Για ένα αίτημα επιστροφής ΦΠΑ προς το Βέλγιο, χρειάζεστε ουσιαστικά τρεις κατηγορίες εγγράφων. Πρώτον, το ίδιο το τιμολόγιο ή την απόδειξη, με το βελγικό ποσό ΦΠΑ αναφερόμενο ξεχωριστά και έναν έγκυρο βελγικό αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή. Δεύτερον, κάτι που να αποδεικνύει τον εμπορικό σκοπό των δαπανών, όπως μια καταχώρηση ημερολογίου, ένα αίτημα προσφοράς ή η επιβεβαίωση μιας θέσης στη δίκαιη. Τρίτον, τα δικά σας στοιχεία εταιρείας: το απόσπασμα από το εμπορικό μητρώο, ο ελληνικός αριθμός ΦΠΑ σας και την εξουσιοδότηση με την οποία μπορεί να υποβληθεί ένα αίτημα εκ μέρους σας. Εάν λείπει το τιμολόγιο με τον σωστό αριθμό ΦΠΑ, η χώρα επιστροφής συνήθως δεν θα εξετάσει το αίτημα.
Τα τιμολόγια μπορούν να υποβληθούν στα ολλανδικά, γαλλικά, γερμανικά ή αγγλικά. Παρακάτω θα διαβάσετε γιατί συμβαίνει αυτό και τι σημαίνει αυτό στην πράξη εάν ταξιδεύετε τακτικά προς και από το Βέλγιο χωρίς να διαμένετε εκεί — για πολλούς ολλανδικούς επιχειρηματίες αυτή είναι ακριβώς η πιο συνηθισμένη περίπτωση.
Τι πρέπει να αναγράφεται στο ίδιο το τιμολόγιο
Ένα τιμολόγιο που λαμβάνεται υπόψη περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον βελγικό αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή, την ημερομηνία του τιμολογίου και τον αριθμό τιμολογίου, μια περιγραφή του τι παρήχθη, και το ποσό ΦΠΑ που αναφέρεται ξεχωριστά δίπλα στο ποσό χωρίς ΦΠΑ και συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Αυτό ισχύει για ένα δελτίο βενζίνης εξίσου όσο και για ένα τιμολόγιο ξενοδοχείου, ένα απόσπασμα διοδίων, μια χρέωση θέσης σε έκθεση ή ένα επιχειρηματικό γεύμα. Εάν λείπει ο αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή ή το ΦΠΑ δεν αναφέρεται ξεχωριστά, το έγγραφο συνήθως δεν είναι χρήσιμο, ανεξάρτητα από το πόσο σαφείς είναι οι δαπάνες.
Γιατί τα τιμολόγια σε τέσσερις γλώσσες γίνονται δεκτά
Το Βέλγιο έχει τρεις επίσημες γλώσσες: ολλανδικά, γαλλικά και γερμανικά. Στην πράξη, στη δημιουργία τιμολογίων συχνά προστίθεται και τα αγγλικά. Ο κατάλογος απαιτήσεων της φορολογικής αρχής ανά χώρα επιστροφής αναφέρει για το Βέλγιο ότι τα έγγραφα σε αυτές τις τέσσερις γλώσσες γίνονται δεκτά. Ένα γαλλικό δελτίο βενζίνης από την Βαλλονία ή ένα γερμανικό τιμολόγιο από τις Ανατολικές Περιοχές δεν χρειάζεται λοιπόν να μεταφραστεί πρώτα πριν υποβληθεί. Αυτό ισχύει για τη γλώσσα στην οποία σχεδιάστηκε το έγγραφο, όχι για την αναγνωσιμότητά του — ένα θαμπό δελτίο κάσας παραμένει ένα πρόβλημα, σε κάθε γλώσσα.
Ημερήσιες μετακινήσεις χωρίς διαμονή: τι αποδεικνύετε τότε
Πολλές επιχειρηματικές μετακινήσεις προς το Βέλγιο παραμένουν εντός μιας ημέρας: ένας πελάτης στην Αμβέρσα, ένας προμηθευτής στις Βρυξέλλες, μια έκθεση στο Κορτρέικ, και το ίδιο βράδυ πάλι πίσω. Τότε δεν υπάρχει τιμολόγιο ξενοδοχείου που να δείχνει τον επιχειρηματικό σκοπό από μόνο του, όπως συμβαίνει σε μια πολυήμερη διαμονή. Για δελτία βενζίνης, κόστη διοδίων και πάρκινγκ σε τέτοιες ημερήσιες μετακινήσεις, είναι σημαντικό να διατηρηθεί κάτι που να αποδεικνύει γιατί έγινε η μετακίνηση: μια καταχώρηση ημερολογίου, μια επιβεβαίωση παραγγελίας, ένα πιστοποιητικό συμμετοχής από μια έκθεση ή μια αλληλογραφία με τον πελάτη. Δεν χρειάζεται να είναι ένα εκτενές δοσιέ, αλλά περισσότερο από το δελτίο μόνο. Μια χώρα επιστροφής αξιολογεί όχι μόνο το ποσό, αλλά και αν είναι λογικό ότι το κόστος προήλθε από επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Τι ήδη καθιερώνετε πριν να φτάσει το πρώτο δελτίο
Το απόσπασμα από το εμπορικό μητρώο, ο αριθμός ΦΠΑ σας και η εξουσιοδότηση δεν ανήκουν σε κάθε μεμονωμένο αίτημα, αλλά καθορίζονται μία φορά στην αρχή. Από εκείνο το σημείο και μετά, πρόκειται κυρίως για τη διατήρηση της τάξης των ίδιων των τιμολογίων. Ποια έγγραφα είναι ακριβώς σχετικά για τη δική σας κατάσταση εξαρτάται από το πόσο συχνά ασκείτε εμπορικές δραστηριότητες στο Βέλγιο και με ποιο είδος κόστους — η ανάλυση ανά κατάσταση για ΦΠΑ επιστροφής δίνει ένα συγκεκριμένο ταπίτ από ό,τι μπορεί να κάνει μια γενική λίστα.
Πώς η vatea.eu επεξεργάζεται αυτά τα έγγραφα
Τα δικαιολογητικά φτάνουν μέσω μεταφόρτωσης, ιδίας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή του λογιστικού πακέτου. Διαβάζονται, ταξινομούνται ανά κατηγορία δαπανών και ελέγχονται σύμφωνα με αυτό που το Βέλγιο επιτρέπει ως χώρα επιστροφής, πριν ένα αίτημα συγκεντρωθεί και υποβληθεί. Όταν ένα δικαιολογητικό είναι ελλιπές ή ο επαγγελματικός σκοπός δεν είναι αρκετά σαφής, είναι κάτι που πρέπει να διορθωθεί εκ των προτέρων — όχι κάτι που θα ανακαλυφθεί αργότερα όταν η χώρα επιστροφής έχει ήδη αποφασίσει. Περισσότερα για το πού προέρχεται αυτός ο έλεγχος, βρίσκονται στο σελίδα σχετικά με το πώς δημιουργούνται οι πληροφορίες.
Θέλετε πρώτα να μάθετε εάν αυτό αξίζει τον κόπο για την επιχείρησή σας πριν αρχίσετε να συγκεντρώνετε έγγραφα; Σε μερικές ερωτήσεις βλέπετε μια ένδειξη σε ευρώ, εντελώς ακίνδυνο και χωρίς λογαριασμό. Εάν η ερώτησή σας δεν είναι ανάμεσά τους, τότε θα βρείτε περισσότερα παραδείγματα στο τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με την αναίρεση του φόρου εισοδήματος.