit, zda se to pro vaši firmu vyplatí, než začnete shromažďovat dokumenty? V několika otázkách uvidíte indicii v eurech, zcela bez závazku a bez účtu. Pokud mezi nimi není vaše otázka, více příkladů najdete v často kladené otázky týkající se vrácení daně z přidané hodnoty.