Norint pateikti PVM grąžinimo prašymą Belgijai, iš esmės reikalingi trys dokumentų tipai. Pirma, pati sąskaita faktūra arba kvitas su atskirai nurodyta Belgijos PVM suma ir galimu Belgijos PVM numeriu iš tiekėjo. Antra, dokumentas, iš kurio matyti šių išlaidu verslo tikslas, pavyzdžiui, kalendoriaus įrašas, pasiūlymo prašymas arba parodoje dalyvavimo patvirtinimas. Trečia, jūsų pagrindinis verslo dokumentacija: KvK dokumentas, jūsų olandų PVM numeris ir įgaliojimas, pagal kurį prašymas gali būti pateiktas jūsų vardu. Jei trūksta sąskaitos faktūros su teisingu PVM numeriu, grąžinimo šalis paprastai nepriima prašymo nagrinėti.
Sąskaitos faktūros gali būti pateikiamos olandų, prancūzų, vokiečių arba anglų kalbomis. Toliau skaitysite, kodėl taip yra ir ką tai konkrečiai reiškia, jei reguliariai keliavote į ir iš Belgijos be naktynės — daugeliui olandų verslininkų tai būtent dažniausia situacija.
Kas turi būti pažymėta pačioje sąskaitos faktūroje
Tinkama sąskaita faktūra nurodys tiekėjo vardą ir adresą, to tiekėjo Belgijos PVM numerį, sąskaitos faktūros datą ir numerį, to, kas buvo pristatyto, aprašymą bei PVM sumą, kuri atskirai nurodoma šalia sumos be PVM ir su PVM. Tai taikytina benzino kvitui, viešbučio sąskaitai, greitkelio mokesčio dokumentui, parodos standartinei nuomai ar versliniam pietų įmokėliui. Jei trūksta tiekėjo PVM numerio arba PVM nenurodyta atskirai, dokumentas paprastai negali būti naudojamas, neatsižvelgiant į tai, kaip aiškiai pristatytos kitos išlaidos.
Kodėl sąskaitos faktūros keturiomis kalbomis yra priimtinos
Belgija turi tris oficialias valstybines kalbas: olandų, prancūzų ir vokiečių. Praktikoje verslo sąskaitoms faktūroms dažnai pridedama anglų kalba. Mokesčių tarnybos pagal grąžinimo šalį sudarytas Reikalavimų sąrašas nurodytame Belgijos dokumento kaip priimti šiomis keturiomis kalbomis. Todėl Valonijos prancūziško benzino kvito arba Rytų Kantono vokiško sąskaitos faktūros nereikia pirmiausia išversti prieš pateikiant. Tai taikytina kalbai, kuria sudarytas dokumentas, o ne jo skaitomumui — išblukęs kvitas lieka problema bet kuria kalba.
Viendieniams kelionėms be naktynės: ką tuomet jūs pateikiate
Daug verslo kelionių į Belgiją lieka per vieną dieną: klientas Antverpoje, tiekėjas Briuselyje, paroda Kortrijke ir tą pačią vakarą atgal. Tada nėra viešbučio sąskaitos, kuri pati iš savęs parodytų verslo tikslą, kaip to atveju, kai yra keliadienio atostogos. Benzino kvitams, greitkelio mokesčiams ir automobilių statymosi mokesčiams tokiose viendieniame kelyje svarbu, kad kas nors išliktų, iš ko būtų matyti, kodėl kelionė buvo atliekama: kalendoriaus įrašas, užsakymo patvirtinimas, parodos dalyvavo pažymėjimas arba elektroninis laiškai su klientu. Tai neturi būti platus dokumentų kūrinys, bet daugiau nei tik kvitas. Grąžinimo šalis vertina ne tik sumą, bet ir tai, ar tikėtina, kad išlaidos buvo padarytos verslo tikslams.
Ką jūs jau nustatote prieš pirmo kvito atvykimą
KvK dokumentas, jūsų PVM numeris ir įgaliojimas nėra susiję su kiekvienu atskirai prašymu, bet nustatomi vieną kartą pradžioje. Nuo to momento viskas daugiausia apie sąskaitas faktūras tvarkoje. Kurie dokumentai jūsų situacijai tiksliai aktualūs, priklauso nuo to, kaip dažnai jūs atliekate verslo atvejus Belgijoje ir kokias išlaidas turite — paaiškinimas pagal jūsų situaciją norint grąžinti PVM pateikia konkretesnį vaizdą nei bendra sąrašas gali pasiūlyti.
Kaip vatea.eu šiuos dokumentus apdoroja
Kvitai pasiekia mus per įkėlimą, savąjį el. pašto adresą arba buhalterinės programos paketą. Jie yra nuskaitomi, klasifikuojami pagal išlaidos tipą ir tikrinami pagal tai, ką Belgija kaip grąžintojo šalis leidžia, prieš sudarant ir pateikiant prašymą. Kai kvitas yra nepilnas arba verslo tikslas nėra pakankamai aiškus, tai yra kažkas, ką reikia ištaisyti iš anksto — tai nėra kažkas, ką reikia atrasti vėliau, kai grąžintojo šalis jau priėmė sprendimą. Daugiau informacijos apie tai, iš kur kyla šis patikrinimas, rasite čia: puslapyje apie tai, kaip informacija susidaro.
Ar norėtumėte pirmiausia sužinoti, ar tai verta vašo verslo pastangų, prieš pradėdami rinkti dokumentus? Keliuose klausimuose pamatysite orientacinę sumą eurais, visiškai neverbalizuojant ir be paskyros. Jei jūsų klausimas čia nėra, daugiau pavyzdžių rasite dažnai užduodamus klausimus apie PVM grąžinimą.