A Belgiumnak küldött ÁFA-visszatérítési kérelem tekintetében alapvetően háromféle dokumentumra van szüksége. Először a számla vagy a nyugta magára, amelyen a belgaumi ÁFA-összeg külön fel van tüntetve, és amelyen a szállító érvényes belgaumi ÁFA-száma szerepel. Másodszor valami, ami a költségek üzleti célját igazolja, például egy naptárban szereplő találkozó, árajánlatkérés vagy egy vásárbemutató részvételének megerősítése. Harmadszor saját céges adatai: a cégjegyzékből való kivonat, a holland ÁFA-szám és az a meghatalmazás, amellyel a kérelem az Ön nevében benyújtható. Ha a számla hiányzik a helyes ÁFA-számmal, az visszatérítési ország általában nem terjeszti feldolgozásra a kérelmet.
A számlák ebben az esetben holland, francia, német vagy angol nyelven nyújthatók be. Az alábbiakban olvashatja, hogy ez miért van így, és hogy ez konkrétan mit jelent, ha rendszeresen közlekedik Belgiumba és vissza, anélkül, hogy ott éjszakázna – ez számos holland vállalkozó számára a leggyakoribb helyzet.
Mit kell tartalmaznia a számlának
Az érvényes számlában szerepel a szállító neve és címe, a szállító belgaumi ÁFA-száma, a számla dátuma és száma, az elbírált termék leírása, valamint az ÁFA-összeg, amelyet az ÁFA nélküli és az ÁFA-val számított összeg mellett külön feltüntetek. Ez vonatkozik egy benzinkút nyugtájára, de egy hotelszámlára, egy útdíjra, egy vásárbemutató standhelyére vagy egy üzleti ebédre is. Ha hiányzik a szállító ÁFA-száma, vagy az ÁFA nincs külön feltüntetve, a dokumentum általában nem használható, függetlenül attól, hogy a költségek továbbá mennyire egyértelműek.
Miért elfogadottak a számlák négy nyelven
Belgiumnak három hivatalos nyelve van: holland, francia és német. A gyakorlatban az üzleti számlázásban gyakran az angol nyelvhez is hozzáadódik. A Belgiumra vonatkozó, az adóhatóság által közölt követelménylista feltünteti, hogy a dokumentumokat e négy nyelven fogadják el. A valónia régióból származó francianyelvű benzinkút nyugtája vagy a Kelet-Kantokból származó németnyelvű számla tehát nem szorul előfordításra a benyújtást megelőzően. Ez az a nyelvre vonatkozik, amelyen a dokumentum készült, nem pedig az olvashatóságára – egy elmosódott kassza nyugtája bármely nyelven probléma marad.
Napi utazások éjszakazás nélkül: mit igazol akkor
Az üzleti forgalom Belgiumba gyakran egyetlen napon belül marad: egy ügyfél Antwerpenben, egy szállító Brüsszelben, egy vásárbemutató Kortrijkben, és ugyanaz az este vissza. Akkor nincs hotelszámla, amely az üzleti célt magától értetődően mutatná meg, ahogyan egy többnapos tartózkodás esetén igen. Az ilyen napi utazások tankolási nyugtáival, útdíjával és parkolási díjaival kapcsolatban fontos, hogy megmaradjon valami, amiből az út célja kitűnik: egy naptári bejegyzés, egy megrendelés megerősítése, egy vásárbemutató részvételi igazolása vagy egy ügyfellel folytatott e-mail levelezés. Ez nem szükséges a részletes dokumentációnak, de több kell legyen, mint csak a nyugta. Az visszatérítési ország nem csak az összeget vizsgálja, hanem azt is, hogy valószínűsíthető-e, hogy a költségek üzleti célra merültek fel.
Mit rögzít már az első nyugta megérkezése előtt
A cégjegyzékből való kivonat, az ÁFA-szám és a meghatalmazás nem az egyes kérelmekhez tartoznak, hanem egyszeri rögzítésre kerülnek a kezdetben. Ettől a ponttól kezdve már elsősorban a számlák maguknak az elrendezésén múlik. Mely dokumentumok pontosan relevánsak az Ön helyzetéhez, attól függ, hogy milyen gyakran végez üzleti tevékenységet Belgiumban és milyen típusú költségekkel – a helyzet szerinti magyarázat az ÁFA visszatérítéséhez konkrétebb képet ad, mint egy általános lista tehetne.
Hogyan dolgozza fel a vatea.eu ezeket a dokumentumokat
A bizonylatok feltöltéssel, saját e-mail címmel vagy a könyvelési szoftverből érkeznek. Beolvasásra, költségtípus szerint osztályozásra és arra kerülnek ellenőrzésre, hogy Belgium visszafizetési országként mit engedélyez, mielőtt egy kérelem összeállításra és benyújtásra kerül. Ha egy bizonylat nem teljes vagy a kereskedelmi célszöveg nem elég világos, azt előzetesen kell helyreállítani — nem valamit, amit utólag fedeznek fel, amikor a visszafizetési ország már döntést hozott. Arról, hogy ezek az ellenőrzések honnan származnak, további információk találhatók: az információ keletkezésével kapcsolatos oldalon.
Szeretné először megtudni, hogy megéri-e ezt a vállalkozásának, mielőtt dokumentumok gyűjtésére kezdene? Néhány kérdésben eurós indicatív értéket láthat, teljesen kötelezettségmentesen és account nélkül. Ha a kérdése nincs a felsoroltak között, további példákat talál: az általános kérdéseket az ÁFA visszaigénylésről.