Belgiale käibemaksu tagastamise taotluse jaoks vajate te sisuliselt kolme tüüpi dokumente. Esiteks arve või kviitungi ise, millel on Belgia käibemaksusum eraldi märgitud ja millel on tarnija kehtiv Belgia käibemaksunumber. Teiseks midagi, mis näitab kulude äriotstarbelist kasutamist, nagu kalenderissejuhatus, pakkumise taotlus või näituse kohalolemise tõend. Kolmandaks teie enda äriandmed: kaubandusregistri väljavõte, teie Hollandi käibemaksunumber ja volitused, millega taotlust teie nimel saab esitada. Kui arve puudub õige käibemaksunumbriga, siis tavaliselt ei võta tagastamismaa taotlust menetlusse.
Arveid võib esitada hollandikeel, prantsuse, saksa või inglise keeles. Edaspidi loete, miks see nii on, ja mida see konkreetselt tähendab, kui sõidate regulaarselt Belgiasse ja tagasi ilma seal ülemalemajäämiseta — paljude Hollandi ettevõtjate jaoks on see just kõige levinum olukord.
Mis peab arvel olema
Sobiv arve sisaldab tarnija nime ja aadressi, selle tarnija Belgia käibemaksunumbrit, arve kuupäeva ja arvenumbrit, tarnitud kaupade või teenuste kirjeldust ning käibemaksusumat, mis on eraldi märgitud käibemaksuta ja käibemaksuga summa kõrval. See kehtib kütusekvitungile sama hästi kui hoteliarve, teekulude väljaotsele, messiastme rendikulule või ärilisele lõunale. Kui tarnija käibemaksunumber puudub või käibemaks pole eraldi märgitud, siis dokument tavaliselt ei kelpaa, olenemata sellest, kui selged muud kulud on.
Miks arved neljal keelel aktsepteeritakse
Belgial on kolm ametlikku riigikõnet: hollandikeel, prantsuse ja saksa keel. Praktikas lisandub paljudele ärilisele arveotlusele inglise keel. Maksuameti nõuete loetelu tagastamismaa kohta märgib Belgia jaoks, et dokumente neis neljal keelel aktsepteeritakse. Vallooonia prantsuskeelne kütusekvitung või Idaranniku saksakelne arve ei pea seetõttu enne esitamist tõlgitama. See kehtib keele kohta, millel dokument on koostatud, mitte selle loetavuse kohta — hämmastu kassabon jääb probleemiks iga keele puhul.
Ühepäevased sõidud ilma ülemalemajäämiseta: kuidas te seda siis tõendade
Paljud ärilised sõidud Belgiasse jäävad üheks päevaks: klient Antverpenist, tarnija Brüsselist, messid Kortrijos ja sama õhtu teise poole tagasi. Siis pole hoteliarvet, mis näitaks äriotstarbelist kasutamist iseenesest, nagu mitmeöised viibimise puhul. Kütusekvitungite, teekulude ja parkimistasuude puhul sellistel ühepäevalistel sõidudel on oluline, et säilik jääks kuidagi nähtavale, mis näitab, miks sõit teha oli: kalenderissejuhatus, tellimuse kinnitus, messide osalemisstõend või e-kirjavahetus kliendiga. See ei pea olema kalaline dokumendikogu, kuid peab olema rohkem kui ainult kvitung. Tagastamismaa hindab mitte ainult summat, vaid ka seda, kas on usutav, et kulud on äriotstarbel tehtud.
Mida te juba enne esimest kviitungit registreerite
Kaubandusregistri väljavõte, teie käibemaksunumber ja volitused ei kuulu igasse üksikute taotlusse, vaid need registreeritakse ühe korra alguses. Seejärel käib aja peamiselt arvete eneste korras hoidmine. Milliseid dokumente teie olukorra jaoks täpselt on asjaomased, sõltub sellest, kui sageli Belgias äri teete ja missuguste kuludega — ülevaade käibemaksu tagastamise erinevatel juhtudel annab selle kohta konkreetsemat pilti kui üldine loetelu võiks anda.
Kuidas vatea.eu neid dokumente töötleb
Kviitungid saabuvad üleslaadimise, enda meiliaadresse või raamatupidamispaketi kaudu. Neid loetakse, klassifitseeritakse kululiigiti ja kontrollitakse vastavalt sellele, mida Belgia tagasimaksmise riigina lubab, enne kui taotlus koostatakse ja esitatakse. Kui kviitung on puudulik või ärilised eesmärgid ei ole piisavalt selged, tuleb see eelnevalt parandada — mitte alles avastada siis, kui tagasimaksmise riik on juba otsuse teinud. Rohkem teavet selle kontrolli päritolu kohta leiate lehelt selle lehe peal, kus selgitatakse, kuidas teave luuakse.
Kas soovite esmalt teada saada, kas see teie ettevõtte jaoks vaeva väärib, enne kui hakkate dokumente koguma? Mõne küsimuse jooksul näete indicatiivset summat eurodes, täiesti sidumata ja ilma kontota. Kui teie küsimus seal pole, leiate veel näiteid lehelt korduma kippuvia küsimusi käibemaksu tagasisaamise kohta.